Sistem inventory adalah serangkaian langkah sistematis yang dirancang untuk mengelola stok barang dalam suatu bisnis. Barang-barang ini dikelompokkan berdasarkan kategori tertentu, seperti bahan baku, barang setengah jadi, hingga produk jadi. Dengan pengelolaan yang baik, seluruh proses produksi dapat berjalan lebih efisien dan terstruktur.
Sistem inventory erat kaitannya dengan proses order fulfillment. Barang-barang yang sudah selesai melewati seluruh proses produksi akan melalui proses packing oleh tim logistik.
Sistem inventory yang andal dan memadai memungkinkan proses penjualan berjalan lebih smooth. Menarik bukan? Pelajari manfaat dan jenis-jenis sistem inventory di sini.
Apa itu Sistem Inventory?
Mungkin Anda masih bingung dengan apa itu sistem inventory. Sistem inventory adalah sebuah metode untuk mengelola barang-barang yang ada dalam suatu bisnis.
Stok barang-barang ini memiliki kegunaan yang berbeda-beda dalam tahapan produksi. Dengan adanya inventarisasi barang yang dikelola dengan baik, terjadinya penumpukan bisa terhindarkan.
Manfaat Sistem Inventory
Sistem inventory mempunyai banyak sekali manfaat. Selain meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan, adanya proses inventarisasi juga membantu analisis data penjualan yang dibutuhkan untuk kampanye marketing dan peningkatan sales. Bermanfaat sekali bukan?
Baca juga: Apa itu Logistik? Pengertian, Tujuan, Aspek dan Manfaatnya!
Jenis-Jenis Sistem Inventory
Ada beberapa jenis barang atau inventory dalam sebuah proses produksi. Barang-barang ini dikelompokkan sesuai dengan kategori manufakturnya, seperti barang jadi, barang setengah jadi, dan bahan baku.
Selain itu, ada juga stok siklus, stok cadangan, dan MRO supplies. Untuk lebih memahaminya, baca uraian di bawah ini.
1. Finished Goods (Barang Jadi)
Jenis-jenis inventory yang pertama adalah finished goods atau barang jadi. Finished goods adalah barang yang sudah siap untuk dijual kepada konsumen.
Contoh dari finished goods adalah produk elektronik, makanan, atau pakaian yang sudah jadi. Agar operasional perusahaan tidak terganggu, usahakan untuk selalu mengecek ketersediaan kategori ini.
2. Working in Process Inventory (Stok Barang Setengah Jadi)
Kategori selanjutnya adalah working in process inventory atau stok barang setengah jadi. Sesuai namanya, barang-barang di kategori ini masih dalam proses produksi dan masih belum menjadi produk utuh.
Contoh dari barang di kategori ini adalah kain untuk pakaian, komponen elektronik, ataupun beberapa zat kimia.
3. Raw Material Inventory (Stok Bahan Baku)
Jenis-jenis inventory selanjutnya adalah raw material atau bahan baku. Kategori ini berisi barang-barang mentah yang nantinya digunakan untuk proses produksi.
Bahan baku ini bisa berupa produk pertanian, bijih plastik, kayu, atau juga bahan makanan. Pastikan stok bahan baku selalu terisi agar proses produksi tidak terhambat.
4. Maintenance, Repair, and Operation (MRO) Supplies
Barang-barang MRO adalah beberapa barang yang digunakan untuk perbaikan dan perawatan mesin produksi. Meskipun barang-barang ini tidak dijual, tetapi pengelompokannya masih penting agar produktivitas operator mesin bisa terbantu.
Contoh dari barang-barang MRO adalah oli pelumas, suku cadang mesin, alat-alat kebersihan, dan lain-lain.
5. Cycle Inventory (Stok Siklus)
Cycle inventory adalah stok barang jadi yang secara khusus disendirikan untuk memenuhi kebutuhan reguler.
Stok ini berfungsi untuk memastikan permintaan yang datang secara berulang bisa terpenuhi tanpa harus menyela urutan produksi. Umumnya, stok ini digunakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan tetap.
6. Safety Stock (Stok Cadangan)
Safety stock adalah stok barang-barang untuk mengantisipasi lonjakan permintaan atau gangguan dalam proses produksi maupun terhambatnya pasokan bahan baku.
