Sales Tracking System: Panduan Lengkap Cara Kerja dan Contohnya

Sales tracking system adalah sistem digital yang membantu bisnis memantau dan mengelola aktivitas penjualan secara efisien.

Dengan alat ini, perusahaan dapat merancang strategi penjualan yang lebih terarah, memahami perilaku pelanggan, dan meningkatkan kinerja tim secara keseluruhan.

Dikenal juga sebagai sales performance tracker, sistem ini memungkinkan pelacakan data penjualan secara real-time, mempermudah analisis pipeline, dan mendukung kolaborasi tim dengan lebih baik.

Jika anda ingin menyusun strategi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan serta strategi penjualan berbasis data yang lebih efektif, memahami fungsi dan manfaat dari sales tracking system bisa menjadi langkah awal yang tepat.

Temukan dan pelajari penjelasan selengkapnya dalam artikel ini.

Apa itu Sales Tracking System?

Sales tracking system adalah sebuah sistem yang terdiri dari aplikasi digital yang digunakan untuk memberikan kemudahan seluruh kegiatan sales. 

Aplikasi ini memungkinkan otomatisasi beberapa tugas yang lebih cepat jika dilakukan secara digital. Penggunaan sistem ini membantu meningkatkan produktivitas perusahaan secara keseluruhan.  

Sistem ini tidak hanya sebatas digunakan oleh tim sales saja. Tim data analyst, marketing, dan manajemen menggunakannya pula untuk melihat data penjualan serta menyusun strategi penjualan. 

Tim warehouse atau gudang juga menggunakan aplikasi ini untuk mencatat inventarisasi barang. 

Baca juga: 9 Cara Efektif Mengelola Inventory Toko untuk Bisnis Ritel

Manfaat Menggunakan Sales Tracking System 

Seperti yang telah dijelaskan di atas, sales tracking system berguna untuk memantau keseluruhan proses penjualan dari awal sampai akhir dan menghasilkan data untuk menyusun strategi meningkatkan penjualan. Untuk lebih jelasnya, perhatikan uraian berikut ini. 

1. Mudah untuk Mengumpulkan Data Penjualan 

Jika perusahaan Anda menggunakan sistem ini, maka seluruh data aktivitas penjualan akan tercatat secara otomatis. 

Hal ini dapat memudahkan kerja tim data analyst dalam melakukan visualisasi data dan mempersingkat kerja tim sales dalam mencatat setiap penjualan. Kemudahan dan kecepatan ini membantu meningkatkan produktivitas perusahaan. 

2. Meningkatkan Produktivitas Divisi Sales 

Data yang sudah diolah oleh tim data analyst bisa digunakan untuk menyusun strategi penjualan. 

Anda bisa melihat produk mana yang sedang perform bagus atau kurang bagus. Anda juga bisa melihat apakah target pasar suatu produk sudah tepat. Nantinya, semua keputusan yang diambil berdasarkan data ini akan membantu meningkatkan penjualan. 

Baca juga: 7 Strategi Efektif Meningkatkan Produktivitas Sales

3. Mudah untuk Memantau Performa Penjualan 

Data yang dihasilkan oleh sistem ini adalah real time. Anda bisa memantau performa penjualan kapan saja Anda mau. 

Anda juga bisa memantau apakah produk-produk Anda diterima dengan baik oleh target pasar. Hal ini sangat penting mengingat Anda juga harus menyusun strategi pemenuhan kepuasan pelanggan. 

4. Menghemat Biaya Operasional 

Sales tracking system juga memungkinkan Anda untuk melihat apakah ada yang bisa dihemat dalam semua kegiatan perusahaan. 

Dengan begitu, Anda bisa membuat keputusan penghematan berdasarkan data real time yang akurat. 

Cara Kerja Sales Tracking System

Sales Tracking System bekerja sebagai “mata dan telinga” digital bagi tim penjualan. Sistem ini mengumpulkan dan merekam setiap interaksi atau aktivitas penjualan, mulai dari prospek pertama kali dihubungi hingga transaksi selesai

1. Pencatatan Data Prospek dan Pelanggan

Proses dimulai saat tim sales mendapatkan prospek baru atau data pelanggan. Informasi seperti nama, kontak, riwayat pembelian, dan preferensi produk dimasukkan ke dalam database. Data ini bisa diinput secara manual atau otomatis dari sumber seperti formulir online, CRM, atau integrasi sistem e-commerce.

2. Pengelompokan dan Kategorisasi Prospek

Prospek yang masuk biasanya dikategorikan berdasarkan tingkat ketertarikan (hot, warm, cold) atau tahap dalam sales funnel.

Kategorisasi ini membantu tim sales menentukan prioritas follow-up dan strategi komunikasi yang tepat.

3. Pencatatan Aktivitas Penjualan secara Real-Time

Setiap interaksi seperti panggilan telepon, pengiriman email, pertemuan, presentasi, hingga demo produk, dicatat secara otomatis oleh sistem. Sistem ini memastikan bahwa semua aktivitas terdokumentasi, sehingga tidak ada prospek yang terlewat.

