Dalam dunia logistik, pergerakan barang dari satu tempat ke tempat lain membutuhkan tracking yang akurat dan tepercaya melalui layanan logistik. Salah satu dokumen penting yang sering digunakan dalam proses ini adalah surat jalan.
Lantas, surat jalan adalah dokumen seperti apa? Apa saja fungsinya, dan bagaimana perbedaannya dengan dokumen lain seperti delivery order? Yuk, disimak pembahasannya di bawah ini!
Apa Itu Surat Jalan?
Surat jalan adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang, berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dan memberikan informasi rinci terkait pengiriman tersebut. Dokumen ini biasanya dibawa oleh pengemudi atau petugas yang mengantarkan barang.
Surat jalan juga dikenal dengan istilah delivery order atau packing list, meskipun terdapat perbedaan tipis di antara ketiganya yang akan dibahas lebih lanjut.
Perbedaan Surat Jalan dan Delivery Order
Sering kali istilah surat jalan dan delivery order diartikan sama, padahal keduanya memiliki perbedaan yang signifikan.
Perbedaan utama terletak pada fungsi dasarnya. Surat jalan berfungsi sebagai bukti fisik pengiriman barang dari pengirim ke penerima, menyertai barang selama proses pengiriman.
Sementara itu, delivery order berfungsi sebagai perintah atau instruksi dari pengirim kepada pihak logistik untuk mengirimkan barang dan bisa diterbitkan sebelum barang dikirim.
Selain itu, perbedaan lainnya terletak pada fokus informasi dan kegunaannya. Delivery order lebih berfokus pada perintah pengiriman, sedangkan surat jalan berfokus pada detail barang dan informasi pengiriman sebagai bukti legal saat pemeriksaan.
Singkatnya, delivery order adalah perintah, sedangkan surat jalan adalah bukti pelaksanaan perintah tersebut.
Fungsi Surat Jalan
Surat jalan memiliki beberapa fungsi krusial dalam proses logistik dan bisnis secara umum. Berikut penjelasan fungsinya:
1. Bukti Pengiriman
Surat jalan berfungsi sebagai bukti sah bahwa barang telah dikirim dari pengirim kepada penerima. Dokumen ini menjadi dasar konfirmasi serah terima barang antara kedua belah pihak. Dengan adanya surat jalan, potensi perselisihan terkait pengiriman dapat diminimalkan.
Baca juga: Manajemen Logistik: Definisi, Fungsi, dan Manfaat Utama
2. Dokumentasi
Surat jalan merupakan bagian penting dari dokumentasi pengiriman dan transaksi jual beli. Dokumen ini mencatat detail penting pengiriman dan menjadi arsip bagi kedua belah pihak. Dokumentasi yang rapi mempermudah proses audit dan pelacakan jika dibutuhkan.
3. Legalitas
Surat jalan menjadi bukti legalitas pengiriman barang, terutama saat pemeriksaan oleh pihak berwenang. Dokumen ini menunjukkan bahwa pengiriman dilakukan secara sah dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Legalitas ini penting untuk menghindari masalah hukum terkait pengiriman barang.
4. Arsip dan Pembukuan
Surat jalan berfungsi sebagai arsip bagi pengirim dan penerima untuk keperluan pembukuan dan audit keuangan. Dokumen ini mencatat transaksi pengiriman dan menjadi bagian dari laporan keuangan perusahaan. Arsip yang baik mempermudah proses keuangan seperti pelaporan pajak.
Isi Penting dalam Surat Jalan
Adapun beberapa komponen penting dalam surat jalan yang lengkap dan sah biasanya memuat informasi berikut:
1. Nama dan Alamat dari Pengirim dan Penerima
Surat jalan wajib mencantumkan identitas lengkap pengirim dan penerima, meliputi nama perusahaan/perorangan, alamat lengkap, dan informasi kontak. Informasi ini krusial untuk verifikasi keabsahan pengiriman dan memastikan barang sampai ke tujuan yang tepat.
Minimnya informasi ini dapat menimbulkan potensi masalah dalam proses pengiriman dan serah terima.
Baca juga: Apa itu Route Optimization? Ini Manfaat & Contoh Penerapannya
2. Informasi Barang
Surat jalan memuat informasi detail terkait pengiriman, seperti jenis barang, jumlah, berat, dan ukuran barang. Informasi ini penting bagi penerima untuk mencocokkan barang yang diterima dengan pesanan. Informasi yang lengkap juga mempermudah pelacakan pengiriman jika terjadi keterlambatan atau masalah lainnya.
3. Nomor Surat Jalan
Setiap surat jalan harus memiliki nomor unik sebagai identifikasi agar memudahkan pelacakan. Nomor ini berfungsi sebagai referensi penting dalam dokumentasi dan komunikasi terkait pengiriman. Sistem penomoran yang baik membantu membedakan satu pengiriman dengan pengiriman lainnya.
4. Nomor Kendaraan dan Tanda Tangan
Jika pengiriman barang menggunakan kendaraan, nomor kendaraan tersebut wajib dicantumkan. Tanda tangan dan stempel dari pihak pengirim dan penerima diperlukan sebagai bukti serah terima barang yang sah.
Kedua hal ini akan memperkuat legalitas pengiriman dan serah terima barang.
Baca juga: 7 Jenis-Jenis Mobil Angkutan Barang Beserta Kegunaannya
5. Tujuan Pengiriman
Alamat lengkap tujuan pengiriman harus tercantum dengan jelas dan detail. Informasi ini penting untuk memastikan barang dikirim ke lokasi yang tepat dan menghindari kesalahan pengiriman. Detail, seperti nomor gedung, lantai, atau keterangan khusus lainnya sangat membantu kurir.
Demikianlah penjelasan akan pentingnya surat jalan untuk kebutuhan proses logistik. Surat jalan adalah dokumen esensial untuk kebutuhan logistik yang berfungsi sebagai bukti pengiriman, informasi detail barang, dan identifikasi pengiriman.
Memahami apa itu surat jalan dan fungsinya bersifat krusial bagi pelaku bisnis yang terlibat dalam aktivitas pengiriman barang.
Dengan dokumentasi yang tepat, proses logistik dapat berjalan lebih efisien, transparan, dan terhindar dari potensi masalah di kemudian hari.
Jika Anda ingin mengoptimalkan proses logistik bisnis Anda, elog dari eDOT hadir sebagai solusi tepat. elog hadir sebagai platform digital terkini dengan fitur-fitur canggih, antara lain pemantauan real-time, perencanaan rute terbaik, dan sistem pengelolaan order yang transparan.
Jika Anda tertarik untuk meningkatkan efisiensi logistik bisnis Anda, hubungi kami atau mulai mencoba membuka website elog untuk informasi lebih lanjut. Mari optimalkan pengiriman Anda dengan solusi logistik modern dari elog!
