Order fulfillment adalah suatu proses yang mencakup pemesanan produk oleh pelanggan dan proses pemenuhan pesanan oleh perusahaan.
Proses ini erat kaitannya dengan bagaimana cara mengelola inventaris bisnis dengan baik. Proses ini harus dilakukan secara efektif dan efisien untuk menjaga tingkat kepuasan pelanggan.
Proses order fulfillment yang tidak efektif akan memengaruhi reputasi perusahaan sehingga akan berpengaruh buruk terhadap angka penjualan.
Tentunya, Anda tidak ingin hal ini terjadi, bukan? Simak lebih lanjut artikel ini untuk memahami lebih jauh apa itu order fulfillment.
Apa itu Order Fulfillment?
Order fulfillment adalah sebuah keseluruhan proses pemenuhan pesanan pelanggan dari awal sampai akhir.
Proses ini dimulai dari pemesanan produk dan pencatatan pesanan oleh sales taking order dan berakhir pada konfirmasi oleh pelanggan bahwa produk telah sampai.
Proses ini termasuk proses back office yang berlangsung di gudang dan di proses pengiriman barang.
Perusahaan akan memanfaatkan aplikasi sales force automation yang terintegrasi untuk memantau seluruh proses ini.
Aplikasi ini juga memantau proses inventarisasi barang di gudang. Dengan begitu, arus keluar masuk barang dan semua pesanan akan tercatat secara otomatis dan transparan sehingga kekeliruan bisa terhindarkan.
Baca juga: Sales Taking Order: Apa itu & Cara Kerja
Manfaat Memiliki Sistem Order Fulfillment yang Efektif
Perusahaan akan diuntungkan dalam beberapa hal jika memiliki sistem order fulfillment yang baik.
Proses pemesanan produk akan berjalan dengan transparan sehingga memicu akuntabilitas semua pihak untuk bekerja lebih baik. Keuntungan lain dari efektifnya sistem order fulfillment adalah sebagai berikut.
1. Menjadikan Penyimpanan di Gudang Lebih Rapi
Dengan adanya pencatatan keluar masuk barang yang jelas, maka proses inventarisasi barang di gudang menjadi semakin rapi.
Tim warehouse akan lebih mudah untuk memantau jumlah stok barang yang keluar sehingga proses restock bisa berjalan lebih efektif. Hal ini juga untuk memastikan minimnya stok barang yang mengendap.
2. Mempercepat Pemrosesan Pesanan Pelanggan
Pemesanan produk yang dilakukan oleh pelanggan diproses oleh berbagai divisi di perusahaan. Sistem order fulfillment yang efektif memastikan seluruh komponen yang terlibat untuk melakukan tanggung jawabnya sebaik mungkin. Dengan begitu, proses pemenuhan pesanan bisa dilakukan lebih cepat.
3. Menyegerakan Pengemasan dan Pengiriman Pesanan
Keuntungan lain dari efektifnya sistem order fulfillment adalah untuk membantu menyegerakan pengemasan dan pengiriman barang.
Sistem ini membantu tim warehouse untuk mengetahui barang yang harus segera dikemas dan dikirim. Hal ini penting mengingat kecepatan pengiriman produk adalah salah satu faktor penentu kepuasan pelanggan.
Alur Proses Pemenuhan Pesanan
Pemesanan produk oleh pelanggan berjalan melalui beberapa proses dan divisi di perusahaan. Dari tim sales, warehouse, sampai logistik, semuanya ikut terlibat aktif dalam pemrosesan pesanan. Berikut ini langkah-langkah proses pemenuhan pesanan pada umumnya.
1. Penerimaan Pesanan dari Pelanggan
Seorang sales taking order akan menerima pemesanan dari pelanggan dan mencatatnya ke dalam aplikasi sales force automation. Proses ini menentukan jumlah stok barang yang harus dikemas dan dikirim dari gudang.
2. Pemrosesan Pesanan
Sebelum dikemas, produk akan diproses terlebih dahulu. Proses ini terdiri dari pencatatan barang yang keluar dan restock jika jumlah stok barang sudah menipis.
Seorang sales taking order juga akan memastikan apakah jenis barang yang dipesan sudah sesuai dengan permintaan pelanggan.
3. Pengemasan dan Pengiriman
Sesudah teridentifikasi dan tercatat, barang akan dikemas dan dikirim. Pengemasan dan pengiriman dilakukan bertahap mengikuti standar operasional perusahaan (SOP) yang berlaku. Proses ini memastikan produk pesanan pelanggan tetap terlindungi selama durasi pengiriman.
4. Penerimaan Barang, Mengelola Retur, dan Konfirmasi dari Pelanggan
Tim sales akan meminta pelanggan untuk melakukan konfirmasi penerimaan barang yang sudah dikirim. Jika ternyata barang yang sampai salah atau pelanggan menginginkan jenis barang yang lain, proses retur bisa dilakukan.
5. Evaluasi Kinerja
Setelah semua proses selesai, manajemen bisa melakukan evaluasi kinerja. Hal ini dilakukan untuk memeriksa apakah semua proses telah berjalan dengan lancar atau belum. Jika masih ada hal-hal yang perlu diperbaiki, manajemen bisa memutuskan untuk mengambil tindakan.
Demikian penjelasan tentang order fulfillment beserta alur pemrosesannya. Karena proses pemenuhan pesanan sangatlah penting untuk perusahaan, maka usahakan untuk membangun sistem yang efektif.
Jika tidak, Anda bisa gagal dalam mengubah pemesanan produk menjadi penjualan. Untuk itu, Anda bisa memanfaatkan beragam aplikasi digital yang ada.
Mengenai hal itu, ework adalah salah satu pilihan platform yang tepat. ework adalah platform sales force automation (SFA) yang membantu perusahaan Anda dalam memonitor seluruh aktivitas pemesanan produk hingga pemenuhan pesanan dari pelanggan.
Fitur dashboard yang secara real time akan memudahkan untuk memantau semua aktivitas tersebut.
Fitur Chat-Commerce juga bisa Anda manfaatkan untuk lebih lanjut memantau pergerakan tim sales dalam melakukan kegiatan penjualan. Fitur ini hanya ada di ework dan tidak ditemui pada aplikasi lainnya.
ework adalah platform dari PT Elektronik Distribusi Otomatisasi (eDOT). eDOT telah berpengalaman lebih dari 10 tahun di bidang industri distribusi FMCG dan telah menjadi perusahaan yang terus berinovasi dengan perkembangan teknologi digital.
Silahkan hubungi kami untuk informasi lebih lanjut dan jangan lupa untuk mencoba demo gratis.