Perpetual Inventory System: Arti, Keunggulan, & Cara Kerja

Perpetual Inventory System (PIS) adalah inventory management system yang mampu memperlancar pemantauan persediaan stok berkat penggunaan teknologi real-time.

Di tengah perkembangan teknologi, sebagai pelaku usaha, Anda perlu memahami cara kerja PIS dan perhitungannya agar tidak tertinggal dari kompetitor. Untuk memahaminya, simak ulasan berikut ini hingga akhir!

Apa Itu Perpetual Inventory System?

Perpetual Inventory System adalah sistem komputer yang terus mendata perubahan stok secara real-time sehingga mengurangi kebutuhan pengecekkan lapangan.

Dengan bantuan teknologi ini, Anda dapat memperoleh data perubahan stok yang detail secara daring. Kemudian, data jumlah barang dapat langsung dilaporkan.

Cara Kerja Perpetual Inventory System

Seperti dijelaskan sebelumnya, perpetual inventory system memungkinkan tracking jumlah penjualan dan stok secara real-time. Dengan begitu, risiko kekurangan stok produk bisa berkurang.

Mengingat pengumpulan data yang dibantu dengan teknologi tersebut, PIS tidak perlu diselaraskan lagi secara manual oleh akuntan, kecuali jumlahnya berbeda dengan stok fisik di gudang akibat hilang, rusak, atau dicuri.

Lebih lanjut, perangkat lunak yang digunakan akan menunjukkan update real-time terkait stok. Biasanya, hal ini dilakukan dengan scanner barcode atau alat pendataan terkomputasi lain untuk menyajikan data terkait pemerolehan produk, penjualan, dan return. Kemudian, semua informasi tersebut diinput ke database.

Tak hanya itu, sistem inventory ini memungkinkan integrasi dengan area kerja lain, terutama keuangan. Pasalnya, PIS mampu membantu memastikan kesesuaian pembayaran pajak dan peraturan keuangan lainnya.

Selain itu, PIS dapat membantu memberikan customer service yang lebih maksimal dengan menyajikan data terkait stok produk, barang pengganti, dan komponen fisik lainnya.

Kelebihan dan Kekurangan Perpetual Inventory System

PIS memang merupakan teknologi yang dapat diandalkan untuk memudahkan pengecekan stok produk. Namun, sistem ini memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu diantisipasi.

Kelebihan Perpetual Inventory System

Sejumlah kelebihan yang ditawrakan oleh PIS adalah sebagai berikut.

• Memberikan update real-time terkait penjualan.
• Mempermudah perkiraan pola perilaku konsumen dan perubahan musiman.
• Manajemen lebih dari satu lokasi secara daring.
• Membantu mempersiapkan laporan keuangan.
• Mengurangi kebutuhan penurunan jam kerja aktif ataupun penutupan toko untuk mendata stok.

Baca juga: Cara Efektif Mengelola Inventory: Panduan Praktis Pemilik Toko

Kekurangan Perpetual Inventory System

Tidak dipungkiri, PIS memiliki kekurangan dalam sistem pengerjaannya. Berikut beberapa kekurangannya:

• Dapat kehilangan data stok akurat akibat rusak, hilang, atau dicuri.
• Ada risiko tracking stok tidak tepat karena scanning error, kesalahan penempatan produk, malfungsi software, hingga masalah operatornya.
• Terdapat risiko data kena hack.
• Harganya mahal.
• Membutuhkan data stok fisik jika ingin lebih akurat.

Cara Menghitung Stok dengan Perpetual Inventory System

Untuk menghitung stok dengan PIS, Anda perlu menyiapkan sistem yang jelas. Maksudnya, tiap data stok perlu dimasukan ke dalam sistem untuk kemudian dirangkum.

Lebih lanjut, berikut langkah yang perlu diperhatikan agar perhitungan akurat.

1. Pencatatan Stok

Pertama, Anda harus melakukan pencatatan stok secara akurat dengan metode PIS. Berikut tahapannya.

• Pencatatan Barang Masuk: Mencatat informasi terkait barang yang masuk ke gudang, termasuk tanggal penerimaan, nomor faktur, nama supplier, jenis, jumlah, dan kondisi barang, serta harga per unit. Kemudian, simpan bukti penerimaan barang berupa surat jalan atau faktur sebagai dokumen pendukung.
• Pencatatan Barang Keluar: Mencatat informasi terkait barang yang keluar dari gudang, termasuk tanggal, tujuan, dan nomor dokumen pengiriman, jenis serta jumlah barang, hingga harga per unit. Lalu, simpan salinan dokumen pengiriman sebagai bukti.
• Pembaruan Saldo Stok: Setelah transaksi, perbarui saldo stok secara real-time dengan perangkat lunak agar saldo terjamin akurat dan up-to-date.
• Penyesuaian Periodik: Menyesuaikan saldo stok secara berkala agar dapat mengatasi perbedaan jumlah pada sistem dan di gudang.

