Sales Call Plan: Pengertian, Manfaat, dan Tips Melakukannya

Sales call plan adalah strategi penting dalam dunia penjualan yang membantu tenaga sales mengatur kunjungan ke pelanggan atau outlet.

Aktivitas ini tidak hanya bertujuan mengenalkan produk ke calon konsumen, tetapi juga menjaga hubungan dengan pelanggan lama agar penjualan tetap lancar.

Dengan sales call, tenaga penjual dapat membangun komunikasi langsung, memahami kebutuhan klien, hingga mendorong transaksi lebih efektif.

Namun, tanpa persiapan yang matang, interaksi dalam kunjungan ini bisa menjadi kaku dan hasilnya kurang maksimal.

Oleh karena itu, penting bagi pelaku usaha untuk memahami pengertian, manfaat, serta tips menjalankan sales call plan dengan tepat. Simak penjelasan selengkapnya di artikel ini!

Apa Itu Sales Call Plan?

Sebelum memahami apa itu sales call plan, Anda perlu tahu dulu apa yang dimaksud dengan sales call.

Sales call adalah kegiatan sales representative yang berkomunikasi langsung dengan pelanggan, baik untuk menawarkan produk atau jasa maupun menjaga hubungan dengan pelanggan lama.

Dalam sehari, tenaga sales biasanya mengunjungi beberapa outlet untuk mencari pelanggan baru atau mempertahankan pelanggan lama.

Aktivitas ini kerap melibatkan proses tawar-menawar, dan jika menghasilkan transaksi penjualan, penagihan, atau pengembalian barang, disebut sebagai effective call. Untuk menjalankan sales call secara lebih terstruktur, digunakan sales call plan.

Sales call plan adalah strategi distribusi yang memuat rencana kunjungan sales ke outlet atau pelanggan lengkap dengan daftar yang harus dikunjungi, beserta waktu yang ditentukan, mulai dari minggu, hari, hingga jam tertentu.

Dengan sales call plan, tenaga sales bisa mengatur kunjungan dengan lebih efektif, menghindari kesalahan, dan menyesuaikan pendekatan sesuai kebutuhan tiap pelanggan.

Manfaat Sales Call Plan

Melakukan sales call bukan sekadar menghubungi pelanggan, tetapi juga strategi untuk meningkatkan penjualan dan membangun hubungan yang lebih kuat. Berikut beberapa manfaat penting dari sales call.

1. Meningkatkan Penjualan

Sales call membantu tim penjualan mendekati prospek potensial dan meyakinkan mereka untuk membeli produk atau layanan dengan menekankan manfaat yang ditawarkan.

2. Membangun Kepercayaan Pelanggan

Selain menjual, sales call dapat menumbuhkan kepercayaan pelanggan. Bahkan jika mereka tidak membutuhkan produk saat ini, mereka bisa merekomendasikan bisnis Anda kepada orang lain yang membutuhkannya.

3. Pendekatan Personal yang Efektif

Sales call memungkinkan interaksi lebih mendalam, terutama dalam penjualan B2B, di mana prospek mungkin memerlukan informasi teknis tambahan sebelum membuat keputusan pembelian.

Strategi Sales Call Plan yang Efektif

Agar sales call plan berjalan maksimal, diperlukan strategi yang tepat. Beberapa langkah berikut bisa membantu tim sales bekerja lebih efektif, meningkatkan penjualan, dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan.

1. Lakukan Pembekalan Tenaga Sales

Mengunjungi klien tanpa persiapan sama artinya membuang peluang penjualan. Tenaga sales harus datang dengan bekal lengkap.

Adapun hal-hal yang perlu dikuasai oleh tenaga sales adalah pengetahuan produk, harga, manfaat bagi klien, informasi tentang perusahaan klien, daftar pertanyaan yang mungkin muncul, serta hadiah kecil atau sampel produk untuk meningkatkan kesan positif.

2. Bentuk Tim Sales dan Buat Rute Kunjungan

Setiap area penjualan memiliki karakteristik berbeda sehingga perlu tim sales khusus agar lebih efektif.

