Dalam mengelola perusahaan, termasuk manajemen inventaris, keuangan, produksi, dan sumber daya manusia, penggunaan perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) sangat membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Jika Anda ingin mengatur bisnis dengan ERP, bekerja sama dengan vendor ERP, bisa menjadi pilihan.
Perlu diketahui, vendor ERP adalah perusahaan yang mengembangkan dan mendistribusikan perangkat lunak ERP. Untuk mengetahui informasi lebih lanjut tentang vendor ERP, simak penjelasannya berikut ini!
Apa itu Vendor ERP?
Vendor ERP adalah perusahaan penyedia pembuatan perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) yang dapat membantu bisnis dalam mengelola berbagai macam proses bisnis di satu sistem terpusat.
Peran vendor ERP tidak hanya membuat dan mendistribusikan perangkat lunak, tetapi juga memastikan sistem ERP yang disediakan sesuai dengan kebutuhan spesifik tiap perusahaan serta mengikuti perkembangan teknologi terkini.
Baca juga: 10 Langkah Memilih Vendor ERP Terbaik untuk Bisnis Anda
Peran Vendor ERP dalam Bisnis
Selain membuat perangkat ERP serta mendistribusikannya ke klien yang bekerja sama, vendor ERP memiliki beberapa peran lainnya, seperti:
1. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas
Vendor ERP berperan dalam mengonfigurasi sistem ERP sesuai kebutuhan bisnis sehingga aksesibilitas dapat meningkat. Sistem yang dibuat juga berfungsi untuk mengurangi kebutuhan manual, human error, dan melancarkan proses bisnis. Alhasil, proses bisnis bisa dijalankan dengan waktu dan energi yang sedikit, tetapi tetap efisien.
2. Mengintegrasikan Proses Bisnis
Sistem ERP yang dibuat vendor dapat mengintegrasikan pekerjaan-pekerjaan yang ada di sebuah perusahaan. Kemudian, perangkat lunak ERP dapat mengalirkan informasi dari satu departemen ke departemen lainnya secara lancar dan efisien sehingga pekerjaan menjadi lebih cepat.
3. Skalabilitas & Adaptasi
Vendor perlu menyesuaikan sistem ERP dengan perubahan dan pertumbuhan bisnis yang ada di sebuah perusahaan. Lewat sistem yang sudah terintegrasi, vendor membantu sistem tersebut untuk beradaptasi dengan perubahan skala operasi yang bermacam-macam.
Alhasil, perusahaan dapat mengintegrasikan dengan sistem lain, menambahkan modul, serta memperluas fungsionalitas sesuai kebutuhan di masa sekarang dan yang akan datang.
4. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik
Sistem ERP yang dibuat dapat menyediakan data yang realtime dan akurat sehingga dapat membantu perusahaan dalam menganalisis bisnis secara lebih dalam. Hal ini tentu dapat mempercepat pengambilan keputusan dan kualitas keputusan pun menjadi lebih baik.
5. Memberikan Dukungan Teknis Berkelanjutan
Vendor ERP juga bisa memberikan dukungan teknis kepada perusahaan yang hendak menggunakan sistem ERP untuk proses bisnis mereka. Vendor akan memelihara perangkat lunak, mengatasi masalah teknis, serta melakukan pembaruan sistem.
Selain itu, vendor ERP akan memandu pengguna sistem agar bisa menggunakannya dengan efektif. Dengan begitu, pekerjaan karyawan bisa lebih efisien, produktif, dan lebih berkualitas.
Baca juga: 7 Tantangan ERP di Indonesia dan Solusi Strategis untuk UKM
Cara Memilih Vendor ERP yang Tepat
Karena berkaitan dengan proses bisnis dan produktivitas sebuah perusahaan, Anda perlu memilih vendor dengan cermat. Adapun langkah-langkah memilih vendor ERP adalah sebagai berikut:
1. Membentuk Tim Pemilihan ERP
Sebagai langkah awal, Anda bisa membentuk tim pemilihan ERP dari berbagai macam departemen, khususnya yang memerlukan integrasi pekerjaan satu salam lain, seperti produksi, keuangan, dan teknis. Dengan begitu, mereka bisa menjelaskan kebutuhan dalam menjalankan proses bisnis.
2. Mengevaluasi Kebutuhan Bisnis
Setelah tim terbentuk, Anda bisa memulai diskusi dan evaluasi kebutuhan bisnis di perusahaan Anda. Tentukan kebutuhan produksi dan migrasi data untuk menentukan vendor mana yang memiliki fitur yang memudahkan proses tersebut.
3. Membuat Dokumen RFP
Kini, Anda sudah menentukan kebutuhan serta kriteria vendor, selanjutnya Anda bisa membuat dokumen Request for Proposal (RFP) untuk meminta penawaran kepada vendor. Buat RFP sekomprehensif mungkin yang mengandung kebutuhan bisnis, linimasa, dan anggaran.
4. Mengevaluasi Vendor
Selanjutnya, Anda bisa mengevaluasi pengalaman, studi kasus, dan track record dari vendor-vendor yang sudah terpilih. Pastikan Anda memilih vendor yang terbukti kinerjanya baik dan memberikan keuntungan pada perusahaan.
5. Meminta Demo Produk
Agar semakin meyakinkan, Anda bisa meminta demo produk kepada vendor-vendor pilihan. Dengan begini, Anda bisa memahami produk ERP mereka dengan baik dan bagaimana perangkat lunak tersebut dapat membantu proses bisnis perusahaan Anda.
6. Bernegosiasi dan Mempersiapkan Kontrak
Setelah mendapatkan vendor ERP yang cocok, Anda bisa bernegosiasi dan membuat kontrak dengan mereka. Pastikan kontrak memuat biaya, linimasa, dan persyaratan yang dibutuhkan untuk menggunakan sistem ERP mereka.
7. Membuat Rencana Mitigasi
Terakhir, Anda perlu mempersiapkan rencana mitigasi jika terjadi risiko-risiko dalam pengimplementasian ERP di perusahaan. Dengan begitu, Anda bisa menghadapi masalah yang berkaitan dengan ERP di masa depan dengan baik.
Demikian informasi tentang vendor ERP, mulai dari pengertian, peran, dan cara memilih vendor yang tepat. Sistem ERP memang dapat memperlancar proses bisnis Anda, tetapi jangan sampai salah pilih vendor.
Ingin beralih ke sistem ERP untuk mengoptimalkan bisnis Anda? Coba eSuite by eDOT, vendor ERP terpercaya yang siap membantu integrasi dan transformasi digital perusahaan Anda. Hubungi kami sekarang untuk demo gratis!
Baca juga: Apa itu Sales Force Automation ?, Cara kerja & Manfaatnya
