Invoice Digital: Pengertian, Manfaat, & Cara Kerjanya

Pada masa kini, pembuatan invoice digital adalah salah satu layanan yang memudahkan proses operasional perusahaan. Dengan bantuan fitur ini, perusahaan dapat membuat, mengirimkan, dan mengelola data tagihan pelanggan secara lebih efisien.

Ingin tahu cara membuat invoice digital? Yuk, simak penjelasan mengenai invoice digital, manfaat, hingga cara kerjanya di bawah ini!

Apa Itu Invoice Digital?

Invoice digital adalah faktur yang menunjukkan transaksi atau tagihan secara daring. Jadi, invoice dibuat, dikirim, serta diterima secara digital tanpa kertas. Dengan invoice ini, jejak transaksi bisnis terintegrasi lebih baik serta fleksibel sehingga Anda dapat melaporkan keuangan secara otomatis dan akurat.

Menariknya, Anda bisa membuat invoice digital dengan format PDF, HTML, XML, atau dibuka di platform tertentu sesuai dengan kebutuhan.

Sebagai contoh, invoice digital dibuat oleh sebuah perusahaan melalui platform online. Kemudian, pelanggan bisa membayar tagihan yang dikirim secara digital via platform elektronik. Dengan demikian, alur transaksi lebih efisien.

Lebih lanjut, perusahaan juga bisa mengintegrasikannya dengan sistem manajemen keuangan pribadi. Jadi, proses pencatatan keuangan lebih aman, praktis, dan menyeluruh.

Manfaat Invoice Digital

Lantas, mengapa invoice online ini mulai banyak digunakan di berbagai perusahaan? Pada dasarnya, invoice modern seperti ini adalah mekanisme yang dianggap mempermudah proses administrasi keuangan. Lebih lanjut, berikut beragam manfaat invoice digital bagi bisnis.

Meningkatkan efisiensi distribusi faktur karena terintegrasi dengan sistem bisnis.
Mempercepat proses pembagian faktur serta penyimpanan datanya.
Manajemen faktur lebih mudah serta kesalahan berkurang.
Membuat bisnis memiliki jejak audit yang lengkap.
Dapat membuat serta mengakses datanya di mana saja dan kapan saja.
Mengurangi biaya administrasi keuangan.
Karena lebih tertata, pengelolaan tagihan yang baik membuat bisnis terlihat lebih profesional.
Mempermudah analisis data keuangan guna membuat strategi pengembangan bisnis terbaik.
Data keuangan lebih aman karena sistem dilengkapi proteksi tambahan.
Meningkatkan produktivitas karyawan.
Karena faktur keluar lebih cepat, pelanggan biasanya perlu bayar sesegera mungkin, sehingga arus kas makin lancar dalam waktu singkat.
Dengan mengurangi penggunaan faktur manual, dampak negatif terhadap lingkungan akan berkurang.
Jika bisnis menggunakan faktur digital dan manual, hal tersebut memungkinkan fleksibilitas bagi pelanggan yang paham teknologi ini maupun tidak.

Cara Kerja Invoice Digital

Dengan invoice ini, perusahaan dapat mengelola penagihan serta keuangan secara menyeluruh dan sistematis. Secara umum, cara kerja invoice digital dibagi menjadi pembuatan faktur masuk dan keluar, yaitu sebagai berikut.

1. Faktur Masuk

Pada dasarnya, faktur masuk merujuk pada invoice yang dibuat oleh pelanggan. Berikut cara kerjanya.

Pertama, pelanggan membuat invoice secara otomatis dalam sistem ketika akan melakukan pembayaran.
Setelah itu, faktur akan dikirimkan melalui operator ke pelanggan dengan data tagihan selengkapnya.
Kemudian, invoice akan divalidasi secara otomatis guna memastikan keakuratan dan kepatuhannya terhadap standar yang ditetapkan.
Lalu, invoice akan terkirim ke pelanggan.

2. Faktur Keluar

Sementara itu, faktur masuk mencakup invoice yang dibuat oleh sistem untuk dikirim ke perusahaan. Cara kerjanya adalah sebagai berikut.

