Setiap barang yang tiba di gudang telah melalui perjalanan panjang sebelum sampai ke tangan pelanggan. Salah satu tahap yang paling sering luput dari perhatian adalah receiving inventory.
Padahal, proses ini sangat menentukan akurasi data stok dan kelancaran distribusi. Meski terlihat sederhana, tahapan ini menjadi fondasi bagi sistem manajemen stok yang efisien.
Receiving inventory yang baik dapat mencegah kekeliruan data, kehilangan barang, hingga keterlambatan pengiriman.
Lalu, bagaimanakah cara menerapkan receiving inventory yang tepat dan optimal? Yuk, simak penjelasannya berikut!
Apa Itu Receiving Inventory?
Receiving inventory adalah proses menerima, memeriksa, dan mencatat barang yang datang dari pemasok. Tahap ini bukan sekadar melibatkan penerimaan barang fisik, tetapi juga termasuk tahap verifikasi dan dokumentasi setiap unit yang diterima.
Proses ini menghubungkan supplier dan sistem internal perusahaan. Ketika Anda melakukan receiving dengan tepat, maka data persediaan di sistem akan selaras dengan kondisi di gudang.
Sebaliknya, jika terjadi kesalahan, seperti barang rusak, jumlah tidak sesuai, data tidak tercatat dengan benar, maka efeknya bisa fatal, mulai dari stok tidak akurat, laporan keuangan terganggu, hingga proses distribusi terhambat.
Receiving inventory juga membantu perusahaan memastikan kualitas produk tetap terjaga. Setiap barang yang datang akan diperiksa kondisinya, termasuk kemasan, label, dan masa kedaluwarsa.
Itulah mengapa proses ini penting dalam menjaga standar mutu dan mencegah komplain dari pelanggan di kemudian hari.
Proses Receiving Inventory
Sistem receiving memiliki beberapa tahapan yang harus dilakukan secara berurutan. Setiap prosesnya melibatkan koordinasi antara tim gudang, tim pembelian, dan bagian administrasi stok. Berikut langkah-langkah umum dalam proses receiving inventory:
1. Penerimaan Barang
Tahap pertama adalah penerimaan stok. Ketika barang dari pemasok tiba, staf gudang akan memeriksa dokumen pengiriman, seperti surat jalan atau delivery order, lalu mencocokkannya dengan daftar pesanan yang sudah ada.
2. Verifikasi Dokumen
Setelah barang diterima secara fisik, proses selanjutnya adalah mengecek kesesuaian antara dokumen dan barang yang datang. Hal ini mencakup nama produk, jumlah unit, serta nomor batch atau kode barang.
3. Pemeriksaan Kualitas dan Kuantitas
Dalam tahap ini, barang yang sudah diterima akan diperiksa secara menyeluruh. Tim quality control perlu memastikan bahwa tidak ada kerusakan fisik, cacat produksi, atau jumlah yang tidak sesuai.
Bila ditemukan perbedaan, laporan receiving discrepancy dibuat sebagai bahan tindak lanjut ke pemasok.
4. Pencatatan ke Sistem
Setelah diverifikasi, barang dimasukkan ke dalam sistem inventori atau ERP. Pencatatan ini sangat penting untuk memastikan stok di sistem selalu sesuai dengan ketersediaan di gudang.
5. Proses Penyimpanan (Putaway)
Tahap terakhir adalah memindahkan barang ke lokasi penyimpanan yang sudah ditentukan. Barang disusun sesuai kategori, jenis produk, atau kode penyimpanan agar mudah untuk ditemukan.
Baca juga: Days of Inventory: Fungsi, Cara Menghitung, & Efisiensinya
Strategi Receiving Inventory yang Optimal
Melakukan receiving inventory secara manual mungkin masih cukup untuk skala bisnis yang kecil. Namun, seiring pertumbuhan usaha Anda, tentu perlu strategi yang lebih sistematis agar proses tetap efisien dan bebas dari human error.
Berikut strategi receiving inventory agar mencapai hasil yang optimal:
1. Membuat Standar Operasional yang Jelas
Langkah pertama dalam mengoptimalkan receiving inventory adalah menetapkan Standard Operating Procedure (SOP) yang rinci dan mudah diikuti.
SOP ini mencakup bagaimana barang diterima, siapa yang bertanggung jawab, bagaimana pemeriksaan dilakukan, serta bagaimana pencatatan ke sistem harus dilakukan.
Dengan SOP yang jelas, setiap anggota tim memiliki acuan yang sama dan risiko human error dapat ditekan.
2. Menyediakan Area Receiving yang Terorganisir
Area penerimaan barang sebaiknya terpisah dari area penyimpanan utama. Hal ini mencegah terjadinya kekacauan saat barang datang dalam jumlah besar.
Anda juga bisa menandai area sesuai status barang, seperti “Menunggu Pemeriksaan”, “Diterima”, atau “Perlu Retur”. Penataan yang rapi akan mempercepat proses pemeriksaan dan mencegah kesalahan letak.
3. Menggunakan Teknologi
Penggunaan sistem berbasis teknologi adalah kunci keberhasilan tahap penerimaan barang. Sistem manajemen stok, seperti esuite, dapat membantu Anda mengelola seluruh proses receiving inventory secara terintegrasi.
Proses ini meliputi pencocokan dokumen, pelacakan status barang, hingga pembaruan stok otomatis. Dengan esuite, Anda tidak perlu lagi mencatat manual di kertas atau spreadsheet. Teknologi ini juga meminimalkan human error dan mempercepat waktu penerimaan barang.
Selain itu, esuite memungkinkan Anda memantau stok secara real time di berbagai lokasi gudang, sehingga manajemen supply chain menjadi lebih transparan dan responsif terhadap permintaan pasar.
4. Melatih Tim Gudang Secara Berkala
Sumber daya manusia tetap menjadi faktor penting dalam keberhasilan penggunaan receiving inventory. Tim gudang perlu dilatih secara rutin agar memahami pentingnya ketelitian dan disiplin pencatatan. Adanya pelatihan juga dapat membantu meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap akurasi stok.
5. Melakukan Audit dan Evaluasi Berkala
Terakhir, pastikan untuk melakukan audit penerimaan barang secara rutin. Audit ini bukan bertujuan mencari kesalahan, tetapi mengevaluasi seberapa efektif sistem dan prosedur yang sudah berjalan.
Dengan begitu, bila ditemukan kelemahan, Anda dapat segera melakukan perbaikan agar proses makin optimal.
Selain melakukan audit secara rutin, penerapan teknologi esuite juga membantu menjaga proses penerimaan barang tetap efisien.
Melalui penggunaan esuite dari eDOT, staf gudang dapat memantau stok yang kosong dan barang apa saja yang akan diterima.
Semua data dapat dipantau secara real time dan akurat sehingga proses manajemen stok menjadi lebih tertata, terkontrol, dan mudah dipantau kapan pun dibutuhkan.
Jadi, tunggu apa lagi? Hubungi kami untuk mendapatkan penawaran dan nikmati keunggulan esuite sekarang demi pengelolaan stok yang akurat!
Baca juga: Perpetual Inventory System: Arti, Keunggulan, & Cara Kerja
