Shrinkage adalah salah satu masalah tersembunyi dalam operasional bisnis. Situasi ini biasanya terlihat dari selisih data yang tidak sesuai antara catatan dan kondisi sebenarnya. Jika Anda pernah merasa stok atau waktu kerja tidak sesuai catatan, mungkin inilah penyebabnya.
Di banyak perusahaan, kondisi ini bisa berdampak pada efisiensi dan keuntungan bisnis. Oleh karena itu, pahami apa yang menyebabkannya dan bagaimana mengatasinya. Pelajari lebih lanjut tentang apa itu shrinkage dan dampaknya pada bisni di artikel ini!
Apa Itu Shrinkage?
Shrinkage artinya selisih atau penyusutan yang terjadi antara jumlah data atau sumber daya yang ideal dengan jumlah aktual yang tersedia atau terealisasi. Istilah ini sering digunakan dalam berbagai sektor, seperti ritel, gudang, manufaktur, hingga call center dan bisnis F&B.
Dalam sektor ritel atau gudang, istilah shrinkage biasanya merujuk pada hilangnya stok barang akibat pencurian, kerusakan, salah pencatatan, hingga kesalahan operasional.
Sementara dalam lingkungan kerja seperti call center atau perusahaan layanan, istilah ini menggambarkan waktu kerja yang seharusnya produktif, tetapi hilang karena berbagai alasan, seperti izin, jadwal pelatihan, istirahat tambahan, hingga kendala teknis.
Mengapa Bisnis Harus Memahami Shrinkage pada Manajemen Stok?
Memahami shrinkage dalam manajemen stok sangat penting karena berdampak langsung pada keuntungan dan efisiensi operasional bisnis. Ketika stok mengalami selisih tanpa penjelasan jelas, bisnis Anda berpotensi kehilangan pendapatan secara perlahan tanpa disadari.
Dengan mengenali sumber masalah dan pola terjadinya selisih stok, Anda bisa menerapkan sistem kontrol stok yang lebih terarah dan efektif. Langkah ini membantu menjaga ketepatan data, meminimalkan risiko kehilangan barang, dan menjaga operasional tetap efisien.
Penyebab Shrinkage
Penyebab shrinkage dalam manajemen stok bisa datang dari berbagai faktor. Memahami setiap penyebabnya membantu Anda mengambil langkah pencegahan yang lebih tepat dan sistematis. Berikut beberapa faktor penyebabnya yang perlu diwaspadai:
1. Kesalahan Pencatatan
Kesalahan dalam pencatatan stok sering terjadi saat proses input data dilakukan secara manual, misalnya salah memasukkan jumlah barang masuk atau keluar. Meski terlihat sepele, ketidaktepatan data ini bisa menumpuk dan memicu selisih stok yang signifikan.
Baca juga: Dead Stock dalam Bisnis: Penyebab, Dampak, dan Cara Mengatasinya
2. Kerusakan atau Barang Kedaluwarsa
Barang yang rusak atau melewati tanggal kedaluwarsa tentu tidak bisa dijual kembali. Jika tidak segera dicatat, sistem tetap menganggapnya sebagai stok aktif. Akibatnya, data inventaris terlihat lebih tinggi daripada kondisi sebenarnya di gudang.
3. Pencurian Internal atau Eksternal
Potensi kehilangan barang akibat pencurian bisa berasal dari karyawan maupun pihak luar. Situasi ini sering terjadi ketika pengawasan kurang optimal dan prosedur keamanan belum diterapkan secara konsisten. Jika tidak dikendalikan dengan baik, kondisi tersebut bisa menimbulkan kerugian yang terus berulang bagi bisnis.
4. Proses Operasional yang Tidak Efisien
Kesalahan dalam proses penerimaan barang, penataan gudang, atau distribusi sering berkontribusi pada shrinkage. Misalnya barang salah letak dan dianggap hilang. Proses operasional yang tidak efisien juga membuat pengelolaan stok sulit dipantau secara akurat.
5. Sistem Inventaris yang Tidak Akurat
Sistem inventaris yang tidak akurat dapat membuat data stok berbeda dengan kondisi lapangan. Hal ini terjadi karena pencatatan manual, sistem yang tidak terintegrasi, atau pembaruan data yang terlambat. Dalam jangka panjang, ketidakakuratan ini dapat memicu kesalahan pembelian, kelebihan stok, bahkan kerugian finansial yang tidak disadari.