Sebagai contoh, perusahaan makanan biasanya memiliki stok cadangan berlebih saat memasuki bulan puasa ataupun musim pernikahan.
Tips Mengelola Sistem Inventory
Sistem inventory yang dikelola dengan efektif merupakan kunci untuk memastikan operasional perusahaan yang efisien.
Dengan begitu, diharapkan kepuasan pelanggan juga meningkat seiring berjalannya waktu. Berikut ini beberapa tips untuk mengelola sistem inventory agar lebih efektif dan efisien.
1. Susun Barang Sesuai Kategori dengan Rapi
Sistem inventaris tersusun dari beberapa kategori barang. Identifikasi dan pengelolaan stok akan lebih mudah jika pengelompokkan barang dilakukan dengan rapi.
Anda juga bisa mengelompokkan barang-barang sesuai kategorinya di tempat yang berbeda-beda untuk mengurangi risiko kesalahan saat proses produksi berlangsung.
2. Beri Label Nama dan Kode Barang
Dalam setiap kontainer barang, sebaiknya ada label yang ditulis dengan jelas. Label ini bisa berupa nama, kode, atau simbol.
Hal ini dilakukan untuk menghindari kekeliruan saat membuka barang dan memindahkannya. Anda juga bisa memanfaatkan teknologi digital, seperti barcode atau QR code.
3. Jadikan Audit sebagai Proses Rutin
Audit stok barang dilakukan untuk memastikan tidak ada barang yang hilang atau tertukar tempatnya.
Langkah ini juga digunakan untuk memastikan apakah data stok masih akurat atau tidak. Anda bisa melakukan proses audit ini setiap minggu atau sesuai kebutuhan perusahaan.
4. Catat Berbagai Hal yang Ada
Pencatatan dalam proses inventarisasi berguna untuk melihat pergerakan stok barang yang masuk atau keluar.
Dengan begitu, perusahaan bisa melihat apakah proses produksi sedang berjalan dengan efektif atau tidak. Pencatatan harus dilakukan secara akurat dan real time agar manajemen bisa mengambil keputusan dengan segera jika terjadi sesuatu.
Baca juga: 9 Cara Efektif Mengelola Inventory Toko untuk Bisnis Ritel
Jadi, itulah tadi apa itu sistem inventory, manfaat, serta jenis-jenisnya yang beraneka ragam. Sistem ini tidak hanya menunjang produktivitas tim warehouse, namun juga tim logistik hingga tim sales.
Sistem inventory yang disusun dengan rapi dan sistematis akan membuat perusahaan beroperasi lebih efisien.
Anda bisa membuat sistem inventory dengan cara mengelompokkan barang-barang sesuai dengan kategorinya terlebih dahulu. Jangan lupa untuk memberi label nama dan kode nomor di setiap kemasan barang agar proses pelacakan di gudang menjadi cepat.
Membuat sebuah sistem inventory dari nol pastinya membutuhkan banyak waktu dan tenaga. Namun, Anda tak perlu khawatir. Gunakan esuite untuk keperluan manajemen distribusi perusahaan Anda.
esuite membantu perusahaan Anda dengan melakukan optimasi inventaris barang secara real time dengan mudah sehingga proses penjualan bisa berjalan efisien dan minim kelalaian. esuite juga mempermudah tim accounting melacak hasil penjualan.
esuite dapat digunakan untuk mengecek jumlah inventaris barang, melacak penjualan, mengetahui angka hasil penjualan, dan memperlancar seluruh proses pencatatan barang dar bahan baku hingga barang jadi.
esuite adalah produk inovasi dari PT Elektronik Distribusi Terkemuka (eDOT). eDOT sudah berpengalaman lebih dari 10 tahun di bidang FMCG dan telah membantu banyak perusahaan memperlancar proses produksi dan penjualan dengan berbagai aplikasi digital yang jempolan.
Tunggu apa lagi, segera hubungi kami untuk informasi lebih lanjut dan cobalah demo esuite secara cuma-cuma untuk merasakan berbagai kemudahan fiturnya!
Baca juga: Sales Taking Order: Apa itu & Cara Kerja
