Stockout adalah kondisi ketika stok barang habis sehingga perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan pelanggan.
Situasi ini biasanya terjadi karena pengelolaan persediaan yang kurang optimal, terutama dalam manajemen gudang dan perencanaan rantai pasok.
Meski terdengar sederhana, stockout tidak hanya berdampak pada hilangnya penjualan sesaat, tetapi juga berpengaruh langsung pada margin keuntungan dan pengalaman pelanggan.
Untuk memahami lebih jauh penyebab stockout dan bagaimana cara mencegahnya, simak penjelasannya di artikel ini.
Apa Itu Stockout?
Stockout adalah kondisi ketika stok barang habis atau tidak tersedia saat dibutuhkan sehingga perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan pelanggan.
Situasi ini biasanya terjadi ketika pesanan masuk, tetapi gudang tidak memiliki persediaan untuk dikirimkan. Dalam konteks rantai pasok, stockout menunjukkan bahwa persediaan tidak mencukupi untuk memenuhi kebutuhan pasar, baik di gudang maupun di toko.
Kondisi ini dapat merugikan perusahaan karena berdampak pada operasional, menurunkan kepuasan pelanggan, dan menyebabkan hilangnya penjualan.
Jika stockout terjadi terus-menerus, pelanggan bisa beralih ke kompetitor dan reputasi bisnis pun ikut terdampak.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengantisipasi stockout melalui strategi yang tepat, seperti menjaga safety stock, melakukan demand forecasting, dan memperkuat perencanaan rantai pasok agar risikonya dapat dikurangi.
Penyebab Stockout
Stockout tidak terjadi begitu saja. Kondisi ini bisa dipicu oleh berbagai faktor dalam proses pengelolaan persediaan maupun rantai pasok.
Untuk mengurangi risikonya, kenali apa saja penyebab umum yang paling sering terjadi. Berikut beberapa penyebab terjadinya stockout yang sering kali ditemukan:
1. Proses Penyediaan Stok yang Tidak Efisien
Lambatnya proses pengisian ulang stok merupakan salah satu yang dapat memicu stockout, terutama saat terjadi lonjakan permintaan.
Untuk mencegahnya, perusahaan perlu melakukan pemesanan ulang tepat waktu, mempercepat lead time, serta menjaga komunikasi yang baik dengan tim internal dan mitra rantai pasok.
2. Terlambatnya Pengiriman dari Pemasok
Masalah pengiriman, seperti keterlambatan, kerusakan, atau salah kirim dapat mengganggu ketersediaan stok dan memicu stockout.
Hambatan transportasi, bea cukai, atau keterbatasan pemasok sering menjadi penyebabnya sehingga perlu ditangani sejak awal agar tidak berdampak pada kelancaran pasokan dan kinerja bisnis.
Baca juga: Inventory Management System: Fungsi, Komponen dan Metodenya
3. Manajemen Modal Kerja yang Tidak Efektif
Modal kerja yang kurang efektif dapat menghambat pembelian persediaan, terutama jika arus kas terganggu atau modal tersangkut pada aset tidak likuid sehingga risiko stockout meningkat karena stok tidak tersedia tepat waktu.
4. Pelaporan Data yang Tidak Akurat
Data penjualan hanya berguna jika akurat dan diperbarui secara rutin. Jika terdapat kesalahan pada laporan atau kedaluwarsa membuat stok tidak seimbang dan mempersulit pengambilan keputusan sehingga risiko stockout meningkat.
Sementara itu, pemantauan dan pengisian stok harus berdasarkan data penjualan dan tren permintaan yang sebenarnya.
5. Peramalan Permintaan yang Tidak Akurat
Peramalan (forecasting) yang keliru dapat menimbulkan berbagai masalah, salah satunya stockout. Jika permintaan (demand) diperkirakan terlalu rendah, stok tidak akan cukup untuk memenuhi pesanan pelanggan.
Sebaliknya, jika persediaan berlebihan, modal kerja bisa terserap pada barang yang tidak segera terjual dan justru menghambat pengadaan produk lain. Kedua kondisi ini sama-sama merugikan dan dapat meningkatkan risiko kehabisan stok.
6. Kesalahan Perhitungan Stok
Kesalahan perhitungan stok atau data master yang tidak akurat bisa membuat barang tercatat tersedia padahal habis atau sebaliknya.
Kondisi ini tentunya merugikan karena dapat memicu stockout atau menghambat penjualan, namun bisa dicegah dengan sistem yang tepat.
