Form Kunjungan Sales: Contoh, Revolusi, dan Cara Membuatnya

Setiap kunjungan sales yang tidak terdokumentasi dengan baik berpotensi membuat data penjualan tidak akurat. Tanpa catatan jelas, Anda akan kesulitan mengevaluasi kinerja tim maupun mengambil keputusan strategis.

Oleh karena itu, form kunjungan sales dibutuhkan untuk menyusun informasi kunjungan dengan terarah dan mudah diakses.

Pada artikel ini, Anda akan menemukan penjelasan mengenai contoh form kunjungan, revolusi laporan, serta cara membuatnya. Bacalah sampai akhir supaya Anda dapat membuat form secara sistematis!

Apa Itu Form Kunjungan Sales?

Form kunjungan sales mencatat aktivitas tim penjualan saat bertemu dengan customer atau prospek. Dokumen ini membantu perusahaan dalam menilai peluang penjualan sekaligus mengevaluasi strategi marketing yang dijalankan.

Dengan form ini, manajer dapat memantau kinerja tim lapangan dan memastikan komunikasi tetap terjaga meski sales bekerja di berbagai lokasi. Format form kunjungan sales berbeda tiap perusahaan, namun umumnya memuat informasi berikut:

Identitas sales, termasuk nama, ID karyawan, dan unit kerja.
Data pelanggan, misalnya nama perusahaan, alamat, jenis usaha, contact person, dan status pelanggan (baru atau tetap).
Informasi kunjungan, seperti tanggal kunjungan, jenis kunjungan (telesales, kunjungan sales, kerja sama), keperluan, dan hasil yang dicapai.
Aktivitas pelanggan yang berkaitan dengan layanan atau produk yang ditawarkan.
Ruang tambahan untuk catatan atau keterangan lain.
Data tersebut menjadi bukti pertanggungjawaban tim sales dan mempermudah analisis performa penjualan.

Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas, silakan lihat pada contoh form kunjungan sales di bawah ini:

Form Kunjungan Sales Nama: ID Karyawan: Unit:



Informasi Pelanggan
No	Hari/Tanggal	Nama & Alamat	Jenis Usaha	Contact Person	Jenis Kunjungan	Keperluan	Paraf / Stempel
1.
2.
3.
Informasi Tambahan

Cara Membuat Form Kunjungan Sales

Agar data penjualan lebih teratur dan mudah dianalisis, Anda perlu menyiapkan form kunjungan sales yang rapi dan terstruktur. Dengan begitu, setiap aktivitas tim di lapangan bisa terdokumentasi dengan baik serta mendukung evaluasi bisnis.

Berikut ini beberapa cara yang bisa Anda terapkan untuk membuat form kunjungan sales yang efektif:

1. Gunakan Format Sesuai Data

Langka pertama yang Anda perlu lakukan, yaitu menentukan terlebih dahulu format atau template yang sesuai dengan informasi yang ingin ditampilkan. Pilihan format yang tepat akan membantu Anda menyusun form kunjungan sales yang jelas dan konsisten.

Jika ingin lebih praktis, Anda juga dapat menggunakan aplikasi yang dapat menyajikan data penjualan dalam bentuk terstruktur.

2. Pahami Penerima Form

Sebelum mengisi form, Anda perlu memahami siapa yang akan menerima form tersebut. Bila laporan ditujukan untuk eksekutif, maka buatlah versi ringkas namun tetap detail. Dengan begitu, penyampaian informasi lebih relevan dengan kebutuhan pengambil keputusan.

3. Tetapkan Jadwal Kunjungan

Cara selanjutnya adalah memastikan jadwal kunjungan yang ingin ditampilkan sudah jelas, misalnya harian, mingguan, bulanan, atau tahunan. Data dari periode tersebut bisa dibandingkan dengan periode sebelumnya untuk melihat tren kenaikan atau penurunan penjualan.

4. Lengkapi dengan Data Valid

Kemudian, Anda juga perlu memasukkan informasi yang relevan dengan kebutuhan bisnis, misalnya jumlah kunjungan, hasil penjualan, hingga respon pelanggan. Data yang akurat akan membantu manajemen memahami kondisi lapangan secara lebih objektif.

5. Tambahkan Grafik dan Diagram

Meskipun data sudah lengkap, menambahkan grafik atau ilustrasi pada form bantu informasi lebih mudah dipahami. Visualisasi data dapat menegaskan poin penting dari laporan sekaligus memudahkan audiens membaca hasil kunjungan.

