Bisnis ritel dan FMCG memiliki alur perputaran barang yang cukup cepat. Oleh karena itu, jangan sampai data di lapangan dan sistem berbeda karena dapat merugikan bisnis. Inilah mengapa bisnis harus melakukan inventory reconciliation.
Inventory reconciliation adalah proses membandingkan data stok di sistem dengan jumlah produk fisik di lapangan. Proses ini perlu dilakukan agar tidak terjadi stockout. Untuk mengetahui cara melakukan inventory reconciliation, simak artikel ini hingga akhir!
Apa Itu Inventory Reconciliation?
Inventory reconciliation adalah kegiatan mengecek kembali data stok fisik dan membandingkannya dengan data di pembukuan untuk memastikan kesamaan dan keakuratan angka. Intinya, jumlah stok pada sistem manajemen stok harus sama dengan jumlah produk yang ada di gudang atau toko.
Aktivitas ini dilakukan untuk mengidentifikasi adanya perbedaan jumlah stok di lapangan dan di sistem akibat human error. Inventory reconciliation sangatlah penting bagi segala lini bisnis karena Anda bisa mengatur stok dengan lebih baik, memonitor perputaran barang dengan akurat, serta memastikan laporan pembukuan memuat angka yang tepat.
Selain itu, inventory reconciliation juga bisa membantu Anda mengidentifikasi adanya celah yang harus diperbaiki dalam proses manajemen stok.
Baca juga: 6 Cara Menghabiskan Stok Barang dengan Efektif & Tanpa Rugi
Cara Melakukan Inventory Reconciliation
Inventory reconciliation tidaklah semudah mengubah angka ketika Anda menemukan ketidakcocokan data antara produk di lapangan dan jumlahnya di sistem. Hal ini karena banyak faktor di balik adanya ketidakcocokan data, misalnya human error saat memasukkan data.
Berikut adalah strategi melakukan inventory reconciliation untuk menjaga kesamaan data stok:
1. Menentukan Metode Inventory Reconciliation
Untuk bisa menyamakan data stok di lapangan dan di sistem, Anda perlu memilih metode yang tepat. Secara umum, terdapat tiga metode inventory reconciliation yang bisa dipilih, yaitu pengecekan musiman, teknik ABC, atau metode terpersonalisasi.
Metode pengecekan musiman dilakukan sesuai dengan musim dan tren penjualan. Contoh inventory reconciliation ini adalah, misalnya, Anda memiliki gerai baju. Anda bisa melakukan pengecekan data sesuai dengan musimnya, misalnya baju musim dingin, baju musim panas, dan lain-lain.
Lalu, metode ABC adalah cara pengecekan berdasarkan volume penjualan dan nilai produk. Metode ini digunakan untuk mengetahui produk-produk yang menyumbang penjualan terbesar.
Metode ini bisa dilakukan sesuai dengan kondisi bisnis. Namun, secara umum, Anda bisa mengategorikannya seperti kategori A untuk produk yang menyumbang 80% penjualan, kategori B menyumbang 15%, dan kategori C menyumbang 5%.
Kemudian, Anda bisa menyediakan setidaknya 20% produk kategori A, 30% produk kategori B, dan 50% kategori C.
Terakhir, metode terpersonalisasi adalah metode yang benar-benar dikustomisasi sesuai kebutuhan dan kondisi bisnis. Misalnya, Anda bisa mengecek stok dua kali setahun, bulanan, mingguan, sekali setahun, setiap hari Senin dan Minggu, dan lain sebagainya.
3. Menghitung Stok Fisik
Setelah menentukan metode yang akan digunakan, selanjutnya Anda perlu menghitung stok fisik. Agar angkanya akurat, pastikan gudang atau ruangan penyimpanan sudah rapi dan bersih sehingga Anda tidak terdistraksi atau menghitung produk yang salah.
4. Membandingkan Data Stok Fisik dan Data di Sistem
Kini, Anda sudah memiliki data stok fisik. Jadi, Anda bisa membandingkannya dengan data yang ada di sistem untuk melihat adanya ketidakcocokan data.
Umumnya, angka stok fisik dan sistem bisa berbeda karena adanya kesalahan administrasi, salah melabeli produk, penipuan oleh pemasok, kesalahan perhitungan awal, hilangnya laporan sebelumnya, penggelapan data oleh karyawan, atau bahkan pencurian.
5. Membandingkan Data Baru dengan Data Rekonsiliasi Terakhir
Anda juga bisa membandingkan data rekonsiliasi baru dengan yang terakhir karena ada kalanya perbedaan data saat ini terjadi karena adanya kesalahan data di rekonsiliasi terakhir. Agar lebih akurat, Anda juga bisa mengecek struk pengiriman, bukti penjualan, dan data pendukung lainnya.
Baca juga: Apa Itu Stockout? Kenali Penyebab dan Cara Mengatasinya
6. Mengidentifikasi Ketidakcocokan Data
Ketika Anda menemukan ketidakcocokan data, Anda bisa mengidentifikasi penyebabnya dengan merunut kembali data-data pendukung, seperti bukti terima produk, bukti pemesanan produk, struk pengiriman, dan lain-lain.
Selain itu, bisa saja ketidakcocokan terjadi karena adanya salah pelabelan, salah memberikan angka seri, terindikasi penipuan, dan lain sebagainya.
Apabila data-data pendukung tersebut tidak bisa membantu Anda menemukan penyebab perbedaan angka stok, Anda bisa melakukan rapat internal untuk membahas indikasi pencurian atau penipuan.
7. Mendokumentasikan Data Rekonsiliasi Baru
Anda perlu mendokumentasikan data rekonsiliasi terbaru dengan kondisi riil, baik mengetahui atau tidak mengetahui sumber ketidakcocokan data. Data ini harus mencakup hasil rekonsiliasi terkini, biaya total, dan nilai ketidakcocokan data.
8. Merekonsiliasi Stok Secara Rutin
Untuk mencegah kerugian akibat shrinkage atau kesalahan pendataan lainnya, Anda perlu merekonsiliasi jumlah stok secara rutin. Anda bisa menjadwalkan inventory reconciliation untuk beberapa kali periode. Harapannya, data stok selalu akurat sehingga tahu kapan harus restock serta menghindari kelebihan atau kekurangan stok.
Kelola Stok dengan esuite dari eDOT
Demikian informasi terkait inventory reconciliation. Kegiatan ini penting untuk dilakukan agar tidak terjadi kesalahan pendataan stok maupun kekurangan atau kelebihan stok yang bisa merugikan bisnis.
Inventory reconciliation juga bisa menjadi salah satu cara untuk mengetahui terjadinya penggelapan data, pencurian, atau penipuan yang berkaitan dengan stok. Untuk melakukan inventory reconciliation, Anda bisa menggunakan metode tradisional dengan kertas atau dengan sistem.
Berkaitan dengan sistem manajemen stok, esuite sebagai Distribution Management System (DMS) dari eDOT dapat diandalkan. esuite bersifat digital dan datanya terintegrasi dengan ekosistem eDOT lainnya, seperti ework, sehingga dapat menyajikan data real time, akurat, dan minim human error.
Jadi, Anda bisa merekonsiliasi stok dengan data dari esuite dan mencocokkannya dengan stok fisik di toko atau gudang. Alhasil, Anda bisa mengurangi risiko-risiko yang bisa merugikan bisnis.
Jika ingin merasakan keunggulan esuite dan platform eDOT lainnya, segera hubungi kami dan dapatkan penawaran sekarang juga!
Baca juga: Apa Itu Stock Opname? Ini Tujuan dan Cara Melakukannya
