Distribution Management System adalah sistem berupa perangkat lunak (software) yang berfungsi untuk mengelola proses pembelian, penjualan, persediaan barang, dan akuntansi suatu usaha. Tujuannya adalah untuk memudahkan sistem distribusi produk dari suatu perusahaan.
Tidak hanya sebagai alat untuk memudahkan proses penjualan, Distribution Management System (DMS) juga menjadi fondasi kuat untuk mengoptimalkan distribusi produk.
Dengan begitu, tim distribusi bisa memilih jenis mobil angkutan hingga melaksanakan pengiriman dengan lebih baik. Untuk mengetahui lebih jauh seputar peran DMS dalam bisnis, simak pembahasan di bawah ini.
Apa itu Distribution Management System (DMS)?
Distribution Management System adalah aplikasi yang khusus dirancang untuk pengelolaan serangkaian proses pembelian, penjualan, persediaan, dan akuntansi.
Aplikasi DMS biasanya hanya dirancang untuk jenis usaha yang bergerak di sektor distribusi. Tingkat fungsionalitasnya lebih tinggi daripada aplikasi lain yang melayani pengelolaan bisnis secara umum.
DMS yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan distribusi dapat memberikan solusi secara komprehensif.
Sistem ini juga dapat fokus pada tantangan selama proses distribusi. Dengan penggunaan DMS, data-data yang biasanya diproses secara manual dapat disimpan dan dikelola dengan secara terpusat sehingga dapat menghubungkan divisi-divisi terlibat.
Integrasi sistem yang baik memungkinkan DMS untuk mewujudkan kerja sama dan sinergi langsung antar divisi.
Dengan begitu, efektivitas dan efisiensi manajemen distribusi akan semakin meningkat secara keseluruhan. Lebih lanjut, DMS juga memastikan proses distribusi yang lebih terstruktur, terorganisasi, dan mudah dilacak.
Adapun divisi yang biasanya berhubungan dengan aktivitas distribusi meliputi divisi pick up dan sortasi produk.
Namun, rantai distribusi masih melibatkan banyak divisi lainnya. Peran DMS adalah sebagai pengelola aktivitas dan penyampaian informasi antar divisi. Koordinasi pun dapat berjalan secara optimal dengan risiko misinformasi yang minim.
Manfaat Distribution Management System
Peran Distribution Management System yang vital dalam pengelolaan proses distribusi membuatnya memegang sejumlah manfaat, seperti:
1. Meningkatkan Efisiensi Proses Distribusi
Penggunaan aplikasi DMS dapat membantu meningkatkan efisiensi proses distribusi. Utamanya, sistem DMS mampu mengoptimalkan pengelolaan stok, perencanaan rute pengiriman, dan koordinasi antar departemen.
DMS juga mengurangi risiko human error yang sering terjadi dalam pencatatan data secara manual.
2. Mengoptimalkan Manajemen Stok
Distribusi yang lancar bergantung pada penyediaan stok sesuai dengan permintaan konsumen. DMS dapat membantu memudahkan pemantauan stok produk.
Dengan begitu, data ketersediaan produk dapat disediakan secara akurat dan real time. Perusahaan pun bisa menghindari kelebihan atau kekurangan stok yang dapat meningkatkan risiko kerugian.
3. Mengurangi Biaya Operasional
Optimalisasi stok produk, efisiensi perencanaan rute pengiriman, dan otomatisasi berbagai tugas manual dapat menekan biaya operasional. Kegiatan operasional pun bisa lebih terfokus pada aspek-aspek penting yang membuat proses distribusi berjalan lebih efisien.
4. Menjaga Kepuasan Pelanggan
Aplikasi DMS dapat mengoptimalkan distribusi sehingga prosesnya berjalan secara efisien dan tepat waktu.
DMS dilengkapi dengan fitur penerimaan pesanan dan otomasi pengiriman yang membuat pengiriman lebih cepat diproses. Kecakapan dalam pengiriman ini akan membuat pengguna jasa distribusi menjadi lebih percaya dan puas dengan pelayanan yang diberikan.
Baca juga: Langkah Memilih Vendor ERP yang Tepat untuk Bisnis
5. Memberikan Pelaporan Data yang Lebih Baik
Rantai distribusi yang panjang membutuhkan visibilitas yang baik agar pemantauan bisa dilakukan secara menyeluruh.
Pelaku usaha di bidang distribusi yang menggunakan DMS dapat memantau proses penyaluran produk dari gudang hingga sampai ke pelanggan. Data yang disajikan pun lebih tertata dan lebih mendalam.
DMS juga menyediakan fitur untuk melakukan otomatisasi pencatatan laporan dan menyajikannya secara real time. Informasi terkait tren pasar, permintaan konsumen, data penjualan, dan sebagainya bisa disajikan serta dianalisis untuk dijadikan sebagai acuan perencanaan strategi ke depannya.
6. Menambah Keuntungan
DMS membantu pengelolaan distribusi menjadi lebih efisien. Itu artinya pelaku usaha tidak perlu mengeluarkan biaya operasional yang besar untuk mengelola proses distribusi.
Semuanya sudah diatur dalam satu teknologi sehingga kebutuhan pengecekan dan pendataan manual pun tidak diperlukan. Dengan biaya operasional yang berkurang, peluang penambahan keuntungan pun akan semakin besar.
Rekomendasi Distribution Management System
Seperti yang disebutkan sebelumnya, Distribution Management System adalah aplikasi yang terintegrasi untuk mengoptimalkan proses pengiriman barang kepada pelanggan. Di antara DMS yang ada, esuite bisa menjadi pilihan pelaku usaha di sektor distribusi atau pengiriman barang di seluruh wilayah Indonesia.
esuite adalah platform Distribution Management System yang dirancang untuk efisiensi operasional dan pertumbuhan bisnis berkelanjutan.
Penggunaan esuite dapat membantu otomatisasi proses distribusi sehingga mengeliminasi human error dan memungkinkan tim untuk merencanakan strategi distribusi dengan lebih optimal.
Sebagai aplikasi DMS, esuite dilengkapi dengan fitur-fitur yang membantu distribusi menjadi lebih efisien. esuite menyediakan akses data real time, manajemen sales yang sederhana, pemantauan stok, dan kontrol persediaan di gudang. Tidak hanya itu, esuite juga dapat diintegrasikan dengan aplikasi pihak ketiga dan otomatisasi task melalui open API.
Dengan esuite, pelaku usaha dapat menghemat waktu dan biaya operasional. Pemantauan stok pun bisa dilakukan secara optimal sehingga menghindari kelebihan atau kekurangan persediaan di gudang.
Data yang terkumpul secara terpusat pun dapat dijadikan sebagai acuan untuk pengambilan keputusan. Mari hubungi contact sales kami sekarang untuk mendapatkan demo secara gratis.
Baca juga: 7 Tantangan Penerapan Sistem ERP di Indonesia dan Solusinya