Inventory management system yang tepat dapat membantu perusahaan dalam menjaga ketersediaan produk sesuai dengan permintaan pelanggan sehingga bisa meningkatkan kepuasan pelanggan serta daya saing perusahaan.
Oleh karena itu, pengelolaan inventaris harus dilakukan seefisien mungkin untuk meminimalkan kerugian dan meningkatkan produktivitas operasional. Untuk memahami lebih dalam tentang Inventory Management System (IMS), simak pembahasan berikut ini.
Apa Itu Inventory Management System?
Inventory Management System, atau yang sering disingkat IMS, adalah sebuah sistem terpadu yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola stok barang mereka dengan cara yang lebih mudah dan efisien. Sistem ini bekerja seperti asisten digital yang mengurus segala hal terkait persediaan, mulai dari proses pembelian, penyimpanan, hingga distribusi barang.
Dengan IMS, perusahaan bisa memantau jumlah stok secara langsung dan akurat kapan saja.Sistem ini sangat membantu perusahaan dalam menjalankan operasional sehari-hari. Dengan adanya IMS, perusahaan dapat menghindari masalah yang sering terjadi seperti kelebihan stok yang memakan tempat atau kekurangan stok yang bisa membuat pelanggan kecewa. Selain itu, IMS juga membantu menekan biaya penyimpanan dan memastikan barang selalu tersedia saat dibutuhkan.
Fungsi Inventory Management System
Setelah mengetahui definisi inventory management system, penting bagi Anda untuk mengetahui fungsinya. Adapun fungsi dari inventory management system, yakni sebagai berikut.
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional Bisnis
Fungsi dari IMS salah satunya adalah membantu meningkatkan efisiensi operasional bisnis. Hal ini dikarenakan proses pengolahan persediaan bisa dilakukan secara otomatis.
Di samping itu, IMS juga membantu mengurangi human error sehingga dapat meningkatkan produktivitas sales.
2. Mengoptimalkan Pengelolaan Stok Barang
Fungi IMS selanjutnya yaitu mengoptimalkan pengelolaan stok barang secara real-time sehingga dapat menghindari kerugian dikarenakan barang rusak, kedaluwarsa, ataupun overstock.
3. Pengambilan Keputusan Bisnis Lebih Optimal
IMS menampilkan data yang lengkap dan akurat sehingga membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang cepat dan tepat dalam pengelolaan persediaan.
Melalui hal tersebut, perusahaan dapat melakukan evaluasi performa operasional, menyusun forecasting permintaan, hingga meningkatkan kepuasan konsumen.
Baca juga: Premier SFA & Business Management Solution for Malaysia & Indonesia
4. Meningkatkan Kepuasan Konsumen
Melalui sistem manajemen persediaan barang, perusahaan bisa meningkatkan kepuasan konsumen.
Hal ini meliputi kemampuan pemenuhan permintaan sekaligus meningkatkan kinerja proses pengelolaan stok barang hingga sampai di tangan konsumen dengan akurat, cepat, dan efisien.
Komponen Inventory Management System
Inventory management system terbagi menjadi beberapa komponen, berikut adalah penjelasan secara lengkap.
1. Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan dalam inventory management system membantu bisnis untuk mengelola data persediaan dan mendukung pengambilan keputusan.
Fitur-fitur dari perangkat lunak ini bisa bervariasi sesuai kebutuhan perusahaan, seperti pelacakan stok, pemrosesan pesanan, serta analisis data dalam strategi bisnis.
2. Perangkat Keras
Perangkat keras dalam IMS dapat meliputi barcode scanner untuk memindai produk, komputer untuk memproses dan menyimpan data, printer untuk mencetak laporan dan label, termasuk juga perangkat mobile untuk mengakses data real-time. Perangkat-perangkat tersebut mendukung pengelolaan persediaan dengan akurat dan efisien.
3. Database
Database dalam IMS berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan data persediaan, laporan bisnis, serta transaksi.
