Apa Itu Order Management System? Ini Pengertian dan Fiturnya

Di tengah pesatnya perkembangan bisnis di Indonesia, Order Management System menjadi solusi penting untuk mengelola pesanan secara lebih rapi dan efisien. Sistem ini membantu pelaku usaha, baik skala kecil maupun ritel untuk mengatasi tantangan, seperti pengecekan stok, proses pesanan, hingga pengiriman agar berjalan lebih terkontrol.

Dengan pengelolaan yang tepat, operasional bisnis menjadi lebih efisien sekaligus meningkatkan kepercayaan dan pengalaman pelanggan. Untuk memahami lebih jelas pengertian serta fitur yang ditawarkan, simak pembahasan lengkapnya dalam artikel ini.

Apa Itu Order Management System?

Order Management System (OMS) adalah sistem yang digunakan perusahaan untuk mengelola seluruh proses pesanan pelanggan secara terpusat. Mulai dari pemesanan, pengecekan stok, dan pembayaran, hingga pemenuhan, pengiriman, pelacakan, serta layanan purna jual, semuanya dipantau dalam satu alur yang saling terhubung.

Dengan Order Management SystemSoftware, proses order menjadi lebih rapi dan otomatis sehingga risiko kesalahan bisa ditekan, waktu pengiriman lebih cepat, dan status pesanan dapat dipantau secara real-time. Hasilnya, operasional bisnis berjalan lebih efisien dan pengalaman pelanggan pun ikut meningkat.

Mengapa Order Management System Penting?

Order Management System (OMS) berperan penting dalam membantu bisnis mengelola pesanan secara menyeluruh, dari awal hingga barang sampai ke tangan pelanggan. Dengan sistem ini, proses bisnis jadi lebih rapi, cepat, dan mudah dikontrol. Berikut alasan mengapa OMS penting untuk bisnis:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

OMS membantu mengotomatisasi berbagai proses, seperti pengelolaan stok, pemrosesan pesanan, hingga pengiriman. Alur kerja jadi lebih singkat, risiko kesalahan manual berkurang, dan operasional berjalan lebih efisien.

2. Mempermudah Manajemen Persediaan

Dengan visibilitas stok secara real-time, OMS memudahkan bisnis mengetahui ketersediaan produk. Hal ini membantu menghindari stok kosong atau penumpukan barang yang tidak diperlukan.

3. Meningkatkan Pengalaman Pelanggan

Proses pemesanan yang lebih cepat, informasi status pesanan yang jelas, serta pengiriman yang lebih andal membuat pelanggan merasa lebih nyaman dan percaya pada layanan bisnis Anda.

4. Mengelola Banyak Kanal Penjualan dalam Satu Sistem

OMS dapat terhubung dengan berbagai kanal penjualan, seperti toko online, marketplace, hingga toko fisik. Semua pesanan dari berbagai sumber bisa dikelola dalam satu sistem terpusat.

5. Mendukung Analisis dan Pengambilan Keputusan

OMS menyediakan data terkait pola pesanan, perilaku pelanggan, dan performa produk. Informasi ini membantu bisnis menyusun strategi penjualan dan pemasaran dengan lebih tepat.

6. Lebih Responsif terhadap Permintaan Pasar

Dengan gambaran stok dan pesanan yang jelas, bisnis bisa lebih cepat menyesuaikan strategi saat terjadi perubahan permintaan pelanggan maupun pasar.

7. Mengoptimalkan Proses Pengiriman

OMS membantu mengatur pengiriman secara lebih efisien, mulai dari pemilihan layanan hingga pelacakan status pengiriman sehingga proses distribusi berjalan lebih lancar.

8. Meningkatkan Keterlibatan Pelanggan

Melalui notifikasi dan pembaruan pesanan secara berkala, OMS membantu bisnis tetap terhubung dengan pelanggan dan membangun hubungan jangka panjang.

Fitur Order Management System

Order Management System (OMS) dilengkapi berbagai fitur yang saling terhubung untuk mengelola seluruh proses pemesanan secara efisien. Berikut fitur utamanya dengan penjelasan singkat:

Order collection dan entry: Menerima pesanan dari berbagai kanal penjualan dan memvalidasi data secara otomatis agar tetap rapi dan akurat.
Order promising: Menyajikan estimasi waktu pengiriman atau pengambilan berdasarkan ketersediaan stok dan kondisi rantai pasok.
Integrasi akuntansi: Mengalirkan data pesanan langsung ke sistem keuangan sehingga pencatatan dan pelaporan jadi lebih praktis.
Database pelanggan: Menyimpan data kontak dan riwayat transaksi untuk mendukung layanan yang lebih personal.
Manajemen inventaris: Menyediakan informasi stok secara real-time sekaligus mengatur proses pengemasan dan pengiriman.
Integrasi kanal penjualan: Menggabungkan data dari seluruh titik penjualan, termasuk transaksi lintas negara dan mata uang, dalam satu sistem.
Dukungan penjualan dan retur: Mempermudah proses retur dan penukaran barang dengan informasi produk yang selalu terbarui.

Kelola Sales Order dengan ework

Bagi distributor dengan tim sales lapangan, mengelola sales order sering kali menjadi tantangan tersendiri. Pesanan datang dari sales yang tersebar di berbagai wilayah, masih dicatat manual lewat WhatsApp atau telepon sehingga rawan salah input dan sulit dilacak.

Di sisi lain, sales kerap tidak memiliki visibilitas stok secara real-time saat kunjungan ke customer. Kondisi ini membuat monitoring performa sales, efektivitas rute kunjungan, hingga progres pesanan menjadi kurang optimal.

Di sinilah ework dari eDOT hadir sebagai solusi. Perlu dipahami bahwa pengelolaan order tidak hanya bisa dilakukan melalui OMS, tetapi juga melalui Sales Force Automation (SFA). ework merupakan SFA dengan fitur yang lengkap, salah satunya order management, sehingga seluruh proses sales order dapat dikelola dalam satu sistem terintegrasi.

Proses pengambilan order di ework dilakukan dengan langkah sederhana sebagai berikut:

Pilih produk yang akan dipesan.
Tentukan jumlah produk sesuai kebutuhan.
Tambahkan produk ke keranjang.
Periksa kembali detail pesanan.
Simpan pesanan agar tercatat secara akurat dan efisien.

Untuk melacak pembayaran dan status pesanan, ework menyediakan alur berikut:

Pilih menu pelacakan pembayaran di halaman utama untuk melihat status pembayaran pesanan.
Pilih salah satu toko untuk mengecek detail pembayaran.
Masuk ke menu pelacakan order untuk memantau status pesanan.
Klik toko pada daftar pesanan untuk melihat informasi pesanan secara lebih rinci.

ework juga dilengkapi manajemen stok terintegrasi sehingga setiap pesanan yang masuk sudah disesuaikan dengan ketersediaan stok dan dapat dipastikan siap dipenuhi. Tidak hanya fokus pada internal, ework juga memungkinkan perusahaan memonitor aktivitas kompetitor, membantu tim sales menyusun strategi yang lebih tepat saat berada di lapangan.

Dengan fitur SFA yang komprehensif, mulai dari pelacakan tim sales, pengelolaan sales order, monitoring pembayaran, manajemen stok, hingga analisis performa ework membantu proses penjualan menjadi lebih rapi, transparan, dan efisien.

Saatnya beralih dari cara manual dan optimalkan kinerja tim sales Anda. Hubungi kami sekarang untuk mendapatkan solusi pengelolaan sales order yang lebih efektif dan terintegrasi!