Sistem Inventory: Jenis, Fitur, Penerapan dan Tips Pengelolaannya

System inventory atau sistem manajemen inventaris adalah proses terorganisir untuk mencatat, memantau, dan mengelola stok barang dalam bisnis. Mulai dari bahan baku hingga produk jadi, semua diklasifikasikan agar proses produksi dan distribusi berjalan dengan efisien.

System inventory juga berkaitan erat dengan order fulfillment. Barang yang telah diproduksi pastinya akan langsung masuk ke tahap packing dan pengiriman, sehingga laporan mengenai ketersediaan stok yang akurat menjadi kunci.

Dengan sistem inventaris yang tepat, pengelolaan persediaan menjadi lebih terstruktur dan mendukung untuk pengambilan keputusan yang vital. Pelajari bagaimana penerapan system inventory dapat membantu kelancaran operasional bisnis anda di artikel ini.

Apa itu System Inventory?

Secara sederhana, system inventory adalah metode atau sistem yang digunakan untuk mengatur dan memantau persediaan barang dalam sebuah perusahaan. Barang-barang ini digunakan dalam berbagai tahap produksi dan penjualan.

Dengan system inventory yang baik, perusahaan dapat menghindari penumpukan barang, kekurangan stok, dan ketidakteraturan dalam proses operasional.

Manfaat System Inventory

System inventory memberikan banyak keuntungan, antara lain:

Meningkatkan efisiensi dan produktivitas seluruh lini produksi dan distribusi.
Membantu analisis data penjualan untuk strategi pemasaran yang lebih tepat sasaran.
Mengoptimalkan pengelolaan stok, sehingga dapat menghindari overstock maupun stockout.
Mempermudah pengambilan keputusan karena data inventaris tersedia secara real time.

Jenis-Jenis System Inventory

Ada beberapa jenis barang atau inventory dalam sebuah proses produksi. Barang-barang ini dikelompokkan sesuai dengan kategori manufakturnya, seperti barang jadi, barang setengah jadi, dan bahan baku.

Selain itu, ada juga stok siklus, stok cadangan, dan MRO supplies. Untuk lebih memahaminya, baca uraian di bawah ini.

1. Finished Goods (Barang Jadi)

Jenis-jenis inventory yang pertama adalah finished goods atau barang jadi. Finished goods adalah barang yang sudah siap untuk dijual kepada konsumen.

Contoh dari finished goods adalah produk elektronik, makanan, atau pakaian yang sudah jadi. Agar operasional perusahaan tidak terganggu, usahakan untuk selalu mengecek ketersediaan kategori ini.

2. Working in Process Inventory (Stok Barang Setengah Jadi)

Kategori selanjutnya adalah working in process inventory atau stok barang setengah jadi. Sesuai namanya, barang-barang di kategori ini masih dalam proses produksi dan masih belum menjadi produk utuh.

Contoh dari barang di kategori ini adalah kain untuk pakaian, komponen elektronik, ataupun beberapa zat kimia.

3. Raw Material Inventory (Stok Bahan Baku)

Jenis-jenis inventory selanjutnya adalah raw material atau bahan baku. Kategori ini berisi barang-barang mentah yang nantinya digunakan untuk proses produksi.

Bahan baku ini bisa berupa produk pertanian, bijih plastik, kayu, atau juga bahan makanan. Pastikan stok bahan baku selalu terisi agar proses produksi tidak terhambat.

4. Maintenance, Repair, and Operation (MRO) Supplies

Barang-barang MRO adalah beberapa barang yang digunakan untuk perbaikan dan perawatan mesin produksi. Meskipun barang-barang ini tidak dijual, tetapi pengelompokannya masih penting agar produktivitas operator mesin bisa terbantu.

Contoh dari barang-barang MRO adalah oli pelumas, suku cadang mesin, alat-alat kebersihan, dan lain-lain.

5. Cycle Inventory (Stok Siklus)

Cycle inventory adalah stok barang jadi yang secara khusus disendirikan untuk memenuhi kebutuhan reguler.

Stok ini berfungsi untuk memastikan permintaan yang datang secara berulang bisa terpenuhi tanpa harus menyela urutan produksi. Umumnya, stok ini digunakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan tetap.

6. Safety Stock (Stok Cadangan)

Safety stock adalah stok barang-barang untuk mengantisipasi lonjakan permintaan atau gangguan dalam proses produksi maupun terhambatnya pasokan bahan baku.

Sebagai contoh, perusahaan makanan biasanya memiliki stok cadangan berlebih saat memasuki bulan puasa ataupun musim pernikahan.

