System Inventory: Jenis, Manfaat, dan Cara Pengelolaan

System inventory atau sistem manajemen inventaris adalah proses terorganisir untuk mencatat, memantau, dan mengelola stok barang dalam bisnis. Mulai dari bahan baku hingga produk jadi, semua diklasifikasikan agar proses produksi dan distribusi berjalan dengan efisien.

System inventory juga berkaitan erat dengan order fulfillment. Barang yang telah diproduksi pastinya akan langsung masuk ke tahap packing dan pengiriman, sehingga laporan mengenai ketersediaan stok yang akurat menjadi kunci.

Dengan sistem inventaris yang tepat, pengelolaan persediaan menjadi lebih terstruktur dan mendukung untuk pengambilan keputusan yang vital. Pelajari bagaimana penerapan system inventory dapat membantu kelancaran operasional bisnis anda di artikel ini.

Apa itu System Inventory?

Secara sederhana, system inventory adalah metode atau sistem yang digunakan untuk mengatur dan memantau persediaan barang dalam sebuah perusahaan. Barang-barang ini digunakan dalam berbagai tahap produksi dan penjualan.

Dengan system inventory yang baik, perusahaan dapat menghindari penumpukan barang, kekurangan stok, dan ketidakteraturan dalam proses operasional.

Manfaat System Inventory

System inventory memberikan banyak keuntungan, antara lain:

Meningkatkan efisiensi dan produktivitas seluruh lini produksi dan distribusi.
Membantu analisis data penjualan untuk strategi pemasaran yang lebih tepat sasaran.
Mengoptimalkan pengelolaan stok, sehingga dapat menghindari overstock maupun stockout.
Mempermudah pengambilan keputusan karena data inventaris tersedia secara real time.

Jenis-Jenis System Inventory

Ada beberapa jenis barang atau inventory dalam sebuah proses produksi. Barang-barang ini dikelompokkan sesuai dengan kategori manufakturnya, seperti barang jadi, barang setengah jadi, dan bahan baku.

Selain itu, ada juga stok siklus, stok cadangan, dan MRO supplies. Untuk lebih memahaminya, baca uraian di bawah ini.

1. Finished Goods (Barang Jadi)

Jenis-jenis inventory yang pertama adalah finished goods atau barang jadi. Finished goods adalah barang yang sudah siap untuk dijual kepada konsumen.

Contoh dari finished goods adalah produk elektronik, makanan, atau pakaian yang sudah jadi. Agar operasional perusahaan tidak terganggu, usahakan untuk selalu mengecek ketersediaan kategori ini.

2. Working in Process Inventory (Stok Barang Setengah Jadi)

Kategori selanjutnya adalah working in process inventory atau stok barang setengah jadi. Sesuai namanya, barang-barang di kategori ini masih dalam proses produksi dan masih belum menjadi produk utuh.

Contoh dari barang di kategori ini adalah kain untuk pakaian, komponen elektronik, ataupun beberapa zat kimia.

3. Raw Material Inventory (Stok Bahan Baku)

Jenis-jenis inventory selanjutnya adalah raw material atau bahan baku. Kategori ini berisi barang-barang mentah yang nantinya digunakan untuk proses produksi.

Bahan baku ini bisa berupa produk pertanian, bijih plastik, kayu, atau juga bahan makanan. Pastikan stok bahan baku selalu terisi agar proses produksi tidak terhambat.

4. Maintenance, Repair, and Operation (MRO) Supplies

Barang-barang MRO adalah beberapa barang yang digunakan untuk perbaikan dan perawatan mesin produksi. Meskipun barang-barang ini tidak dijual, tetapi pengelompokannya masih penting agar produktivitas operator mesin bisa terbantu.

Contoh dari barang-barang MRO adalah oli pelumas, suku cadang mesin, alat-alat kebersihan, dan lain-lain.

5. Cycle Inventory (Stok Siklus)

Cycle inventory adalah stok barang jadi yang secara khusus disendirikan untuk memenuhi kebutuhan reguler.