Dampak Shrinkage
Shrinkage tidak hanya memengaruhi jumlah stok, tetapi juga dapat mengganggu stabilitas bisnis. Berikut adalah beberapa dampaknya pada bisnis yang perlu diperhatikan:
1. Kerugian Finansial
Selisih stok berdampak langsung pada pendapatan karena barang yang hilang atau tidak layak jual tidak menghasilkan keuntungan. Dalam banyak kasus, bisnis tetap harus menanggung biaya pembelian dan penyimpanan barang tersebut. Jika terjadi terus-menerus, kondisi ini akan menggerus margin dan mengurangi kesehatan finansial perusahaan.
2. Gangguan Operasional
Selisih stok dapat membuat alur operasional menjadi tidak efisien. Tim operasional bisnis juga akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk melakukan pengecekan ulang data inventaris. Akibatnya, proses kerja pun jadi lambat dan produktivitas karyawan menurun.
3. Turunnya Kepercayaan Pelanggan
Ketika stok tidak akurat akibat selisih stok, pelanggan tidak dapat mendapatkan produk yang dibutuhkan tepat waktu. Hal ini bisa menimbulkan rasa kecewa dan menurunkan kualitas pengalaman belanja. Jika dibiarkan, pelanggan dapat berpindah ke kompetitor Anda.
Baca juga: 6 Cara Menghabiskan Stok Barang dengan Efektif
Cara Mengatasi Shrinkage
Untuk mengatasi shrinkage secara efektif, bisnis membutuhkan kombinasi sistem yang terintegrasi, serta dukungan teknologi yang tepat. Berikut langkah-langkah yang bisa Anda terapkan:
1. Menggunakan DMS (Digital Management System)
Salah satu solusi efektif untuk mengurangi selisih stok adalah menggunakan DMS yang terintegrasi, seperti esuite dari eDOT. Sistem ini membantu memantau proses distribusi secara menyeluruh, mulai dari pengadaan barang, pengiriman, hingga penerimaan di titik akhir.
Melalui layanan esuite, bisnis mendapatkan dukungan teknologi distribusi modern berbasis cloud yang memastikan alur barang tercatat rapi dan transparan.
Fitur seperti real-time tracking, digital proof of delivery, hingga laporan inventaris otomatis membantu menghilangkan proses manual yang rawan human error.
Selain itu, esuite juga memberikan visibilitas penuh terhadap stok dan perjalanan barang sehingga Anda dapat memonitor operasional dengan lebih mudah dan akurat.
2. Melakukan Audit Stok Secara Berkala
Audit fisik secara rutin membantu mendeteksi perbedaan antara stok nyata dan data sistem. Proses ini dapat membantu Anda menemukan potensi selisih stok lebih awal sebelum menimbulkan kerugian lebih besar dan mengevaluasi efektivitas kontrol stok yang diterapkan.
3. Memberikan Pelatihan kepada Tim
Bekali tim gudang dan operasional Anda dengan pelatihan berkala mengenai pencatatan stok, penggunaan sistem, dan SOP. Karyawan yang terlatih akan lebih teliti dan memahami pentingnya akurasi data. Pelatihan juga dapat membentuk budaya kerja yang bertanggung jawab.
4. Meningkatkan Pengawasan Gudang
Pengawasan yang baik di area gudang membantu menekan risiko kehilangan barang dan aktivitas yang tidak sesuai prosedur.
Anda dapat menerapkan sistem keamanan berlapis, seperti pemasangan CCTV, kontrol akses pintu, hingga pengaturan area khusus untuk barang bernilai tinggi.
Demikian penjelasan mengenai shrinkage, mulai dari penyebab, dampak, hingga beberapa cara untuk mengatasinya. Memahami dan mengelola shrinkage dengan tepat akan membantu menjaga profit, kelancaran operasional, serta kepuasan pelanggan bisnis Anda.
Untuk mendukung manajemen stok yang lebih efisien, Anda bisa memanfaatkan esuite. Sistem esuite dapat membantu Anda untuk melakukan pencatatan inventaris bisnis secara real-time, memantau pergerakan barang, hingga memberikan kontrol operasional yang lebih terarah.
Jadi, tunggu apa lagi? Segera hubungi kami untuk mendapatkan penawaran terbaik dan optimalkan distribusi bisnis Anda dengan esuite sekarang juga!
Baca juga: Inventory Management System: Fungsi, Komponen dan Metodenya