Komponen dan Fitur Penting dalam Sistem Inventory Modern

Dalam era digital seperti sekarang, sistem inventory tidak lagi sekadar alat bantu pencatatan stok. Ia telah berkembang menjadi platform yang kaya fitur dan berperan vital dalam efisiensi operasional bisnis. Berikut adalah komponen dan fitur utama yang seharusnya dimiliki oleh sistem inventory modern:

Dashboard & Monitoring Stok Real-time

Salah satu fitur terpenting dalam sistem inventory modern adalah dashboard interaktif yang menampilkan data stok secara real-time. Melalui dashboard ini, pengguna bisa langsung melihat:

Jumlah stok terkini untuk tiap produk
Status barang yang akan masuk atau keluar
Produk mana saja yang mulai menipis
Lokasi penyimpanan jika multi-gudang

Kemampuan untuk memantau stok secara langsung ini membuat pengambilan keputusan jadi jauh lebih cepat, baik untuk pemesanan ulang, penyesuaian promo, atau redistribusi barang antar lokasi.

Pencatatan Transaksi Masuk dan Keluar

Fitur ini menjadi tulang punggung dari sistem inventory. Setiap kali ada barang masuk (purchase order) maupun barang keluar (sales order, retur, pemakaian internal), sistem akan otomatis mencatat transaksi tersebut dan mengupdate jumlah stok yang tersedia.

Beberapa manfaat utamanya:

Jejak transaksi lengkap dan transparan
Memudahkan pelacakan sumber masalah saat terjadi selisih stok
Menjamin audit internal berjalan lancar

Pencatatan ini biasanya dilengkapi dengan bukti dokumen digital dan bisa ditelusuri berdasarkan tanggal, supplier, atau lokasi gudang.

Peringatan Minimum Stok dan Over-Stok

Sistem inventory yang efektif akan memberikan notifikasi otomatis ketika stok suatu barang menyentuh batas minimum yang telah ditentukan. Begitu pula sebaliknya, sistem akan memperingatkan jika terjadi over-stok, yang berpotensi menyebabkan pemborosan ruang gudang atau barang tidak terjual.

Fitur ini sangat berguna untuk:

Mencegah kehabisan barang penting (stock-out)
Menghindari penumpukan stok mati
Membantu dalam pengaturan ulang strategi pembelian

Dengan pengingat ini, tim purchasing dapat lebih proaktif dalam mengambil tindakan sebelum masalah terjadi.

Integrasi dengan POS, ERP, atau Akuntansi

Sistem inventory modern idealnya tidak berdiri sendiri, melainkan terhubung langsung dengan sistem lain dalam ekosistem bisnis seperti:

POS (Point of Sale): agar setiap transaksi penjualan langsung mengurangi stok secara otomatis
ERP (Enterprise Resource Planning): untuk menyatukan fungsi inventory dengan produksi, procurement, dan logistik
Sistem Akuntansi: supaya data nilai stok dan HPP (Harga Pokok Penjualan) bisa masuk langsung ke laporan keuangan

Integrasi ini bukan hanya soal efisiensi, tetapi juga untuk memastikan data yang tersaji adalah sinkron, akurat, dan up-to-date di semua lini.

Laporan dan Analisis Kinerja Inventory

Fitur laporan bukan sekadar menyajikan angka, tapi membantu bisnis untuk menarik insight dari data stok. Beberapa laporan yang umumnya tersedia meliputi:

Laporan pergerakan barang (barang terlaris, barang slow moving)
Laporan nilai stok berdasarkan waktu atau lokasi
Rasio rotasi stok (inventory turnover)
Laporan selisih stok saat stock opname

Dari laporan inilah pengambil keputusan bisa menilai kinerja pengelolaan inventory secara objektif, apakah efisien, boros, atau ada celah yang bisa ditingkatkan.

Perbedaan Inventory Management dan Warehouse Management

Meskipun sama-sama berhubungan dengan persediaan barang, inventory management dan warehouse management memiliki fokus, tujuan, dan proses kerja yang berbeda. Berikut adalah perbedaan keduanya:

1. Tujuan Utama

Inventory Management: Fokus memastikan berapa jumlah barang yang tersedia dan berapa nilainya. Tujuannya adalah mengontrol stok agar tidak terlalu sedikit (yang bisa menyebabkan kehabisan barang) atau terlalu banyak (yang bisa menyebabkan penumpukan dan biaya penyimpanan tinggi).
Warehouse Management: Fokus memastikan bagaimana barang disimpan dan didistribusikan secara efisien. Tujuannya adalah mengatur penempatan barang, memudahkan pencarian, dan mempercepat proses pengiriman.

2. Cakupan Pekerjaan

Inventory Management mencakup:

Pencatatan masuk dan keluarnya barang.
Perhitungan nilai persediaan.
Pemantauan stok minimum dan reorder point.
Analisis perputaran barang (stock turnover).