Dampak Stockout pada Bisnis
Stockout yang tidak segera diatasi dapat menimbulkan kerugian dan menghambat efisiensi operasional. Beberapa dampak utamanya, yaitu:
- Hilangnya potensi penjualan: Perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan pelanggan sehingga kesempatan penjualan pun hilang.
- Turunnya kepuasan pelanggan: Konsumen dapat kecewa dan menilai perusahaan kurang andal karena pesanan tidak terpenuhi.
- Munculnya biaya tambahan: Perusahaan mungkin perlu mencari pemasok alternatif atau mempercepat pengiriman dengan biaya lebih tinggi.
- Terganggunya rantai pasok: Kekurangan stok dapat memperlambat proses produksi hingga distribusi dan memengaruhi pihak lain dalam rantai pasok.
Baca juga: 6 Cara Menghabiskan Stok Barang dengan Efektif & Tanpa Rugi
Cara Mencegah Stockout
Agar ketersediaan barang tetap terjaga dan risiko kekosongan stok bisa dikurangi, perusahaan perlu menerapkan langkah-langkah pengendalian yang lebih terstruktur. Berikut beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mencegah terjadinya stockout:
1. Menggunakan Distribution Management System
Salah satu cara efektif untuk mencegah stockout adalah dengan menggunakan sistem Distribution Management System (DMS).
esuite merupakan DMS yang dirancang untuk membantu pengelolaan distribusi dan persediaan secara lebih efisien. Melalui fitur inventory control, perusahaan dapat memantau stok secara akurat dan mencegah kelebihan maupun kekurangan barang.
Selain itu, esuite juga dilengkapi deretan fitur pendukung untuk mempermudah operasional, seperti:
- Dasbor dan laporan real time untuk pengambilan keputusan cepat dan tepat.
- Otomatisasi tugas guna mengurangi pekerjaan manual.
- Sales order auto cancellation untuk mencegah kesalahan data saat pesanan dibatalkan.
- Sales order fulfillment untuk memantau status pemenuhan pesanan.
- Manajemen stok toko langsung dari sistem.
Dengan sistem yang terintegrasi dan mudah digunakan, esuite membantu perusahaan distributor menjalankan operasional secara lebih modern, akurat, dan minim risiko stockout.
2. Menyediakan Safety Stock
Perusahaan bisa menyimpan stok cadangan sebagai persediaan pengaman saat mengisi gudang supaya tetap bisa memenuhi permintaan ketika terjadi lonjakan tak terduga, keterlambatan pengiriman, atau stok rusak dan tidak bisa dikirim ke konsumen.
3. Mengecek Stock Opname secara Berkala
Audit stok perlu dilakukan secara rutin untuk memastikan jumlah stok di sistem sesuai dengan stok fisik di gudang.
Proses ini juga bisa dilakukan melalui Warehouse Management System agar pencatatan lebih terjadwal dan angka stok dapat diperbarui secara real-time.
4. Forecasting Permintaan Pasar
Perkiraan permintaan yang akurat membutuhkan data historis yang lengkap agar perusahaan bisa membaca tren pasar, mengantisipasi perubahan kebutuhan, dan mencegah terjadinya stockout.
5. Menjaga Hubungan dengan Supplier
Menjalin komunikasi yang baik dengan supplier membantu mencegah keterlambatan pengiriman dan menjaga kualitas stok tetap konsisten. Perusahaan dapat berbagi informasi dan melakukan pemesanan ulang otomatis saat stok mencapai batas minimum.
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, stockout dapat berdampak besar pada kelancaran bisnis jika persediaan tidak dikelola dengan baik.
Untuk membantu proses pengelolaan stok agar tetap aman dan mudah dikontrol, Anda dapat menggunakan esuite.
esuite menyediakan fitur manajemen stok melalui modul Inventory yang memudahkan Anda memantau jumlah barang, memperbarui data stok, hingga melihat pergerakannya secara real time.
Dengan sistem yang terintegrasi, pekerjaan administrasi menjadi lebih ringan, risiko kesalahan menurun, dan keputusan bisnis bisa diambil lebih cepat berbasis data yang akurat.
Hubungi kami sekarang untuk mendapatkan penawaran dan nikmati keunggulan esuite guna mendukung pertumbuhan bisnis Anda!
Baca juga: Aplikasi Distributor: Kegunaan, Fitur dan Rekomendasinya
