Mengatur penawaran harga (quotation) bisa jadi tugas yang melelahkan apalagi jika dilakukan secara manual dan berulang. Kesalahan input, format yang tidak konsisten, hingga informasi yang kurang lengkap bisa bikin pelanggan bingung dan kesan profesional perusahaan pun menurun.
Maka itu, Anda perlu tahu cara menggunakan fitur âQuotationâ di modul Sales. Hal ini akan membantu Anda untuk membuat penawaran harga dengan cepat, akurat, dan langsung bisa di-follow up menjadi sales order. Berikut panduan praktis cara membuat quotation di sistem Anda agar alur penjualan jadi lebih efisien.
Langkah-Langkah Membuat Quotation
1. Masuk ke Modul Sales
Pertama, buka modul Sales di sistem Anda. Di halaman awal, Anda akan melihat daftar quotation yang sudah pernah dibuat sebelumnya.
2. Klik âAdd Newâ
Untuk membuat penawaran baru, klik tombol âAdd Newâ di pojok kanan atas.
3. Isi Formulir Quotation
Lengkapi data quotation secara detail agar penawaran yang diberikan ke pelanggan bisa langsung dieksekusi tanpa revisi tambahan. Informasi yang perlu diisi:
-
Customer (nama pelanggan)
-
Branch (cabang penjualan)
-
Order Date (tanggal order)
-
Order Source (asal order: website, marketplace, dll)
-
Payment Terms (syarat pembayaran)
-
Payment Method (metode pembayaran)
-
Produk yang dipesan lengkap dengan jumlah dan harga
Klik âSubmitâ untuk menyimpan form.
4. Tambahkan Delivery Fee & Admin Fee (Opsional)
Jika ada biaya tambahan seperti ongkos kirim (delivery fee) atau admin fee, Anda bisa menambahkannya sebelum menyelesaikan quotation.
5. Klik âCompleteâ
Setelah semua informasi lengkap dan biaya sudah ditambahkan, klik tombol âCompleteâ untuk menandai bahwa quotation sudah final dan siap dikirim ke pelanggan.
Dengan membuat quotation langsung dari sistem, Anda tidak hanya menghemat waktu, tapi juga meningkatkan akurasi dan profesionalisme dalam komunikasi dengan pelanggan. Proses yang lebih cepat = deal yang lebih cepat. Inilah saatnya Anda membuat penawaran harga dengan rapi dan siap closing dalam hitungan menit!
