Pentingnya SOP Absensi Karyawan dan Cara Membuatnya, Simak!

SOP absensi karyawan menjadi salah satu kebijakan penting di setiap perusahaan. Sistem ini dirancang untuk menertibkan, merapikan, dan memudahkan pengelolaan kehadiran karyawan.

Dengan SOP yang jelas dan runut, karyawan lebih mudah memahami peraturan perusahaan sehingga produktivitas pun bisa meningkat.

Lalu, bagaimana cara membuat SOP absensi karyawan yang efektif dan seperti apa contohnya? Berikut penjelasan lengkapnya agar Anda dapat lebih memahami setiap langkahnya.

Tujuan Menerapkan Sop Absensi Karyawan

Tujuan penerapan SOP absensi karyawan adalah untuk membangun kedisiplinan dalam kehadiran sekaligus memudahkan HR memantau apakah karyawan hadir tepat waktu dan teratur.

SOP ini juga memastikan perusahaan memiliki jumlah karyawan yang memadai, menjaga moral kerja tetap positif, dan memenuhi standar produktivitas yang diharapkan.

SOP (Standard Operating Procedure) sendiri merupakan pedoman resmi yang mengatur proses kerja agar perusahaan berjalan tertib dan menghasilkan output sesuai harapan.

Khusus untuk absensi, SOP mengatur tata cara kedatangan dan kepulangan karyawan, termasuk metode, alat digunakan, serta ketentuan lain yang terkait.

Elemen Sop Absensi Karyawan

Agar SOP absensi karyawan berjalan efektif, perusahaan perlu memahami elemen-elemen penting yang harus ada.

Elemen-elemen ini membantu memastikan proses absensi jelas, teratur, dan mudah dipatuhi oleh semua karyawan. Berikut beberapa elemen penting dalam SOP absensi karyawan:

1. Absensi

Hal utama dalam SOP kehadiran karyawan adalah absensi. Perusahaan dapat menetapkan aturan bahwa karyawan yang tidak masuk kerja atau menolak bekerja sesuai kebijakan yang berlaku, akan dianggap tidak hadir.

2. Keterlambatan

Dalam SOP kehadiran karyawan, aturan mengenai keterlambatan perlu disebutkan dengan jelas agar tidak menimbulkan salah persepsi saat diterapkan. Hal ini penting, terutama bagi perusahaan yang menerapkan kedisiplinan ketat.

Contoh kebijakan keterlambatan antara lain:

Keterlambatan dihitung sesuai jam kerja yang telah ditetapkan berdasarkan job description dan wilayah kerja.
Tidak melakukan presensi pada jam yang telah ditentukan.
Mengambil waktu istirahat lebih lama tanpa persetujuan atasan.
Setiap keterlambatan dapat dikenakan pemotongan sesuai kebijakan perusahaan.
Terlambat lebih dari satu jam dianggap tidak hadir dan perusahaan berhak mengganti karyawan tersebut pada shift kerja tersebut.

3. Clock In dan Clock Out

Dalam SOP absensi karyawan, penting untuk mencantumkan aturan mengenai jam masuk (clock in) dan jam pulang (clock out). Karyawan wajib mencatat jam kerja mereka sesuai ketentuan yang berlaku.

Proses absensi dapat dilakukan melalui aplikasi online yang disediakan perusahaan atau menggunakan mesin fingerprint.

Selain itu, jam kerja setiap shift juga harus diatur secara jelas, misalnya shift 1 pukul 07.00–13.00 dan shift 2 pukul 13.00–19.00. Dengan aturan yang tertulis jelas, karyawan akan lebih mudah memahaminya.

4. Konfirmasi Kehadiran

Meskipun kehadiran karyawan sangat penting, perusahaan tetap perlu memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mengambil cuti, izin sakit, atau izin keterlambatan.

Dalam SOP, harus dicantumkan bahwa setiap karyawan yang ingin izin wajib melapor dan mendapat konfirmasi dari atasan atau supervisor.

Alasan izin juga harus disampaikan dengan sebenar-benarnya serta dilengkapi dokumen pendukung, seperti surat permohonan cuti atau surat dokter untuk izin sakit.

5. Proses Disiplin Progresif

SOP kehadiran juga perlu memuat aturan disiplin bagi karyawan yang melanggar. Proses disiplin ini biasanya bertahap, mulai dari teguran langsung hingga pemberian surat peringatan (SP).

Misalnya, keterlambatan lebih dari satu jam pertama kali akan mendapat teguran, jika terulang kembali dapat diberikan SP 1 atau SP 2, dan jika terus berlanjut bisa berujung pada SP 3 yang berarti pemutusan hubungan kerja.

Selain itu, supervisor wajib memantau kehadiran karyawan secara rutin dan menangani masalah absensi dengan tepat waktu serta konsisten.

Jika ada karyawan dengan catatan absensi buruk, supervisor harus memberikan teguran sesuai dengan kebijakan disiplin progresif yang berlaku di perusahaan.

Cara Membuat Sop Absensi Karyawan

Pembuatan contoh SOP absensi karyawan harus mengacu pada peraturan jam kerja di Indonesia, sesuai UU Ketenagakerjaan dan Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021 sebagai turunan dari UU Cipta Kerja.

Langkah penyusunannya antara lain:

Jika menggunakan aplikasi absensi online, sertakan panduan prosedur secara rinci.
Pelajari aturan ketenagakerjaan sebagai dasar penyusunan SOP.
Cantumkan referensi resmi, misalnya surat keputusan direktur.
Tinjau aturan sebelumnya untuk dijadikan pedoman dalam membuat yang baru.
Susun draf peraturan absensi dengan poin-poin penting yang akan diterapkan.
Gunakan bahasa formal, jelas, dan spesifik, hindari kalimat ambigu.
Pertimbangkan konsekuensi dari setiap aturan yang dicantumkan.

Kelola Absensi Karyawan dengan ework

Mengelola absensi karyawan kini lebih mudah dengan ework. Sistem ini memungkinkan absen harian dilakukan secara praktis dan aman, khususnya untuk tim sales.

Caranya cukup sederhana, berikut langkah-langkahnya:

Pilih menu “Attendance”.
Klik “Clock In” untuk absen masuk.
Ambil selfie sebagai bukti kehadiran.
Tambahkan keterangan jika perlu.
Klik “Clock In” agar absen tersimpan.

Selain itu, HR dapat memantau kehadiran secara real-time melalui fitur Live Tracking di esuite yang terintegrasi dengan ework.

Sistem ini juga dilengkapi anti fake GPS sehingga lokasi absen tercatat akurat dan mencegah kesalahan. Dengan begitu, seluruh absensi terekam rapi dan operasional kantor menjadi lebih efisien.

Tidak hanya mempermudah absen, ework dan esuite mendukung kinerja tim dengan berbagai fitur digital, mulai dari manajemen kunjungan, katalog produk, hingga monitoring distribusi.

Tertarik mencobanya? Dapatkan penawaran sekarang dan nikmati kemudahan absensi digital sekaligus integrasi kerja yang lebih optimal!