Sales taking order adalah suatu tugas yang dilakukan oleh sales representative perusahaan untuk mengambil pesanan yang dibuat oleh pelanggan.
Proses ini berlangsung melalui media komunikasi yang dipakai pelanggan untuk menghubungi perusahaan. Alhasil, sales taking order bertanggung jawab sebagai perantara transaksi antara pembeli dan perusahaan.
Tugas sales taking order adalah untuk selalu siap sedia berhubungan dengan pelanggan dan melakukan penyelesaian administrasi pembayaran.
Tanggung jawab ini memerlukan beberapa keterampilan mendasar, pengetahuan produk yang mendalam, dan pemahaman akan manajemen penjualan perusahaan. Simak lebih lanjut untuk memahaminya!
Pengertian Sales Taking Order
Apa itu sales taking order? Sales taking order adalah proses pengambilan pesanan dari pelanggan ke perusahaan melalui seorang sales representative.
Proses pengambilan pesanan ini berfungsi agar kebutuhan pelanggan bisa terpenuhi secara maksimal dan proses administrasi pembelian bisa segera berlangsung.
Proses ini dilakukan melalui berbagai media, seperti telepon atau kunjungan langsung ke pelanggan.
Seorang sales taking order harus mengetahui kebutuhan dari pelanggan potensial dan memberikan tawaran yang menarik. Setelah kesepakatan beli telah terjadi, seorang sales taking order melakukan proses administrasi pembayaran.
Baca juga: Sales Taking Order: Apa itu & Cara Kerja
Tanggung Jawab dan Tugas Sales Taking Order
Karena seorang sales taking order menjadi perantara perusahan dengan pelanggan potensial, maka tanggung jawabnya sangatlah besar.
Seorang sales taking order bertugas untuk melakukan pendekatan ke pelanggan potensial, memberinya penawaran, dan mengambil pesanan pelanggan tersebut. Untuk lebih jelasnya, baca uraian di bawah ini.
1. Mencatat Pesanan yang Masuk
Sales taking order mendata setiap pesanan yang masuk dan mencatatnya ke dalam sistem sales force automation (SFA) perusahaan.
Hal ini dilakukan untuk memastikan setiap pesanan yang masuk bisa ditindaklanjuti oleh divisi berikutnya. Pencatatan ke SFA juga bertujuan agar performa sales bisa dengan mudah dipantau.
Baca juga: 10 Manfaat Sales Force Automation untuk Penjualan
2. Menyelesaikan Proses Pembayaran
Setelah pencatatan berhasil dilakukan, sales taking order kemudian membantu pelanggan untuk menyelesaikan administrasi pembayaran.
Langkah ini sangatlah penting karena penyelesaian proses pembayaran menentukan apakah pesanan jadi dipesan atau tidak. Langkah ini juga memastikan bahwa tidak ada proses administrasi yang luput.
3. Follow Up ke Pelanggan
Setelah pembayaran telah berhasil dilakukan, sales taking order akan melakukan follow up ke pelanggan.
Langkah ini dilakukan untuk membangun hubungan baik, meningkatkan kepuasan pelanggan, memastikan apakah barang yang diterima sudah sesuai, dan memberikan rekomendasi barang yang lebih baik apabila ada kekeliruan.
Tips-Tips Untuk Menjadi Sales Taking Order yang Baik
Seorang sales taking order berurusan dengan pelanggan secara langsung. Dalam hal pembelian, interaksi pelanggan terhadap perusahaan pertama kali dilakukan dengan seorang sales taking order.
Maka dari itu, penting untuk menguasai beberapa keterampilan berikut ini. Simak lebih lanjut.
1. Kuasai Skill-skill yang Diperlukan
Kerja seorang sales erat kaitannya dengan kemampuan problem solving, komunikasi, dan kemampuan persuasif.
Ketiga skill dasar ini diperlukan ketika berhadapan dengan pelanggan potensial. Pelanggan potensial akan lebih tertarik untuk membeli produk dan menyelesaikan pembayaran apabila sales taking order memiliki kesan yang menyenangkan ketika berinteraksi.
Keterampilan ini juga diperlukan untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Pelanggan akan lebih tertarik ketika seorang sales lebih bisa menunjukkan kemampuan problem solving disertai dengan memberikan rekomendasi produk yang tepat.
2. Kenali Produk Perusahaan secara Mendalam
Sales taking order harus mengenal semua lini produk dari perusahaan. Pengetahuan produk yang mendalam akan membantu pelanggan dalam menentukan pemenuhan kebutuhannya.
Pengetahuan ini juga membantu pelanggan apabila ada ketidakcocokan barang yang sampai dan barang yang dipesan.
Product knowledge yang mendalam juga membantu seorang sales taking order untuk menunjukkan kemampuan problem solving yang dimilikinya.
Tanpa pengetahuan tersebut, seorang sales taking order akan kesulitan melakukan penjualan apabila pelanggan menunjukkan ketidaktahuan dan ketidaktertarikan akan suatu produk.
3. Kuasai Aplikasi Sales Tracking System yang Digunakan Perusahaan
Beberapa perusahaan mempunyai sebuah sales tracking system untuk memantau seluruh aktivitas sales perusahaan.
Aplikasi ini akan mempermudah semua tugas seorang sales, sehingga produktivitasnya akan meningkat. Penguasaan aplikasi ini juga bertujuan agar perusahaan dengan mudah mendapatkan data untuk menyusun strategi penjualan.
Baca juga: 7 Strategi Efektif Meningkatkan Produktivitas Sales
Demikianlah penjelasan tentang apa itu sales taking order, tugas-tugasnya, dan penguasaan keterampilan yang dibutuhkan.
Peran ini sangat penting bagi sebuah perusahaan, terutama yang bergerak di sektor distribusi barang. Sales taking order dibutuhkan untuk selalu sigap dan cekatan dalam melihat peluang dan melakukan administrasi pembayaran.
Untuk memperlancar kerja seorang sales taking order, Anda membutuhkan sebuah sistem digital yang terintegrasi dengan data gudang penyimpanan.
Untuk itu, pertimbangkan untuk memakai ework. ework membantu meningkatkan produktivitas tim sales dengan menawarkan otomatisasi kegiatan sales yang beragam.
ework menyediakan fitur, seperti real time dashboard dan laporan keuangan otomatis. Fitur ini nantinya akan sangat membantu untuk memantau seluruh aktivitas sales.
Fitur Chat-Commerce yang tidak tersedia di aplikasi lain juga membantu produktivitas seorang sales untuk melakukan tugas dan tanggung jawabnya.
ework adalah sebuah aplikasi sales force automation (SFA) yang dikembangkan oleh PT Elektronik Distribusi Otomatisasi (eDOT) yang sudah berpengalaman lebih dari 10 tahun di sektor distribusi FMCG.
Tunggu apa lagi, segera hubungi kami untuk informasi lebih lanjut dan cobalah demo gratis untuk merasakan berbagai kemudahannya!