4. Pemantauan Progres di Pipeline Penjualan

Sales Tracking System biasanya memiliki visualisasi sales pipeline yang menampilkan posisi tiap prospek di tahap penjualan (misalnya: prospek → negosiasi → closing). Fitur ini memudahkan manajer atau tim sales untuk melihat kemajuan secara sekilas.

5. Analisis dan Pelaporan Kinerja

Data yang terkumpul akan diproses untuk menghasilkan laporan kinerja, seperti jumlah prospek baru, tingkat konversi, nilai rata-rata transaksi, atau produk terlaris. Laporan ini membantu mengidentifikasi strategi yang berhasil dan area yang perlu ditingkatkan.

6. Notifikasi dan Pengingat Follow-Up

Sistem biasanya dilengkapi fitur reminder otomatis untuk menindaklanjuti prospek atau pelanggan tertentu. Hal ini memastikan tim sales tidak melewatkan kesempatan penjualan karena lupa melakukan follow-up.

7. Integrasi dengan Sistem Lain

Banyak Sales Tracking System terhubung dengan CRM, email marketing, atau aplikasi manajemen proyek untuk menyatukan alur kerja. Integrasi ini bertujuan untuk mempercepat proses, mengurangi duplikasi data, dan meningkatkan akurasi laporan.

Baca Juga: Sales Management: Fungsi, Aspek, Proses, Teknologi dan Strategi Tepatnya!

Fitur atau Komponen pada Sales Tracking System

Sebuah Sales Tracking System yang efektif biasanya memiliki sejumlah fitur penting yang membantu tim sales bekerja lebih efisien, antara lain:

• Database Pelanggan Terpusat: Ini bertujuan untuk menyimpan semua informasi pelanggan dalam satu tempat yang mudah diakses oleh tim penjualan.

• Pipeline Management: Fitur ini berguna dalam memvisualisasikan tahapan penjualan, mulai dari prospek awal hingga penutupan transaksi, sehingga memudahkan pemantauan progres.

• Activity Tracking: Mencatat setiap interaksi dengan prospek atau pelanggan, seperti panggilan, email, atau pertemuan.

• Analytics dan Reporting: Fitur wajib dalam sales tracking system adalah laporan kinerja penjualan secara real-time, lengkap dengan grafik dan metrik penting seperti conversion rate atau average deal size.

• Integrasi dengan Tools Lain: Kebanyakan sales tracking system dapat terhubung dengan CRM, email marketing, atau sistem pembayaran untuk memudahkan alur kerja.

• Notifikasi dan Reminder Otomatis: Fitur ini bertujuan untuk mengingatkan tim sales tentang follow-up atau tenggat waktu tertentu agar tidak ada prospek yang terlewat.

Baca Juga: Sales Taking Order: Pengertian, Cara Kerja, dan Strategi untuk Bisnis

Contoh Penerapan Sales Tracking System pada Bisnis

Bayangkan sebuah perusahaan distribusi minuman yang memiliki tim sales lapangan. Dengan Sales Tracking System, setiap anggota tim bisa mencatat pesanan dari pelanggan langsung melalui aplikasi di ponsel mereka.

Misalnya, saat mengunjungi toko, sales mencatat jumlah pesanan, jenis produk, dan waktu pengiriman. Data ini otomatis tersinkronisasi ke kantor pusat, sehingga tim administrasi dan gudang bisa segera memprosesnya. 

Contoh lain, pada bisnis e-commerce, Sales Tracking System bisa membantu melacak perilaku pembelian pelanggan, mengidentifikasi produk yang paling laris, hingga memprediksi tren penjualan di masa mendatang.

Selain itu, manajer penjualan dapat melihat laporan harian tentang jumlah pesanan, wilayah yang paling aktif, dan performa tiap sales. Dengan data tersebut, manajer bisa menentukan strategi promosi di wilayah tertentu, mengatur rute kunjungan sales lebih efisien, atau memberi bonus berdasarkan kinerja.

Baca Juga: Apa itu Sales Force Automation? Ini Cara Kerja dan Contoh Penerapannya!

Tips-tips Menggunakan Sales Tracking System untuk Meningkatkan Penjualan 

Sistem aplikasi ini memang sangat powerful. Maka dari itu, Anda harus mempelajarinya agar potensi besar sistem ini bisa sepenuhnya dirasakan. 

Berikut ini tips-tips menggunakan sales tracking system secara baik dan benar untuk meningkatkan penjualan perusahaan. 

1. Kenali Jenis Produk Apa yang Berperforma Baik dan Buruk

Pada dashboard sales tracking system, Anda bisa melihat semua performa penjualan produk-produk perusahaan. 

Di sini Anda bisa mengenali produk-produk mana saja yang kurang bagus penjualannya. Anda bisa mengambil keputusan dengan melihat data-data relevan yang telah disediakan oleh aplikasi ini.  

2. Perhatikan Apakah Produk Sudah Menyasar Target Pasar atau Belum 

Anda juga bisa melihat apakah produk Anda sudah tepat sasaran atau belum. Jika ternyata produk Anda tidak tepat sasaran, diskusikan lagi strategi penjualan bersama tim marketing. 