Warehouse Management mencakup:

Penentuan tata letak gudang (layout planning).
Pengaturan lokasi penyimpanan (slotting).
Pengelolaan proses picking, packing, dan shipping.
Pemeliharaan fasilitas gudang.

3. Alat dan Sistem yang Digunakan

Inventory Management biasanya menggunakan sistem atau software yang terintegrasi dengan penjualan dan pembelian, seperti POS (Point of Sale), ERP (Enterprise Resource Planning), atau sistem cloud inventory.
Warehouse Management menggunakan Warehouse Management System (WMS) yang dilengkapi dengan fitur seperti barcode scanning, RFID tracking, dan optimasi rute penyimpanan barang.

Tantangan dalam Pengelolaan Inventory dan Cara Mengatasinya

Manajemen inventory yang efektif adalah fondasi penting dalam operasional bisnis, baik skala kecil maupun besar. Namun dalam praktiknya, banyak tantangan yang muncul dan berdampak langsung pada efisiensi, cash flow, hingga kepuasan pelanggan. Berikut beberapa tantangan umum dan cara mengatasinya:

1. Stok Mati dan Barang Kedaluwarsa

Stok mati (dead stock) adalah barang yang sudah lama tersimpan di gudang tapi tidak pernah terjual. Untuk produk makanan, farmasi, atau kosmetik, tantangan ini makin besar karena adanya masa kedaluwarsa.

Solusinya Anda perlu menerapkan sistem FIFO (First In First Out) untuk memastikan barang lama terjual lebih dulu. Gunakan peringatan stok mendekati kedaluwarsa dalam sistem inventory. Lakukan audit rutin dan clearance sale untuk stok yang bergerak lambat, serta lakukan evaluasi strategi pembelian dan prediksi permintaan secara berkala.

2. Ketidaksesuaian Data Stok vs Fisik

Data yang tercatat dalam sistem sering kali tidak mencerminkan kondisi stok sebenarnya di gudang. Ini bisa terjadi karena pencatatan manual, kehilangan barang, atau pencurian.

Solusinya Anda bisa menggunakan sistem inventory yang mendukung pencatatan real-time dan mudah diakses oleh tim gudang. Lakukan stock opname berkala dan bandingkan hasil fisik dengan sistem.

3. Over Stocking dan Under Stocking

Kelebihan stok menyebabkan biaya penyimpanan membengkak, sedangkan kekurangan stok berisiko kehilangan penjualan dan menurunkan kepuasan pelanggan.

Solusinya Anda perlu menggunakan fitur demand forecasting dalam sistem inventory untuk menganalisis tren permintaan. Tetapkan minimum dan maksimum level stok untuk tiap produk. Selain itu Anda juga perlu membuat laporan stok secara rutin untuk mengidentifikasi pola over/under stocking lebih awal.

4. Kesalahan Input Manual

Kesalahan manusia dalam input data, baik karena ketidaktelitian, kelelahan, atau kurang pelatihan, maka ini bisa menimbulkan domino effect dalam rantai pasok.

Solusinya adalah dengan meminimalkan pencatatan manual dengan otomatisasi melalui barcode, integrasi POS, atau IoT.Pastikan sistem inventory memiliki antarmuka yang user-friendly dan logika validasi input.

Dengan memahami dan mengantisipasi tantangan-tantangan ini, bisnis dapat menjalankan pengelolaan inventory yang lebih presisi, hemat biaya, dan responsif terhadap permintaan pasar. Ingat: pengelolaan stok yang baik tidak hanya soal menyimpan barang, tapi juga mengatur aliran supply agar mendukung pertumbuhan bisnis secara menyeluruh.

Tips Mengelola System Inventory agar Lebih Efisien

System inventory yang dikelola dengan efektif merupakan kunci untuk memastikan operasional perusahaan yang efisien.

Dengan begitu, diharapkan kepuasan pelanggan juga meningkat seiring berjalannya waktu. Berikut ini beberapa tips untuk mengelola system inventory agar lebih efektif dan efisien.

1. Susun Barang Sesuai Kategori dengan Rapi

Sistem inventaris tersusun dari beberapa kategori barang. Identifikasi dan pengelolaan stok akan lebih mudah jika pengelompokkan barang dilakukan dengan rapi.

Anda juga bisa mengelompokkan barang-barang sesuai kategorinya di tempat yang berbeda-beda untuk mengurangi risiko kesalahan saat proses produksi berlangsung.

2. Beri Label Nama dan Kode Barang

Dalam setiap kontainer barang, sebaiknya ada label yang ditulis dengan jelas. Label ini bisa berupa nama, kode, atau simbol.

Hal ini dilakukan untuk menghindari kekeliruan saat membuka barang dan memindahkannya. Anda juga bisa memanfaatkan teknologi digital, seperti barcode atau QR code.

