Pernahkah Anda kebingungan melacak pesanan pelanggan yang masuk dari berbagai platform? Dalam bisnis, satu detail yang terlewat bisa menghambat pengiriman dan merusak kepercayaan pembeli.
Di sinilah sales order berperan penting sebagai dokumen utama untuk mencatat dan mengatur setiap transaksi. Simak penjelasan manfaat dan perbedaan sales order dari dokumen lainnya seperti invoice dan purchase order agar proses penjualan tetap akurat dan mudah dipantau.
Apa Itu Sales Order?
Sales order adalah dokumen resmi yang dibuat penjual untuk mengonfirmasi pesanan pembeli setelah penawaran disetujui. Dokumen ini berisi detail produk atau layanan, jumlah, harga, metode pengiriman, dan tanggal pengiriman.
Perusahaan menggunakan sales order sebagai acuan internal untuk memproses pesanan hingga barang atau jasa diterima pelanggan.
Proses Sales Order
Dalam menyusun alur sales order, penting juga memahami perjalanan pelanggan atau customer journey sejak awal tertarik hingga transaksi selesai.
Memetakan langkah ini membantu bisnis meningkatkan pengalaman pelanggan dan menjaga kualitas layanan secara konsisten. Berikut ini alur prosesnya:
- Permintaan awal: Pelanggan mengajukan permintaan penawaran atau mengirim purchase order (PO).
- Negosiasi: Pelanggan meninjau penawaran dan melakukan negosiasi bila diperlukan.
- Kesepakatan: Setelah syarat disetujui, pelanggan mengirim kembali purchase order sesuai kesepakatan.
- Pembuatan sales order: Tim penjualan membuat sales order berdasarkan PO tersebut.
- Konfirmasi: Pengiriman dokumen sales order kepada pelanggan untuk memastikan detail pesanan benar.
- Persiapan pengiriman: perakitan atau persiapan barang sesuai pesanan.
- Pengiriman: Produk atau layanan dikirim ke alamat pelanggan.
- Penerbitan faktur: Tim keuangan membuat dan mengirim invoice sesuai data pada sales order.
- Pembayaran: Pelanggan melunasi tagihan sesuai jadwal yang disetujui.
Baca juga: Sales Dashboard: Fungsi, Komponen, Cara Kerja, dan Contohnya
Manfaat Sales Order
Selain menambah dokumen, sales order yang tepat juga dapat membantu bisnis bekerja lebih cepat dan teratur. Berikut beberapa manfaat utama yang bisa Anda rasakan:
1. Mengurangi Risiko Kesalahan
Sales order disiapkan sebelum barang dirakit atau layanan diberikan. Dokumen ini memudahkan pengecekan detail pesanan agar sesuai dengan purchase order dan quotation.
Penjual dan pembeli sama-sama dapat meninjau ulang dokumen untuk memastikan ketepatan informasi. Dukungan software atau aplikasi CRM juga berguna agar data tersimpan aman dan kesalahan terdeteksi lebih awal.
2. Mempermudah Pelacakan Inventaris
Dengan sales order, tim gudang dapat mengetahui pesanan mana yang harus terpenuhi, mencegah pemesanan ganda, dan mengalokasikan stok untuk pelanggan tertentu.
Data persediaan yang akurat membantu mengoptimalkan pengadaan barang dan menjaga kepercayaan pelanggan karena pesanan dipenuhi tepat waktu.
3. Menjaga Kerapian Dokumen dan Akuntansi
Nomor pesanan pada quotation, purchase order, sales order, dan invoice dapat dicocokkan dengan mudah.
Hal ini memudahkan bagian keuangan menyiapkan faktur, menyesuaikan harga pokok penjualan, dan mencatat stok secara akurat. Proses yang rapi mempermudah audit dan mendukung keputusan bisnis berbasis data.
Baca juga: Mengenal Sistem Point of Sales, Ini Fungsi dan Keuntungannya
Perbedaan Sales Order, Invoice, dan Purchase Order
Dalam proses transaksi, tiga dokumen penting yang sering digunakan adalah purchase order (PO), sales order (SO), dan invoice. Masing-masing memiliki peran dan waktu penerbitan berbeda.
Purchase order (PO) diterbitkan oleh pembeli sebagai permintaan resmi barang atau jasa. Dokumen ini berisi detail seperti jumlah produk, harga, dan metode pembayaran. PO menjadi dasar kontrak antara pembeli dan penjual.
Setelah menerima PO, penjual membuat sales order untuk mengonfirmasi bahwa pesanan diterima dan akan diproses. Kemudian, penjual menyiapkan sales order dan memberikannya kepada pembeli untuk memastikan seluruh rincian sesuai permintaan.
Jadi, perbedaan utama sales order dan purchase order terlihat dari fungsinya. PO berfungsi untuk memesan produk dan dibuat oleh pembeli, sedangkan SO merupakan bukti konfirmasi dari penjual sebagai tanda persetujuan penjualan.
Di sisi lain, invoice atau faktur merupakan dokumen yang berisi rincian transaksi, seperti jumlah tagihan dan tenggat pembayaran. Invoice dikirim ke pembeli sebagai dasar penagihan, termasuk invoice penjualan dan faktur pajak.
Contoh Sales Order
Format sales order dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, tetapi beberapa elemen penting sebaiknya selalu ada agar dokumen jelas dan lengkap. Umumnya, sales order mencantumkan:
- Nama dan informasi kontak perusahaan.
- Nama dan kontak pelanggan.
- Nomor pelanggan atau referensi PO (purchase order).
- Detail penagihan pelanggan.
- Data pengiriman barang atau layanan.
- Rincian produk atau jasa, termasuk jumlah dan deskripsi.
- Harga sebelum pajak.
- Total harga sebelum pajak.
- PPN (Pajak Pertambahan Nilai) dan pajak lainnya (jika berlaku).
- Jumlah setoran yang sudah dibayarkan (jika ada).
- Sisa tagihan yang harus dibayar.
- Syarat dan ketentuan penjualan.
- Tanda tangan perwakilan perusahaan dan pelanggan.
Perlu diketahui bahwa di beberapa negara, invoice pajak perlu dibuat terpisah dari sales order. Hal ini ditentukan sesuai dengan aturan perpajakan di masing-masing negara.
Sebagai ilustrasi, perusahaan distribusi mainan dapat membuat sales order untuk 120 unit boneka mainan, 100 unit lego, dan 70 gantungan kunci. Berikut bentuknya:
Pantau Kinerja Sales dengan ework
Mengelola proses sales order secara manual bisa menyita waktu dan menimbulkan banyak kesalahan. ework dari eDOT hadir sebagai solusi cerdas untuk mempermudah setiap tahap, mulai dari pembuatan hingga pemantauan sales order.
Sebagai Sales Force Automation (SFA), ework dapat membantu Anda:
- Memetakan dan melacak lokasi tim sales secara real-time sehingga pemrosesan sales order lebih efisien.
- Mengelola database pelanggan agar detail pesanan dan penawaran lebih personal.
- Menjadwalkan kunjungan follow-up untuk memastikan pesanan berjalan sesuai rencana.
- Mengintegrasikan Chat-Commerce guna komunikasi langsung dengan pelanggan terkait status sales order.
- Menyediakan laporan dan analisis kinerja penjualan yang akurat kapan saja.
Dengan ework, pemantauan sales order menjadi praktis dan efisien. Hubungi kami dan dapatkan penawaran untuk penggunaan ework yang dapat mendukung performa tim sales Anda secara maksimal!
Baca juga: Sales Development Representative: Tugas & Keterampilannya