Terintegrasi dengan perangkat keras dan perangkat lunak, database dapat memastikan data yang telah diproses langsung tersimpan dan bisa diakses dengan cepat. Hal ini mendukung efisiensi dan akurasi pengelolaan persediaan.
Baca juga: Manajemen Penjualan: Fungsi, Tujuan, Tahapan, dan Contohnya
Tantangan dalam Mengelola Stok Barang
Mengelola inventaris bukanlah tugas yang sederhana. Ada beberapa kendala utama yang sering dihadapi oleh perusahaan:
- Ketidaksesuaian Data Stok: Jika pencatatan dilakukan secara manual atau menggunakan sistem yang tidak saling terhubung, sering kali terjadi perbedaan antara jumlah stok fisik dan catatan di sistem. Ini bisa menyebabkan kesalahan dalam perencanaan produksi atau pembelian barang.
- Perkiraan Permintaan yang Meleset: Sulitnya memprediksi kebutuhan pelanggan sering kali membuat stok terlalu banyak (overstock) atau malah kurang (stockout). Hal ini biasanya disebabkan oleh data historis yang kurang lengkap atau perubahan permintaan pasar yang tidak terduga.
- Masalah dengan Pemasok: Komunikasi yang kurang lancar dengan pemasok, keterlambatan pengiriman, atau kualitas barang yang tidak konsisten bisa mengganggu alur pasokan.
- Inefisiensi Penyimpanan: Gudang yang tidak tertata rapi, kurangnya teknologi otomatisasi, atau kerusakan barang selama penyimpanan dapat meningkatkan biaya operasional.
- Minimnya Informasi Real-time: Ketika data stok tidak diperbarui secara langsung, perusahaan akan kesulitan mengambil keputusan cepat, terutama jika memiliki banyak lokasi penyimpanan.
- Biaya Penyimpanan Tinggi: Menyimpan terlalu banyak stok membutuhkan biaya besar, mulai dari sewa gudang hingga tenaga kerja.
- Barang Tidak Terjual (Dead Stock): Produk yang tidak laku hanya akan mengikat modal dan menyita ruang tanpa memberikan manfaat bagi perusahaan.
- Gangguan Rantai Pasokan: Masalah seperti keterlambatan pengiriman atau kendala transportasi dapat menyebabkan ketidaktepatan waktu pengiriman barang ke pelanggan.
- Keterbatasan Sumber Daya: Ruang gudang, tenaga kerja, dan modal sering kali menjadi hambatan dalam pengelolaan inventaris.
Manfaat Menggunakan Inventory Management System
Dengan menerapkan IMS dalam operasional bisnisnya, perusahaan dapat memperoleh berbagai manfaat berikut:
- Pengelolaan Stok yang Lebih Baik
IMS membantu menjaga jumlah stok pada tingkat yang ideal. Sistem ini menggunakan data untuk memperkirakan kebutuhan mendatang sehingga perusahaan tahu kapan harus memesan ulang barang tanpa khawatir kelebihan atau kekurangan persediaan. - Operasional Lebih Efisien
Banyak tugas manual seperti menghitung stok atau membuat laporan bisa digantikan oleh otomatisasi melalui IMS. Karyawan pun bisa lebih fokus pada pekerjaan strategis lainnya. - Akses Data Secara Langsung
Perusahaan dapat melihat status persediaan mereka secara real-time di semua lokasi. Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan berdasarkan informasi terkini. - Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Dengan memastikan produk selalu tersedia saat dibutuhkan, pelanggan merasa lebih puas karena kebutuhan mereka terpenuhi tepat waktu. - Penghematan Biaya Operasional
IMS membantu menekan biaya penyimpanan dengan mengurangi jumlah barang yang tidak perlu disimpan terlalu lama serta meminimalkan risiko barang rusak atau kedaluwarsa. - Analisis dan Laporan Mendalam
Sistem ini menyediakan alat analisis untuk melihat pola penjualan dan tren pasar sehingga perusahaan dapat merencanakan strategi bisnis dengan lebih baik. - Integrasi dengan Sistem Lain
Banyak IMS modern dapat dihubungkan dengan software lain seperti sistem kasir (POS), platform e-commerce, hingga sistem keuangan untuk menciptakan alur kerja yang lebih lancar. - Kemudahan Mengelola Banyak Saluran Penjualan
Untuk bisnis dengan berbagai saluran penjualan, IMS memungkinkan sinkronisasi data stok di semua platform sehingga risiko overselling dapat diminimalkan. - Skalabilitas untuk Pertumbuhan Bisnis
Sistem ini fleksibel untuk mendukung ekspansi bisnis seperti penambahan lokasi baru tanpa perlu mengganti sistem secara keseluruhan.