3. Jadikan Audit sebagai Proses Rutin

Audit stok barang dilakukan untuk memastikan tidak ada barang yang hilang atau tertukar tempatnya.

Langkah ini juga digunakan untuk memastikan apakah data stok masih akurat atau tidak. Anda bisa melakukan proses audit ini setiap minggu atau sesuai kebutuhan perusahaan.

4. Catat Berbagai Hal yang Ada

Pencatatan dalam proses inventarisasi berguna untuk melihat pergerakan stok barang yang masuk atau keluar.

Dengan begitu, perusahaan bisa melihat apakah proses produksi sedang berjalan dengan efektif atau tidak. Pencatatan harus dilakukan secara akurat dan real time agar manajemen bisa mengambil keputusan dengan segera jika terjadi sesuatu.

Jadi, itulah tadi apa itu system inventory, manfaat, serta jenis-jenisnya yang beraneka ragam. Sistem ini tidak hanya menunjang produktivitas tim warehouse, namun juga tim logistik hingga tim sales.

System inventory yang disusun dengan rapi dan sistematis akan membuat perusahaan beroperasi lebih efisien.

Anda bisa membuat system inventory dengan cara mengelompokkan barang-barang sesuai dengan kategorinya terlebih dahulu. Jangan lupa untuk memberi label nama dan kode nomor di setiap kemasan barang agar proses pelacakan di gudang menjadi cepat.

Gunakan esuite untuk System Inventory yang Lebih Canggih

Membuat sebuah system inventory dari nol pastinya membutuhkan banyak waktu dan tenaga. Namun, Anda tak perlu khawatir. Gunakan esuite untuk keperluan manajemen distribusi perusahaan Anda.

esuite membantu perusahaan Anda dengan melakukan optimasi inventaris barang secara real time dengan mudah sehingga proses penjualan bisa berjalan efisien dan minim kelalaian. esuite juga mempermudah tim accounting melacak hasil penjualan.

esuite adalah produk inovasi dari PT Elektronik Distribusi Terkemuka (eDOT). eDOT sudah berpengalaman lebih dari 10 tahun di bidang FMCG dan telah membantu banyak perusahaan memperlancar proses produksi dan penjualan dengan berbagai aplikasi digital yang jempolan.

Tunggu apa lagi, segera kunjungi eSuite untuk informasi lebih lanjut dan cobalah demo secara cuma-cuma untuk merasakan berbagai kemudahan fiturnya!

FAQ Seputar System Inventory

1. Apa itu sistem inventory dan fungsinya?
Sistem inventory adalah perangkat lunak atau metode yang digunakan untuk mencatat, memantau, dan mengelola persediaan barang di suatu bisnis.

2. Mengapa sistem inventory penting bagi bisnis?
Sistem inventory penting karena membantu bisnis menghindari kehabisan stok, mencegah penumpukan barang yang tidak laku, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan data persediaan selalu akurat.

3. Apa saja jenis sistem inventory yang umum digunakan?
Beberapa jenis sistem inventory yang umum digunakan antara lain:

Manual: Menggunakan buku catatan atau spreadsheet.
Barcode-based: Menggunakan scanner dan kode batang.
RFID-based: Menggunakan teknologi Radio Frequency Identification.
Sistem berbasis cloud: Terhubung secara online dengan data real-time.

4. Bagaimana cara kerja sistem inventory modern?
Sistem inventory modern bekerja dengan mencatat setiap pergerakan barang mulai dari masuk, keluar, hingga pemindahan secara otomatis. Data ini terintegrasi dengan sistem penjualan, gudang, dan pemasok, sehingga stok selalu terbarui dan laporan dapat dihasilkan kapan saja.

5. Apa perbedaan antara inventory management dan warehouse management?

Inventory management fokus pada pengelolaan jumlah dan nilai stok barang.
Warehouse management fokus pada pengaturan lokasi penyimpanan, alur distribusi, dan operasional gudang secara keseluruhan.

6. Bagaimana memilih sistem inventory yang tepat untuk bisnis?
Pertimbangkan faktor seperti ukuran bisnis, jumlah SKU yang dikelola, kebutuhan integrasi dengan platform lain (misalnya e-commerce atau POS), kemudahan penggunaan, serta biaya implementasi dan perawatan.

7. Apa saja fitur penting yang harus ada di sistem inventory?
Beberapa fitur penting meliputi:

Pelacakan stok real-time
Peringatan stok minimum
Integrasi dengan penjualan dan pembelian
Laporan analisis penjualan dan stok
Otomatisasi pemesanan ulang
Dukungan multi-gudang

System Inventory: Penjelasan Lengkap dan Cara Mengelolanya!

Daftar Isi