Stok ini berfungsi untuk memastikan permintaan yang datang secara berulang bisa terpenuhi tanpa harus menyela urutan produksi. Umumnya, stok ini digunakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan tetap.

6. Safety Stock (Stok Cadangan)

Safety stock adalah stok barang-barang untuk mengantisipasi lonjakan permintaan atau gangguan dalam proses produksi maupun terhambatnya pasokan bahan baku.

Sebagai contoh, perusahaan makanan biasanya memiliki stok cadangan berlebih saat memasuki bulan puasa ataupun musim pernikahan.

Tips Mengelola System Inventory agar Lebih Efisien

System inventory yang dikelola dengan efektif merupakan kunci untuk memastikan operasional perusahaan yang efisien.

Dengan begitu, diharapkan kepuasan pelanggan juga meningkat seiring berjalannya waktu. Berikut ini beberapa tips untuk mengelola system inventory agar lebih efektif dan efisien.

1. Susun Barang Sesuai Kategori dengan Rapi

Sistem inventaris tersusun dari beberapa kategori barang. Identifikasi dan pengelolaan stok akan lebih mudah jika pengelompokkan barang dilakukan dengan rapi.

Anda juga bisa mengelompokkan barang-barang sesuai kategorinya di tempat yang berbeda-beda untuk mengurangi risiko kesalahan saat proses produksi berlangsung.

2. Beri Label Nama dan Kode Barang

Dalam setiap kontainer barang, sebaiknya ada label yang ditulis dengan jelas. Label ini bisa berupa nama, kode, atau simbol.

Hal ini dilakukan untuk menghindari kekeliruan saat membuka barang dan memindahkannya. Anda juga bisa memanfaatkan teknologi digital, seperti barcode atau QR code.

3. Jadikan Audit sebagai Proses Rutin

Audit stok barang dilakukan untuk memastikan tidak ada barang yang hilang atau tertukar tempatnya.

Langkah ini juga digunakan untuk memastikan apakah data stok masih akurat atau tidak. Anda bisa melakukan proses audit ini setiap minggu atau sesuai kebutuhan perusahaan.

4. Catat Berbagai Hal yang Ada

Pencatatan dalam proses inventarisasi berguna untuk melihat pergerakan stok barang yang masuk atau keluar.

Dengan begitu, perusahaan bisa melihat apakah proses produksi sedang berjalan dengan efektif atau tidak. Pencatatan harus dilakukan secara akurat dan real time agar manajemen bisa mengambil keputusan dengan segera jika terjadi sesuatu.

Jadi, itulah tadi apa itu system inventory, manfaat, serta jenis-jenisnya yang beraneka ragam. Sistem ini tidak hanya menunjang produktivitas tim warehouse, namun juga tim logistik hingga tim sales.

System inventory yang disusun dengan rapi dan sistematis akan membuat perusahaan beroperasi lebih efisien.

Anda bisa membuat system inventory dengan cara mengelompokkan barang-barang sesuai dengan kategorinya terlebih dahulu. Jangan lupa untuk memberi label nama dan kode nomor di setiap kemasan barang agar proses pelacakan di gudang menjadi cepat.

Gunakan esuite untuk System Inventory yang Lebih Canggih

Membuat sebuah system inventory dari nol pastinya membutuhkan banyak waktu dan tenaga. Namun, Anda tak perlu khawatir. Gunakan esuite untuk keperluan manajemen distribusi perusahaan Anda.

esuite membantu perusahaan Anda dengan melakukan optimasi inventaris barang secara real time dengan mudah sehingga proses penjualan bisa berjalan efisien dan minim kelalaian. esuite juga mempermudah tim accounting melacak hasil penjualan.

esuite adalah produk inovasi dari PT Elektronik Distribusi Terkemuka (eDOT). eDOT sudah berpengalaman lebih dari 10 tahun di bidang FMCG dan telah membantu banyak perusahaan memperlancar proses produksi dan penjualan dengan berbagai aplikasi digital yang jempolan.

Tunggu apa lagi, segera hubungi kami untuk informasi lebih lanjut dan cobalah demo esuite secara cuma-cuma untuk merasakan berbagai kemudahan fiturnya!