Dengan semua keunggulan ini, Inventory Management System menjadi alat penting bagi perusahaan untuk menjalankan operasinya dengan lebih lancar sekaligus meningkatkan daya saing di pasar.
Metode Inventory Management System
Terdapat beberapa metode dalam strategi pengelolaan persediaan barang. Adapun metode dari inventory management system secara lengkap, yakni sebagai berikut.
1. Just in Time
Metode Just in Time atau JIT merupakan strategi pengelolaan persediaan barang di mana hanya dipasok saat dibutuhkan.
Melalui metode ini, perusahaan dapat mengurangi biaya penanganan, menghindari penyimpanan barang dalam jumlah besar, serta memaksimalkan ruang di gudang.
Melalui metode ini pula, efisiensi dan fleksibilitas produksi juga akan meningkat karena pengadaan barang hanya dilakukan berdasarkan permintaan.
Hal ini dapat membantu perusahaan untuk lebih responsif terhadap permintaan pasar tanpa harus menanggung biaya lebih.
2. Materials Requirements Planning
Materials Requirements Planning atau MRP adalah suatu metode inventory management dalam menunjang perencanaan kebutuhan bahan baku berdasarkan produk jadi. Melalui metode ini, alur pergerakan stok barang menjadi lebih efisien dan efektif.
Hal ini dikarenakan perusahaan dapat mengelola komponen pendukung serta bahan baku sebelum melakukan proses produksi barang.
3. Economic Order Quantity
Economic Order Quantity atau EOQ adalah salah satu metode dalam melakukan inventory management. Metode ini dilakukan dengan cara menghitung jumlah pesanan yang dapat mengurangi total biaya persediaan serta pembelian yang optimal.
Dengan metode EOQ, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan gudang secara keseluruhan, sekaligus meningkatkan efisiensi penggunaan biaya persediaan stok barang.
Baca juga: 10 Manfaat Sales Force Automation untuk Penjualan
4. Days Sales of Inventory
Days Sales of Iventory atau DSI adalah salah satu metode manajemen inventaris yang digunakan untuk mengukur berapa lama rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menjual seluruh stok barang yang ada.
Penggunaan metode ini dapat mengoptimalkan persediaan barang secara real-time serta memastikan persediaan tersedia saat dibutuhkan sehingga kemampuan perusahaan dapat dioptimalkan.
Demikian penjelasan mengenai inventory management system, mulai dari pengertian hingga metodenya. Dengan inventory management system yang baik, perusahaan Anda dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya hingga meningkatkan efisiensi operasional.
Dalam mengoptimalkan inventory management system, esuite dari eDOT adalah pilihan yang pas. esuite merupakan platform ERP yang telah terintegrasi dan bisa memudahkan operasional dan mendukung bisnis berkelanjutan.
esuite memiliki beberapa fitur unggulan, seperti otomasi tugas yang memungkinkan tim Anda fokus pada inisiatif strategis, integrasi mitra untuk memperluas jangkauan pasar, hingga pengelolaan inventaris untuk memastikan ketersediaan barang tetap terjaga.
Disamping itu, esuite juga menyediakan fitur dashboard serta laporan lengkap sehingga membantu Anda dalam mengambil keputusan berbasis data dengan lebih optimal.
Jadi, tunggu apa lagi? Optimalkan inventory management system Anda dengan esuite. Segera hubungi kami dan nikmati kesempatan untuk demo gratis sehingga Anda dapat merasakan langsung manfaat dan keunggulannya.
