Pernahkah Anda mendengar tentang downtime? Downtime adalah waktu di mana sebuah sistem, perangkat, dan koneksi sedang tidak tersedia untuk digunakan.
Jika tidak segera ditangani, khususnya ketika terjadi pada mesin kasir, akan terjadi masalah operasional berkelanjutan, seperti kegagalan transaksi dan antrean yang mengular.
Artikel ini membahas arti downtime dan cara mencegahnya. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, simak artikel ini hingga akhir!
Apa Itu Downtime?
Downtime adalah periode ketika perangkat, aplikasi, atau sistem tidak berfungsi atau tidak tersedia untuk digunakan. Downtime dapat berupa glitch kecil pada sistem atau ketidaktersediaan total.
Downtime dapat disebabkan oleh proses perawatan sistem, update, kegagalan perangkat keras atau lunak, kegagalan jaringan, human error, bencana alam, kapasitas yang tidak memadai, atau serangan siber.
Dari penyebab di atas, downtime dapat dibagi menjadi tiga, yaitu downtime terencana, tidak terencana, dan sebagian. Downtime terencana terjadi secara terjadwal, misalnya saat perawatan rutin atau system upgrades.
Sementara itu, downtime tidak terencana terjadi secara mendadak karena kegagalan atau serangan siber. Selama downtime, pengguna tidak bisa mengakses fitur dan layanan yang tersedia.
Lalu, downtime sebagian terjadi pada sebagian sistem saja sehingga dampaknya tidak terlalu sesignifikan downtime terencana dan tidak terencana.
Itulah mengapa jika downtime tidak segera teratasi, maka dapat berdampak pada bisnis. Misalnya, ketika downtime terjadi pada mesin POS, antrean pembeli akan memanjang karena menunggu proses transaksi.
Saat menunggu terlalu lama, pelanggan bisa saja tidak jadi berbelanja. Hal ini tentu berdampak pada kepercayaan pelanggan dan reputasi bisnis Anda dapat menurun.
Baca juga: Point of Sale pada Restoran: Kenali Fungsi & Komponennya!
Cara Menghitung Downtime
Ketika downtime terjadi, Anda bisa menentukan durasi dan dampaknya secara finansial. Rumus biaya downtime adalah sebagai berikut:
Biaya downtime = {(Rata-rata pendapatan per menit) x (durasi terjadinya downtime dalam menit)} + (kerugian produktivitas) + (biaya pemulihan)
Sebagai contoh, sebuah department store XYZ mengalami downtime pada sistem POS selama 60 menit. Pendapatan perusahaan ini setahunnya adalah Rp100 juta.
Satu tahun terdiri dari 365 hari. Artinya, dalam satu tahun, terdapat 525.600 menit (365 hari x 24 jam x 60 menit). Artinya, pendapatan perusahaan per menitnya adalah Rp100 juta dibagi dengan 525.600 menit, menjadi Rp190 per menitnya.
Untuk kerugian produktivitas, anggaplah 200 pekerja perusahaan XYZ dengan gaji Rp40 ribu per jam tidak bisa bekerja selama downtime. Biaya kerugiannya berarti 200 x 40 ribu, yaitu Rp8 juta.
Lalu, mari kita asumsikan bahwa biaya pemulihan yang dibutuhkan oleh tim IT perusahaan Anda adalah Rp1 juta.
Dari angka-angka tersebut, Anda bisa menghitung biaya downtime sebagai berikut:
Biaya downtime = (Rp190 x 60 menit) + Rp8 juta + Rp1 juta
= Rp11.400 + Rp8 juta + Rp1 juta
= Rp9.011.400
Jadi, biaya downtime yang berdampak pada keuangan bisnis adalah Rp9.011.400.
Baca juga: Sales Tracking System: Pengertian, Cara Kerja dan Aplikasinya
Dampak Downtime Bagi Bisnis
Downtime dapat menyebabkan sejumlah dampak negatif bagi bisnis, seperti:
1. Kerugian Finansial
Biaya downtime yang dihitung di atas akan dibebankan pada anggaran bisnis. Biaya ini dapat dihitung sebagai biaya langsung dan tidak langsung.
2. Kerugian Produksi
Terjadinya downtime dapat memengaruhi produktivitas pekerja, di mana mereka tidak bisa melanjutkan alur produksi. Atau, pekerja harus mencari alternatif dari proses operasional yang terhambat sehingga produktivitas perusahaan menurun dan kurang efisien.
3. Menurunnya Kepuasan Pelanggan
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, downtime yang tidak segera ditangani dapat menurunnya kepuasan pelanggan akibat terhambatnya proses pelayanan. Jika terus berulang, Anda bisa kehilangan pelanggan setia.
Cara Mencegah Downtime
Agar tidak terjadi secara berulang dan memberikan kerugian pada bisnis, Anda bisa menerapkan sejumlah strategi berikut ini:
1. Memantau Proses Operasional
Strategi pertama adalah memantau proses operasional secara real time. Jadi, ketika terdapat masalah yang dapat menyebabkan downtime, Anda bisa langsung menganalisisnya dan melakukan penanganan yang tepat.
2. Membuat Panduan Respon Insiden
Dengan membuat paduan untuk merespon insiden, seluruh pekerja dapat memahami tanggung jawab mereka ketika masalah terjadi dan tindakan apa yang perlu mereka lakukan.
Misalnya, ketika mesin POS kasir mengalami masalah, tim pengembangan IT dapat langsung bergerak memperbaikinya. Sembari menunggu perbaikan, tim kasir dapat menggunakan metode pencatatan transaksi alternatif agar tetap bisa melayani pelanggan.
3. Belajar dari Setiap Insiden
Agar masalah yang sama tidak terus terulang, setiap proses penanganan dan deskripsi isu harus terdokumentasi dengan baik. Alhasil, Anda dan tim bisa mempelajari masalah tersebut dan cara menanganinya. Anda pun bisa lebih bersiap diri untuk menghadapi potensi downtime di masa depan.
4. Menggunakan Perangkat yang Minim Downtime
Untuk meminimalisasi downtime, pastikan Anda menggunakan produk dengan performa yang andal. Terkait mesin kasir yang andal, Anda bisa menggunakan eDOT Hardware!
eDOT Hardware menyediakan berbagai macam perangkat keras penunjang operasional, seperti barcode scanner, thermal printer, mesin penyimpan uang, kiosk, mesin POS, dan robot pintar.
Mesin POS dari eDOT memiliki built yang kukuh sehingga tidak mudah rusak. Performanya juga andal sehingga dapat meminimalisasi risiko downtime. Transaksi pun dapat diproses dengan cepat sehingga dapat mendukung operasional bisnis.
Dapatkan perangkat keras untuk perusahaan Anda dari eDOT Hardware! Minta demo sekarang!
Baca juga: Apa Itu Order Management System? Ini Pengertian dan Fiturnya
