Di dunia bisnis saat ini, persaingan tidak hanya soal produk, tapi juga pengalaman klien. Client management membantu perusahaan memastikan setiap interaksi dengan klien terasa menyenangkan, mulai dari proses onboarding hingga menjaga loyalitas mereka.
Untuk mengetahui cara meningkatkan pengalaman klien dengan client management, simak artikel ini sampai selesai.
Apa Itu Client Management?
Client management adalah cara perusahaan mengelola dan merawat hubungan dengan pelanggan. Hubungan yang baik membuat pelanggan lebih puas, membantu perusahaan meningkatkan keuntungan, dan membuka peluang untuk memperluas bisnis.
Hubungan yang kuat sangat berpengaruh karena kepuasan pelanggan meningkatkan peluang penjualan sekaligus membuat mereka tetap setia. Para client manager memainkan peran penting, mulai dari merencanakan strategi akun hingga mengumpulkan feedback melalui survei kepuasan pelanggan.
Fokus utama client management adalah membangun hubungan yang kokoh dan berkelanjutan dengan klien. Dengan hubungan yang solid, perusahaan mampu mempertahankan pelanggan lebih lama dan terus berkembang.
Mengapa Client Management Penting?
Dengan pendekatan yang tepat, perusahaan tidak hanya menjaga kepuasan klien, tapi juga membangun loyalitas jangka panjang. Beberapa hal yang membuat client management sangat penting dilakukan adalah:
1. Mengelola Ekspektasi Klien
Manajemen klien berperan penting dalam menjaga komunikasi yang jelas antara bisnis dan pelanggan, sekaligus memastikan janji layanan dipenuhi dan ekspektasi tetap realistis. Dengan pendekatan yang tepat, perusahaan bisa lebih selaras dengan harapan pelanggan dan mencegah kesalahpahaman yang bisa menimbulkan kekecewaan.
Misalnya, ketika ada keluhan dari pelanggan terkait layanan dukungan teknis, manajemen klien dapat membantu memungkinkan tim Anda untuk merespons dengan cepat, memberi perkiraan waktu penyelesaian, dan memastikan masalah benar-benar terselesaikan.
Akhirnya, pelanggan merasa dihargai, lebih tenang, dan memiliki kepercayaan yang lebih besar terhadap layanan yang Anda berikan.
Baca juga: Client Maintenance: Seberapa Pentingnya & Cara Melakukannya
2. Menciptakan Kesan Positif
Kesan pertama memang penting, tapi pengalaman positif yang berkesanlah yang benar-benar diingat pelanggan. Itulah sebabnya bisnis perlu memastikan setiap interaksi awal terasa istimewa.
Dengan manajemen klien yang baik, Anda bisa menghadirkan pengalaman yang membuat pelanggan merasa diperhatikan dan dihargai, seolah mereka adalah tamu VIP.
Saat pelanggan merasakan perlakuan yang baik, mereka lebih terdorong untuk kembali dan merekomendasikan bisnis Anda ke orang lain.
3. Kepuasan Jangka Panjang
Manajemen klien bukan sekadar memberikan layanan sekali lalu selesai. Setiap pelanggan perlu merasa diperhatikan dan dihargai sehingga mereka ingin terus kembali.
Tujuannya sederhana, yaitu membuat klien merasa disambut dengan hangat dan menjadikan mereka pelanggan setia. Semua itu tercapai melalui manajemen klien yang dijalankan secara efektif.
Tips Melakukan Client Management
Penerapan client management yang efektif membutuhkan langkah-langkah konkret dengan harapan hubungan bisnis dengan klien tetap kuat dan produktif.
Dengan strategi yang tepat, Anda bisa meningkatkan kepuasan pelanggan, membangun loyalitas, dan memastikan setiap interaksi berjalan lancar. Beberapa tips penting yang bisa diterapkan antara lain:
1. Tetapkan Ekspektasi Sejak Awal
Memberikan rasa tenang pada klien dimulai dengan menetapkan ekspektasi sejak awal dan menjaganya dengan konsisten. Bersikap jujur sambil sedikit menjanjikan namun memberikan hasil lebih dari yang diharapkan akan membuat klien merasa puas.
Pastikan juga menjelaskan hal-hal yang berkaitan dengan kontrak atau kesepakatan layanan. Perhatikan layanan yang bisa dipenuhi, kebutuhan klien, potensi risiko, standar kualitas, serta harapan langsung dari klien.
Dengan pendekatan ini, pertemuan pertama berjalan lancar, proyek selesai tepat waktu, dan kepercayaan klien pun terbangun dengan baik.
2. Komunikasi Konsisten dan Responsif
Komunikasi harus menjadi prioritas agar proyek berjalan lancar. Pastikan selalu menjawab pertanyaan klien tepat waktu dan pilih saluran komunikasi yang sesuai.
