Kenali Distribution Management System (DMS) dan Manfaatnya

26 December 2024

Distribution Management System adalah sistem berupa perangkat lunak (software) yang berfungsi untuk mengelola proses pembelian, penjualan, persediaan barang, dan akuntansi suatu usaha. Tujuannya adalah untuk memudahkan sistem distribusi produk dari suatu perusahaan.

Tidak hanya sebagai alat untuk memudahkan proses penjualan, Distribution Management System (DMS) juga menjadi fondasi kuat untuk mengoptimalkan distribusi produk.

Dengan begitu, tim distribusi bisa memilih jenis mobil angkutan hingga melaksanakan pengiriman dengan lebih baik. Untuk mengetahui lebih jauh seputar peran DMS dalam bisnis, simak pembahasan di bawah ini.

Apa itu Distribution Management System (DMS)?

Distribution Management System adalah aplikasi yang khusus dirancang untuk pengelolaan serangkaian proses pembelian, penjualan, persediaan, dan akuntansi. 

Aplikasi DMS biasanya hanya dirancang untuk jenis usaha yang bergerak di sektor distribusi. Tingkat fungsionalitasnya lebih tinggi daripada aplikasi lain yang melayani pengelolaan bisnis secara umum.

DMS yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan distribusi dapat memberikan solusi secara komprehensif. 

Sistem ini juga dapat fokus pada tantangan selama proses distribusi. Dengan penggunaan DMS, data-data yang biasanya diproses secara manual dapat disimpan dan dikelola dengan secara terpusat sehingga dapat menghubungkan divisi-divisi terlibat.

Integrasi sistem yang baik memungkinkan DMS untuk mewujudkan kerja sama dan sinergi langsung antar divisi. 

Dengan begitu, efektivitas dan efisiensi manajemen distribusi akan semakin meningkat secara keseluruhan. Lebih lanjut, DMS juga memastikan proses distribusi yang lebih terstruktur, terorganisasi, dan mudah dilacak.

Adapun divisi yang biasanya berhubungan dengan aktivitas distribusi meliputi divisi pick up dan sortasi produk. 

Namun, rantai distribusi masih melibatkan banyak divisi lainnya. Peran DMS adalah sebagai pengelola aktivitas dan penyampaian informasi antar divisi. Koordinasi pun dapat berjalan secara optimal dengan risiko misinformasi yang minim.

Manfaat Distribution Management System

Peran Distribution Management System yang vital dalam pengelolaan proses distribusi membuatnya memegang sejumlah manfaat, seperti:

1. Meningkatkan Efisiensi Proses Distribusi

Penggunaan aplikasi DMS dapat membantu meningkatkan efisiensi proses distribusi. Utamanya, sistem DMS mampu mengoptimalkan pengelolaan stok, perencanaan rute pengiriman, dan koordinasi antar departemen. 

DMS juga mengurangi risiko human error yang sering terjadi dalam pencatatan data secara manual.

2. Mengoptimalkan Manajemen Stok

Distribusi yang lancar bergantung pada penyediaan stok sesuai dengan permintaan konsumen. DMS dapat membantu memudahkan pemantauan stok produk. 

Dengan begitu, data ketersediaan produk dapat disediakan secara akurat dan real time. Perusahaan pun bisa menghindari kelebihan atau kekurangan stok yang dapat meningkatkan risiko kerugian.

3. Mengurangi Biaya Operasional

Optimalisasi stok produk, efisiensi perencanaan rute pengiriman, dan otomatisasi berbagai tugas manual dapat menekan biaya operasional. Kegiatan operasional pun bisa lebih terfokus pada aspek-aspek penting yang membuat proses distribusi berjalan lebih efisien.

4. Menjaga Kepuasan Pelanggan

Aplikasi DMS dapat mengoptimalkan distribusi sehingga prosesnya berjalan secara efisien dan tepat waktu. 

DMS dilengkapi dengan fitur penerimaan pesanan dan otomasi pengiriman yang membuat pengiriman lebih cepat diproses. Kecakapan dalam pengiriman ini akan membuat pengguna jasa distribusi menjadi lebih percaya dan puas dengan pelayanan yang diberikan. 

Baca juga: Langkah Memilih Vendor ERP yang Tepat untuk Bisnis 

5. Memberikan Pelaporan Data yang Lebih Baik

Rantai distribusi yang panjang membutuhkan visibilitas yang baik agar pemantauan bisa dilakukan secara menyeluruh. 

Pelaku usaha di bidang distribusi yang menggunakan DMS dapat memantau proses penyaluran produk dari gudang hingga sampai ke pelanggan. Data yang disajikan pun lebih tertata dan lebih mendalam.

DMS juga menyediakan fitur untuk melakukan otomatisasi pencatatan laporan dan menyajikannya secara real time. Informasi terkait tren pasar, permintaan konsumen, data penjualan, dan sebagainya bisa disajikan serta dianalisis untuk dijadikan sebagai acuan perencanaan strategi ke depannya.

6. Menambah Keuntungan

DMS membantu pengelolaan distribusi menjadi lebih efisien. Itu artinya pelaku usaha tidak perlu mengeluarkan biaya operasional yang besar untuk mengelola proses distribusi. 

Semuanya sudah diatur dalam satu teknologi sehingga kebutuhan pengecekan dan pendataan manual pun tidak diperlukan. Dengan biaya operasional yang berkurang, peluang penambahan keuntungan pun akan semakin besar.