Pertama, perusahaan akan menerima invoice secara otomatis dalam sistem akuntansinya.
Kemudian, sistem akan memproses dan mengintegrasi data faktur secara terorganisasi.
Setelah itu, kevalidan invoice ditinjau secara otomatis sebagai bagian dari verifikasi keakuratan dan kepatuhannya terhadap aturan yang ditetapkan.
Kalau tagihannya sudah dipastikan valid, invoice akan tercatat secara otomatis pada sistem keuangan perusahaan, sehingga siklus transaksi telah selesai.

Perbedaan Invoice Digital dan Invoice Manual

Sebelumnya, sudah sedikit disinggung bagaimana invoice digital berbeda dengan yang manual. Walaupun fungsi umumnya sama, keduanya menawarkan proses pembuatan hingga sistem pengelolaan pajak yang berbeda.

Untuk perbedaan kedua jenis invoice ini yang selengkapnya, perhatikan poin-poin berikut.

Pembuatan: Invoice online ini dibuat dengan aplikasi, sedangkan yang manual biasanya ditulis tangan atau diketik di kertas.
Efisiensi: Penggunaan faktur digital lebih efisien dan cepat karena otomatis. Sementara itu, faktur manual harus dibuat dan diberikan dalam bentuk fisik.
Kesalahan: Karena perhitungannya otomatis, invoice digital lebih akurat daripada yang dibuat dan dihitung secara manual.
Pengelolaan: Data invoice digital bisa dikelola dan dilacak secara otomatis, sedangkan faktur manual tidak.
Keamanan Penyimpanan Data: Data di invoice online tersimpan di sistem digital secara lebih aman, rapi, dan mudah diakses. Sementara itu, ada risiko kehilangan atau kerusakan data jika tersimpan dalam bentuk fisik atau file lokal yang tidak terintegrasi.
Biaya Operasional: Faktur digital lebih mengurangi biaya operasional karena tidak perlu menyiapkan modal untuk kertas, tinta, dan jasa distribusinya.
Pengelolaan Pajak: Karena banyak yang sudah terintegrasi dengan sistem pajak secara otomatis, invoice online ini mempermudah pelaporan pajak dibandingkan yang manual.

Cara Membuat Invoice Digital dengan esuite

Untuk membuat dan mengelola invoice digital secara mudah, Anda bisa memanfaatkan esuite dari eDOT. esuite adalah platform Distribution Management System terintegrasi yang mampu membantu bisnis membuat kegiatan operasional lebih efisien dan mendukung pertumbuhan berkelanjutan.

Dengan esuite, Anda dapat lebih mudah melakukan penerbitan dan pengelolaan invoice digital yang otomatis terintegrasi dengan Sales Order. Di dalamnya, terdapat pengaturan detail pembayaran serta konfirmasi statusnya yang memastikan penagihan akurat dan terorganisasi dengan baik.

Secara singkat, berikut cara membuat invoice digital dengan esuite.

Masuk ke detail “Sales Order” yang telah dibuat.
Klik “More Action” dan pilih “Creative Invoice”.
Isi data di form invoice, seperti Journal, Due Date, Payment Method, dan Payment Terms.
Kalau sudah terisi lengkap, klik “Submit” untuk menyimpan invoice dan kemudian “Confirm” guna melanjutkan statusnya.
Klik “Register Payment” dan isi form registrasi pembayaran, termasuk data Journal, Payment Method, dan Payment Date.
Setelah semuanya selesai, klik “Submit” dan kemudian “Confirm Payment” untuk menyelesaikan invoice.

Selain itu, esuite menawarkan berbagai macam layanan lainnya, termasuk pengaturan lokasi gudang, penjadwalan shift serta hari libur, pembuatan bill, quotation, pengelolaan sales order, penentuan job position, hingga banyak kegiatan operasional lainnya.

Dengan memanfaatkan seluruh fitur di esuite, segala kegiatan operasional perusahaan akan terintegrasi secara otomatis, praktis, dan terorganisasi.

Jadi, apakah Anda tertarik untuk merasakan kemudahan-kemudahan tersebut? Jika iya, Anda bisa coba demo gratis esuite terlebih dahulu untuk membuktikan langsung kegunaannya bagi pelaksanaan operasional bisnis Anda. Selamat mencoba!