Manfaatkan pula semua data yang relevan untuk memperbaiki branding produk tersebut. Anda juga bisa menggunakan data dari aplikasi ini untuk membuat konten digital sebagai promosi. 

Baca juga: Sales Dashboard - Solusi Efektif Analisis dan Pemantauan Data

3. Lakukan Evaluasi Lama Waktu Penjualan 

Aplikasi ini juga berguna dalam memantau durasi penjualan. Anda bisa melihat di bagian mana saja penjualan menjadi terhambat. 

Cek arus keluar masuk barang di gudang dan cek pula arus distribusi barang dari perusahaan sampai dengan pembeli. Jika masalah sudah teridentifikasi, maka Anda bisa melakukan perbaikan. 

4. Buat Strategi Penjualan Baru Berdasarkan Data yang Ada 

Seperti yang telah disebutkan di atas, semua data relevan yang ditampilkan oleh aplikasi ini bisa Anda gunakan untuk menyusun strategi meningkatkan penjualan yang baru. 

Perhatikan tingkat kepuasan konsumen terhadap suatu produk. Memperhatikan feedback dari konsumen ini penting untuk membuat konsumen Anda tidak beralih ke kompetitor perusahaan Anda.

Aplikasi Sales Tracking 

Salah satu aplikasi sales tracking yang patut dipertimbangkan adalah ework dari eDOT. Aplikasi ini dikembangkan oleh PT Elektronik Distribusi Otomatisasi Terkemuka (eDOT) berdasarkan pengalaman lebih dari 10 tahun di industri distribusi FMCG

ework juga dilengkapi dengan sistem Otomasi Angkatan Penjualan (Sales Force Automation/SFA) yang berfungsi untuk mengotomatisasi berbagai tugas penjualan, termasuk manajemen kontak pelanggan, manajemen inventaris, dan pemrosesan pesanan.

Sistem ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional serta produktivitas tim penjualan. Selain itu, Ework menawarkan fitur sistem pelacakan penjualan yang memungkinkan perusahaan untuk:

1. Mengumpulkan data penjualan dengan mudah dan otomatis.
2. Meningkatkan produktivitas divisi sales dengan analisis data yang akurat.
3. Memantau performa penjualan secara real-time.
4. Menghemat biaya operasional melalui optimalisasi proses penjualan.

Dengan memanfaatkan ework, perusahaan memiliki kemampuan untuk menganalisis data penjualan guna mengidentifikasi produk yang berkinerja baik maupun buruk, serta untuk menilai apakah strategi pemasaran telah menargetkan pasar yang tepat. Pendekatan ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat dalam upaya meningkatkan efektivitas penjualan secara keseluruhan.

Itulah tadi pengertian Sales Tracking System beserta beragam manfaat dan tips-tips menggunakannya secara maksimal. 

Aplikasi ini bisa membantu Anda menyusun strategi penjualan dengan lebih mudah. Sifatnya yang sangat menyeluruh juga bisa membantu meningkatkan produktivitas tim sales. 

Bagi Anda yang sedang mencari sebuah sistem yang mempermudah untuk melakukan seluruh kegiatan sales, ework bisa menjadi pilihan yang tepat. 

ework dikembangkan oleh PT Elektronik Distribusi Otomatisasi (eDOT) yang sudah berpengalaman lebih dari 10 tahun di sektor distribusi FMCG. 

ework adalah sebuah aplikasi sales force automation (SFA) yang membantu perusahaan untuk menjawab tantangan industri. 

ework mengotomatisasi berbagai tugas administrasi dan menyediakan dashboard secara real time untuk memantau seluruh aktivitas sales Anda. 

ework juga dilengkapi dengan fitur Chat-Commerce yang semakin memudahkan Anda memantau pergerakan sales perusahaan. Fitur ini hanya ditemui di ework tidak ditemukan pada aplikasi lainnya. 

Cobalah demo gratis untuk melihat berbagai kelebihannya dan segera hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.

FAQ Seputar Sales Tracking System

1. Apa itu Sales Tracking System?
Sistem digital untuk merekam, memantau, dan menganalisis aktivitas penjualan secara real-time.

2. Bagaimana cara kerja Sales Tracking System?
Mengumpulkan data prospek, mencatat interaksi, memantau progres penjualan, dan membuat laporan otomatis.

3. Apa saja fitur Sales Tracking System?
Pencatatan prospek, pelacakan aktivitas, sales pipeline, laporan kinerja, pengingat follow-up, dan integrasi CRM.

4. Perbedaan Sales Tracking System dengan CRM?
CRM mengelola hubungan pelanggan secara luas, sales tracking fokus pada pemantauan proses penjualan.

5. Bagaimana Sales Tracking System membantu meningkatkan penjualan?
Memberi data real-time, memprioritaskan prospek potensial, dan mengoptimalkan strategi follow-up.

6. Tips memilih Sales Tracking System yang tepat?

Pilih yang mudah digunakan, terintegrasi, sesuai kebutuhan, dan lakukan uji coba dulu.