Catat semua kebutuhan, masalah khusus, atau pertanyaan dari klien selama diskusi untuk memastikan tidak ada yang terlewat.
3. Jujur dan Transparan
Kepercayaan terbentuk dari kejujuran dan keterbukaan. Memberikan jawaban yang jelas dan transparan membantu klien merasa aman dan menghindari kekecewaan.
Klien ingin tahu apa yang sedang dilakukan, kapan selesai, dan apa yang mereka dapatkan. Jika terjadi keterlambatan, akui dengan jujur dan jelaskan langkah yang sudah diambil agar tidak terulang. Sekali kepercayaan hilang karena kebohongan, sulit untuk mendapatkannya kembali.
Baca juga: Apa Itu Sales Analytics? Ini Cara Kerja dan Manfaatnya!
4. Hargai Klien Loyal
Pelanggan setia adalah aset berharga bagi perusahaan karena mereka membantu meningkatkan citra merek lewat ulasan positif. Hargai dan beri perhatian khusus, seperti penawaran eksklusif, info produk baru lebih dulu, dan undangan ke acara spesial.
Agar loyalty program efektif, pastikan memberikan nilai nyata, mudah ditemukan, dan membuat pelanggan merasa istimewa dengan hadiah atau keuntungan seperti diskon, poin, gratis ongkir, atau akses lebih awal.
5. Kumpulkan dan Tindak Lanjuti Feedback
Pendapat klien menjadi panduan penting untuk mengetahui bagian bisnis yang bisa ditingkatkan sekaligus mempererat hubungan dengan mereka. Dengan rutin meminta masukan, Anda bisa menyesuaikan layanan agar lebih sesuai kebutuhan dan harapan pelanggan.
Feedback bukan sekadar menuntaskan pekerjaan, tapi juga kesempatan untuk terus memperbaiki cara bekerja sama dengan klien sehingga kolaborasi menjadi lebih lancar dan efektif.
6. Bersikap Positif dan Solutif
Bersikap positif dan fokus pada solusi sangat penting dalam manajemen klien. Akui kesalahan tanpa terjebak pada hal negatif, lalu segera cari cara memperbaiki situasi. Pendekatan ini membuat klien merasa tenang dan percaya bahwa setiap masalah bisa ditangani dengan baik.
7. Akui Kesalahan dengan Tanggung Jawab
Terimalah kesalahan saat bekerja dan hindari membela diri atau menutupi masalah. Jelaskan secara jujur apa yang salah dan langkah-langkah yang akan diambil agar hal itu tidak terulang.
Pendekatan ini tidak hanya menunjukkan profesionalisme, tapi juga membangun kepercayaan dan rasa hormat dari klien.
8. Manfaatkan Otomatisasi
Perkembangan teknologi mempermudah banyak pekerjaan sehari-hari sekaligus menghemat waktu dan tenaga.
Pengiriman faktur, email, pembaruan, laporan, atau pengingat sekarang bisa dilakukan secara otomatis. Bahkan, Anda bisa menyiapkan sistem untuk mengucapkan terima kasih setelah pembelian atau mengirim kartu Natal agar pelanggan merasa dihargai.
9. Perlakukan Klien Sebagai Individu
Saat pertama kali bertemu klien, usahakan mengingat nama dan beberapa hal penting tentang mereka. Klien akan merasa lebih dihargai jika diperlakukan sebagai individu, bukan sekadar angka atau perusahaan.
Misalnya, jika klien adalah orang tua, menanyakan kabar anak-anak mereka bisa membuat interaksi lebih hangat dan personal.
Itulah penjelasan mengenai client management, mulai dari pengertian hingga tips melakukannya. Dengan menerapkan prinsip-prinsip client management, Anda bisa membangun hubungan yang lebih kuat, meningkatkan kepuasan klien, dan menjaga loyalitas mereka.
Agar semua prinsip ini bisa dijalankan dengan lebih mudah, dibutuhkan client management system yang membantu memantau aktivitas tim sales dan mengelola data klien secara rapi.
Di sinilah ework hadir sebagai solusi. Dengan ework, aktivitas tim sales bisa dipantau secara real-time, termasuk kunjungan ke klien sehingga hubungan lebih mudah dijaga dan repeat order lebih terjamin.
Data pesanan klien juga tercatat dengan akurat. Tidak hanya itu, integrasi ework dengan esuite pun membuat distribusi lebih efisien, memastikan setiap pesanan sampai tepat waktu. Dengan begitu, manajemen klien bisa berjalan lebih lancar, efektif, dan terkontrol.
Jadi, tunggu apa lagi? Hubungi kami sekarang dan permudah manajemen klien serta pantau aktivitas tim sales Anda dengan ework dari eDOT agar hubungan dengan klien tetap terjaga dan pesanan selalu tepat waktu!
Baca juga: 7 Rekomendasi Sales Performance Management Software Terbaik!