Faktor Dalam Memilih Distribution Management System

Faktor Pemilihan Distribution management system (DMS) yang tepat merupakan langkah yang sangat penting bagi perusahaan dalam mengoptimalkan proses distribusi dan meningkatkan efisiensi operasional. Berdasarkan laporan dari berbagai sumber, terdapat beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan, antara lain keandalan sistem, skalabilitas, kesesuaian fitur, serta kemampuan untuk melakukan integrasi dan kustomisasi. 

Skalabilitas untuk Pertumbuhan Bisnis

Skalabilitas sistem DMS merupakan faktor yang sangat penting dalam mendukung pertumbuhan bisnis jangka panjang. Sistem yang mampu skalabilitas harus dapat dengan mudah beradaptasi terhadap peningkatan volume pesanan, jumlah pengemudi, serta kompleksitas operasi yang semakin berkembang. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola pertumbuhan tanpa harus melakukan perubahan sistem yang signifikan atau melakukan investasi besar di masa depan. Manfaat utama dari skalabilitas ini meliputi.

  • Distribution management system yang dapat diskalakan mampu mengelola peningkatan jumlah pengguna dan beban kerja tanpa mengurangi kinerja.
  • Fitur-fitur seperti arsitektur berbasis cloud dan desain modular mendukung peningkatan skalabilitas yang lebih optimal.
  • Kemampuan untuk menambah kapasitas penyimpanan dan pemrosesan sesuai dengan kebutuhan tanpa mengganggu operasional.
  • Fleksibilitas dalam mengintegrasikan teknologi baru atau memperluas fungsionalitas seiring dengan perkembangan bisnis.

Integrasi dengan Sistem ERP

Integrasi Distribution Management System (DMS) dengan sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) merupakan suatu fitur yang sangat penting, yang memungkinkan aliran data yang lancar antar departemen dan proses bisnis. Sistem DMS yang terintegrasi dengan ERP menciptakan sebuah sumber data yang konsisten dan akurat, menghilangkan penghalang informasi, serta meningkatkan visibilitas operasional secara keseluruhan. Manfaat utama dari integrasi ini meliputi:

  • Peningkatan akurasi data serta pengambilan keputusan yang lebih optimal berdasarkan informasi yang diperoleh secara real-time.  
  • Otomatisasi alur kerja yang meminimalisasi intervensi manual dan mengurangi potensi terjadinya kesalahan.  
  • Peningkatan efisiensi operasional melalui sinkronisasi proses di antara berbagai departemen.  
  • Kemampuan untuk mengintegrasikan data inventaris dengan transaksi keuangan, sehingga memperlancar pengelolaan keuangan.  
  • Fleksibilitas dalam penyesuaian proses dokumentasi pada tingkat departemen yang berbeda.

Keandalan Operasional dan Uptime

Keandalan operasional dan tingkat ketersediaan merupakan faktor yang sangat krusial dalam proses pemilihan Distribution Management System (DMS) yang efektif. Sistem dengan tingkat ketersediaan yang tinggi menjamin konsistensi dalam ketersediaan dan aksesibilitas, sehingga dapat meminimalkan risiko terjadinya kegagalan sistem yang dapat mengganggu operasional bisnis serta mengakibatkan kerugian finansial.

DMS yang dapat diandalkan harus dilengkapi dengan infrastruktur yang kokoh, proses pemeliharaan yang efisien, serta sistem redundansi seperti cadangan daya dan jaringan cadangan untuk memastikan kelangsungan operasi. Selain itu, pemantauan secara real-time juga sangat penting untuk mendeteksi dan menangani potensi masalah sebelum berkembang menjadi gangguan yang lebih serius, sehingga dapat menjamin kinerja optimal dari sistem distribusi.

Rekomendasi Distribution Management System

Seperti yang disebutkan sebelumnya, Distribution Management System adalah aplikasi yang terintegrasi untuk mengoptimalkan proses pengiriman barang kepada pelanggan. Di antara DMS yang ada, esuite bisa menjadi pilihan pelaku usaha di sektor distribusi atau pengiriman barang di seluruh wilayah Indonesia.

esuite adalah platform Distribution Management System yang dirancang untuk efisiensi operasional dan pertumbuhan bisnis berkelanjutan. 

Penggunaan esuite dapat membantu otomatisasi proses distribusi sehingga mengeliminasi human error dan memungkinkan tim untuk merencanakan strategi distribusi dengan lebih optimal.

Sebagai aplikasi DMS, esuite dilengkapi dengan fitur-fitur yang membantu distribusi menjadi lebih efisien. esuite menyediakan akses data real time, manajemen sales yang sederhana, pemantauan stok, dan kontrol persediaan di gudang. Tidak hanya itu, esuite juga dapat diintegrasikan dengan aplikasi pihak ketiga dan otomatisasi task melalui open API.

Dengan esuite, pelaku usaha dapat menghemat waktu dan biaya operasional. Pemantauan stok pun bisa dilakukan secara optimal sehingga menghindari kelebihan atau kekurangan persediaan di gudang. 

Data yang terkumpul secara terpusat pun dapat dijadikan sebagai acuan untuk pengambilan keputusan. Mari hubungi contact sales kami sekarang untuk mendapatkan demo secara gratis.

Baca juga: 7 Tantangan Penerapan Sistem ERP di Indonesia dan Solusinya