Inventory Card: Arti, Fungsi, dan Manfaatnya dalam Bisnis

Selama bertahun-tahun, inventory card menjadi alat untuk mencatat keluar-masuknya barang secara manual. Banyak bisnis menggunakan kartu ini sebagai dasar pengelolaan stok.

Namun, di tengah tuntutan distribusi modern yang makin cepat, metode pencatatan manual mulai dipertanyakan. Persaingan bisnis kini menuntut proses yang lebih akurat, real time, dan efisien.

Di sinilah pentingnya memahami apakah inventory card masih relevan. Artikel ini akan membantu Anda untuk memahami perbandingan inventory card dengan pencatatan dengan sistem digital.

Apa Itu Inventory Card?

Inventory card, atau kartu stok, adalah lembar catatan yang digunakan untuk memonitor jumlah barang masuk, keluar, dan stok akhir secara manual.

Setiap kali terjadi aktivitas barang, harus dilakukan pencatatan data secara langsung pada kartu tersebut. Sistem seperti ini memang terlihat sederhana.

Namun, dalam praktiknya, kartu stok sangat rentan terhadap kesalahan pencatatan, keterlambatan update, dan hilangnya dokumen fisik.

Selain itu, pencatatan manual membutuhkan tenaga dan waktu lebih banyak. Hal ini membuat inventory card makin sulit mengikuti kebutuhan bisnis yang menuntut kecepatan dan ketelitian data stok.

Adapun contoh inventory card adalah sebagai berikut:

Nama Barang: Gula Pasir

Kode Barang: ING-001

Satuan: kg

Gudang: Gudang Bahan Baku

Tanggal	Dokumen	Keterangan	Masuk (Qty)	Keluar (Qty)	Saldo (Qty)
01-11-2025	PO-112	Pembelian	100	-	100
03-11-2025	PRD-21	Dipakai produksi	-	30	70
05-11-2025	PO-118	Pembelian	50	-	120

Fungsi Inventory Card

Secara umum, fungsi kartu stok adalah membantu bisnis dalam memantau arus barang secara manual. Berikut beberapa fungsi dari inventory card.

1. Mencatat Barang Masuk dan Keluar

Setiap pergerakan stok ditulis langsung pada kartu, sehingga aktivitas gudang dapat dipantau. Tentunya diperlukan ketelitian pencatatan untuk menjaga akurasi stok.

2. Mengetahui Jumlah Stok Akhir

Inventory card memberikan data saldo stok berdasarkan perhitungan manual.Hal ini dapat membantu Anda mengecek ketersediaan barang meskipun tidak secara real time.

3. Menyediakan Riwayat Transaksi Stok

Melalui inventory card, setiap transaksi akan tercatat secara runtut, sehingga dapat ditelusuri kembali bila terjadi kekeliruan.

4. Membantu Kontrol Gudang Harian

Dengan mencatat aktivitas setiap hari, pola pergerakan barang pun dapat dilihat. Namun, kontrol ini sangat bergantung pada kedisiplinan petugas gudang.

5. Menjadi Bahan Laporan Stok Sederhana

Kartu stok bisa digunakan sebagai dasar membuat laporan persediaan bulanan. Meski begitu, laporan seringkali membutuhkan pengecekan ulang untuk memastikan tidak ada kesalahan input.

Manfaat Inventory Card

Kartu stok memberikan sejumlah manfaat dasar bagi perusahaan, terutama dalam memantau arus barang secara manual. Berikut penjelasan mengenai kegunaan kartu stok dalam bisnis.

1. Meminimalkan Risiko Human Error

Pencatatan yang dilakukan secara konsisten membuat kesalahan hitung dapat ditekan. Risiko ini bisa makin berkurang jika data dari inventory card terhubung dengan sistem digital.

2. Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas

Kartu stok membantu semua aktivitas pencatatan stok terlihat jelas oleh setiap divisi sehingga setiap bagian dapat mempertanggungjawabkan pekerjaannya.