6. Sampaikan Laporan Secara Sistematis

Terakhir, pastikan laporan disampaikan secara sistematis dan mudah dimengerti. Anda dapat menjelaskan data yang ditampilkan, lalu sertakan juga analisis atau perbaikan yang perlu diterapkan tim.

Sebelum disajikan, jangan lupa periksa kembali kelengkapan data agar hasilnya valid dan dapat dipertanggungjawabkan.

Revolusi Laporan Kunjungan Sales

Perubahan teknologi telah menggeser cara perusahaan mencatat dan memantau aktivitas tim penjualan. Dari cara manual hingga sistem otomatis, setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.

Berikut ini beberapa tahapan perkembangan laporan kunjungan sales yang umum digunakan perusahaan:

1. Kertas

Pada masa lalu, laporan kunjungan ditulis langsung di kertas yang kemudian diserahkan ke atasan sesuai jadwal. Cara ini memang sederhana, tetapi metode manual seperti ini menyita banyak waktu dan tidak mendukung produktivitas tim di lapangan.

2. Spreadsheet

Dalam penggunaannya, sales cukup mengisi tabel yang sudah disediakan sehingga pencatatan lebih teratur dan memudahkan pencarian data. Meski begitu, cara ini masih rentan kesalahan input dan membutuhkan ketelitian ekstra agar hasil laporan tetap akurat.

3. E-mail

Seiring berkembangnya teknologi, e-mail mulai digunakan sebagai media pelaporan kunjungan yang mengirim laporan dengan cepat ke berbagai perangkat. Namun, sering kali terjadi kesalahan pengiriman atau salah alamat bisa membuat laporan tidak sampai ke penerima.

4. Aplikasi Chatting WhatsApp

Perusahaan membuat grup WhatsApp khusus untuk menampung laporan kunjungan lengkap dengan foto, video, hingga catatan pertemuan. Meski lebih detail, cara ini tetap berisiko karena laporan masih dikirim manual dan rentan kesalahan pengiriman.

5. Platform Sales Force Automation

Semakin berkembangnya zaman, semakin banyak teknologi yang bermunculan, salah satunya Sales Force Automation (SFA). Platform ini dapat memantau kinerja tim sales, khususnya dalam melakukan kunjungan. Terkait ini, Anda bisa menggunakan ework.

ework dari eDOT menghadirkan cara baru dalam mengelola laporan kunjungan. Sistem ini memungkinkan Anda menambahkan daftar kunjungan secara otomatis, sekaligus menampilkan username dan kode eksternal setiap sales agar pengelolaan tim lebih jelas.

Untuk melakukan kunjungan toko, silakan ikuti tahapan di bawah ini:

Pilih menu ‘Kunjungan Toko’ di halaman utama.
Dari daftar toko yang tersedia, pilih toko yang akan dikunjungi.
Saat pop up muncul, klik tombol ‘Ambil Selfie’ sebagai bukti kunjungan.
Tambahkan catatan bila diperlukan, kemudian klik ‘Check In’.
Setelah berhasil check in, Anda akan diarahkan kembali ke halaman daftar kunjungan toko. Toko yang sedang dikunjungi akan ditandai dengan label ‘Sedang Dikunjungi’.

Sedangkan, untuk membuat kunjungan di luar jadwal, Anda bisa ikuti beberapa langkah sebagai berikut:

Pilih menu ‘Kunjungan Toko’ di halaman utama.
Klik opsi ‘Tambahkan Kunjungan Toko’ dari daftar toko yang ditampilkan.
Pilih toko yang ingin Anda kunjungi.
Kemudian, akan muncul pop-up konfirmasi, klik ‘Ya, Tambahkan’.
Selesai, kunjungan toko berhasil tersimpan di sistem.

Selain itu, sistem ini mendukung realtime laporan berdasarkan kunjungan sales sehingga memudahkan perusahaan dalam melakukan evaluasi maupun pengambilan keputusan.

Demikian penjelasan mengenai form kunjungan sales mulai dari contoh, perubahan yang dibawa, hingga cara membuatnya agar lebih efektif digunakan oleh tim lapangan.

Pengelolaan kunjungan sales tentu membutuhkan dukungan sistem yang mampu mencatat aktivitas secara real time, menyajikan data yang akurat, serta memudahkan proses evaluasi.

Dengan menggunakan ework dari eDOT, Anda dapat mengawasi aktivitas tim sales secara terstruktur, memastikan data kunjungan terekam rapi, dan mempercepat proses analisis untuk pengambilan keputusan.

Jangan biarkan data kunjungan sales Anda tercecer tanpa arah! Segera hubungi tim kami untuk memastikan setiap kunjungan sales benar-benar menghasilkan nilai bagi pertumbuhan bisnis Anda.