2. Perhitungan Stok

Kemudian, gunakan rumus-rumus dasar tertentu untuk mendapat perhitungan stok yang diperlukan. Di antaranya, gunakan rumus-rumus berikut.

• Rumus Stok Akhir dalam Satu Periode: Stok Akhir = Stok Awal + Jumlah Barang Masuk - Jumlah Barang Keluar
• Rumus Rata-rata Stok dalam Satu Periode: Persediaan Rata-rata = (Stok Awal + Stok Akhir) / 2
• Rumus Banyaknya Pergantian Persediaan dalam Satu Periode: Pergantian Persediaan = (COGS (Cost of Goods Sold) / Persediaan Rata-rata) x Periode

Baca juga: Cara Menghitung HPP (Harga Pokok Penjualan): Rumus, Komponen, dan Contoh Lengkap

3. Pembuatan Jurnal Pencatatan Persediaan

Setelah melakukan perhitungan, lakukan pendataan untuk kemudian dimasukkan ke dalam jurnal pencatatan persediaan. Agar lebih mudah dipahami, ikuti contoh berikut.

Selama bulan Januari, perusahaan A melakukan jual beli dan penyediaan barang sebagai berikut.

• Stok Barang: Rp5.000.000
• Biaya Pengembalian Barang: Rp200.000
• Harga Penjualan: Rp630.000
• Harga Pokok Penjualan Retur: Rp600.000

Perbedaan Perpetual Inventory System dan Periodic Inventory System

Perpetual inventory system berbeda dengan periodic inventory system. Pada dasarnya, periodic inventory system adalah sistem perhitungan stok di lapangan secara terjadwal. Secara ringkas, perpetual vs periodic inventory system bisa dirangkum sebagai berikut.

• Ayat Jurnal Penutup (AJP): Perpetual tidak membutuhkannya, sedangkan periodic memerlukannya.
• Harga Pokok Penjualan (HPP): Perpetual menyediakannya secara lebih akurat dan aktual, sedangkan periodic memerlukannya hanya memberi data ini di tiap akhir periode akuntansi.
• Metode: Perpetual mengandalkan sistem komputer untuk melacak persediaan kapan saja, sedangkan periodic perlu memeriksa di lapangan setiap dilakukan stock opname.
• Akun: Perpetual butuh buku besar umum untuk mencatat pembelian dan memperbarui jumlah item, sedangkan periodic sudah dilakukan dengan stock opname di akhir periode akuntansi.
• Penggunaan: Perpetual memastikan catatan jumlah produk sesuai persediaan di gudang, sedangkan periodic lebih efektif menjadi penentu HPP dalam satu periode akuntansi.
• Harga: Perpetual lebih mahal karena kebutuhan teknologinya, sedangkan periodic lebih murah karena tidak banyak sistem yang diperlukan.
• Penyimpanan Catatan: Perpetual melakukan penyimpanan dan pencatatan real-time, sedangkan periodic hanya dilakukan secara berkala.

Pantau Inventory di esuite

Itulah penjelasan mengenai metode perpetual untuk memantau persediaan stok. Dengan teknologi PIS, pemantauan inventory menjadi lebih mudah.

Jika ingin memastikan nilai persediaan selalu akurat dan update secara real-time, Anda dapat menggunakan platform DMS (Distribution Management System) seperti esuite.

esuite mampu mengelola dan memantau kegiatan operasional secara real-time, termasuk penyetokan, distribusi, serta costing, dalam satu sistem.

Selain itu, esuite menawarkan berbagai macam layanan distribusi lainnya, termasuk manajemen stok. Caranya, cukup masuk ke modul Inventory dan pilih menu Stock. Kemudian, Anda dapat menambahkan stok produk beserta UoM, quantity, dan lokasinya dalam satu platform pemantauan.

Mudah, bukan? Langsung hubungi kami untuk mendapatkan penawaran dan nikmati kemudahan pengelolaan operasional bisnis dengan esuite dari eDOT!

Baca Juga: Gampang Banget! Ini Cara Kelola Warehouse di Sistem Inventory