3. Mendukung Jalannya Produksi

Pada perusahaan yang perlu proses produksi, kartu stok sangat membantu dalam memahami data bahan baku secara lebih terstruktur.

4. Menginformasikan Kapan Harus Melakukan Pemesanan

Dengan inventory card, Anda bisa mengetahui kapan harus melakukan pemesanan barang sebelum stok benar-benar habis.

5. Menjaga Kualitas Layanan

Adanya kartu stok membantu memastikan ketersediaan barang agar tidak terjadi kekosongan stok. Dengan barang yang selalu siap, tingkat kepuasan pelanggan dapat terjaga dan meningkatkan loyalitas.

Perbedaan Manajemen Stok Fisik dengan Manajemen Stok Digital

Manajemen stok fisik dan digital memiliki perbedaan yang cukup signifikan, terutama dalam hal kecepatan, ketelitian, dan kemudahan penggunaan. Berikut beberapa perbedaan keduanya:

1. Ketepatan dan Kecepatan Pencatatan

Sistem digital jauh lebih cepat dan akurat dibandingkan inventory card yang masih mengandalkan tulisan manual. Dengan proses otomatis, tidak perlu dilakukan pengecekan ulang angka atau khawatir salah tulis.

2. Kemudahan Perbaikan dan Skalabilitas

Jika terjadi kesalahan di inventory card, Anda harus mencoret atau membuat kartu baru, yang dapat membingungkan dan memakan waktu. Sebaliknya, sistem digital memungkinkan perbaikan data hanya dengan mengedit satu kolom.

3. Efisiensi Biaya dan Penggunaan Tenaga

Pencatatan manual cenderung memakan waktu dan membutuhkan tenaga lebih banyak, terutama saat jumlah produk makin banyak. Dengan sistem digital, proses inventarisasi dapat berjalan lebih cepat.

4. Akses Real Time dan Laporan Instan

Inventory card tidak bisa memberikan informasi stok secara langsung karena data harus diperbarui manual satu per satu.

Sementara itu, sistem digital menyajikan data real time sehingga memudahkan pengecekan jumlah stok, pergerakan barang, dan laporan lengkap kapan saja dibutuhkan.

5. Keamanan dan Konsistensi Data

Kartu stok mudah hilang, rusak, atau tidak sinkron antarpetugas, terutama jika aktivitas gudang cukup tinggi. Sistem digital memastikan semua data tersimpan otomatis, seragam, dan dapat diakses oleh tim terkait tanpa risiko perbedaan informasi.

Manfaatkan esuite untuk Mencatat Stok Secara Digital

Di era distribusi modern, pencatatan stok manual seperti inventory card sudah tidak lagi relevan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang perlu kecepatan.

Kesalahan kecil seperti salah tulis angka, keterlambatan update, atau kartu yang tidak sinkron antarpetugas dapat memicu selisih stok yang berdampak pada keterlambatan pengiriman dan menurunkan kepuasan pelanggan.

Risiko-risiko tersebut dapat berkembang menjadi masalah besar jika tidak ditangani dengan sistem yang lebih andal.

Untuk membantu bisnis tetap tangguh menghadapi perkembangan zaman, eDOT menghadirkan esuite, sebuah Distribution Management System (DMS) yang dirancang untuk mengoptimalkan seluruh proses manajemen stok.

Jika inventory card hanya mencatat stok di satu toko atau perusahaan, esuite dapat menghubungkan seluruh stok di berbagai lokasi dalam satu sistem yang transparan dan seragam. Hal ini memudahkan monitoring seluruh stok di semua cabang secara up to date.’

Nikmati efisiensi operasional dan manajemen stok yang lebih cerdas bersama esuite. Hubungi kami dan dapatkan penawaran esuite sekarang untuk meningkatkan efisiensi bisnis Anda!