Umumnya ada dua tipe tim, yaitu Single Team Multi Outlet, satu tim menangani semua outlet di wilayah tertentu, dan Multi Team Single Outlet, beberapa tim menangani outlet tertentu berdasarkan jenisnya.

Rute kunjungan sebaiknya dibuat circular dan teratur untuk mengurangi jarak tempuh untuk efisiensi biaya dan waktu.

3. Perhatikan Kondisi Lingkungan Jalan

Efisiensi tenaga sales bisa dimulai dari menentukan jumlah tenaga yang dibutuhkan hingga outlet yang harus dikunjungi. Gunakan jumlah minimal dulu, kemudian tambah sesuai kondisi lapangan.

Perhatikan rute terdekat dengan bantuan peta, arus lalu lintas, jalan tikus, dan perbaikan jalan agar waktu tempuh lebih singkat dan konsumsi BBM tetap efisien.

4. Persiapkan Kebutuhan Tiap Outlet

Agar transaksi lebih cepat, siapkan semua yang dibutuhkan sebelum kunjungan, seperti sales tool-kit, database progres kunjungan outlet, dan data tren penjualan.

Dengan begitu, tenaga sales dapat memeriksa pencapaian program, memberikan saran order, dan mempercepat proses closing.

5. Buat Janji Kunjungan

Membuat janji temu membantu sales menyusun jadwal dan rute kunjungan, sekaligus memberi waktu bagi outlet menyiapkan kebutuhan, seperti stok produk, retur, atau komplain yang perlu ditangani.

6. Menghindari Jam Sibuk Pelanggan

Setiap outlet memiliki jam sibuk dan biasanya orang yang sama menangani penjualan maupun pembelian. Oleh karena itu, hindari mengunjungi outlet saat jam sibuk agar waktu sales call tidak terbuang untuk menunggu.

7. Negosiasi untuk Meningkatkan Volume Penjualan

Coba ubah strategi sales cycle untuk meningkatkan penjualan. Misalnya, jika saat ini kunjungan dilakukan 1 kali per minggu dengan 15 SKU, pertimbangkan menjadi 1 kali setiap dua minggu dengan 20 SKU. Selain itu, tingkatkan jumlah item per transaksi agar volume penjualan lebih tinggi.

8. Lakukan Evaluasi

Setiap sales call plan perlu melalui siklus plan, action, evaluate. Tinjau efektivitas dan efisiensi kunjungan apakah sudah sesuai target perusahaan.

Ganti outlet yang kontribusinya kecil dengan yang lebih potensial, dan temukan outlet baru melalui program market blitz atau membuat outlet bayangan sebelum dijadikan register outlet.

Tips Melakukan Sales Call

Agar sales call plan efektif dan mampu meningkatkan penjualan, ada beberapa langkah yang bisa Anda perhatikan. Adapun beberapa tips melakukan sales call plan adalah:

1. Susun Rencana Kunjungan

Tentukan area yang bisa ditangani salesman dan fokus pada lokasi dengan potensi penjualan terbesar. Atur frekuensi serta jadwal kunjungan harian atau mingguan beserta jam yang tepat.

Dengan call plan sales yang terperinci, rencana kunjungan dapat tersusun secara terarah dan dijalankan demi mencapai target yang ditentukan.

2. Buat Roadmap Kunjungan

Rencanakan rute kunjungan agar outlet yang berdekatan dikunjungi secara berurutan. Gunakan teknologi, seperti Google Maps untuk memperkirakan rute paling efisien dan menghemat waktu perjalanan.

3. Memaksimalkan Jumlah Kunjungan

Semakin banyak kunjungan, peluang untuk melakukan effective call juga meningkat. Misalnya, dengan meningkatkan jumlah outlet yang dikunjungi, jumlah transaksi efektif bisa bertambah secara signifikan.

4. Manfaatkan Program Promosi

Tawarkan promosi menarik, seperti bundling, free gift, atau diskon spesial saat berkunjung. Tambahkan elemen yang mendesak, misalnya “kapan lagi?” untuk mendorong pelanggan mengambil keputusan lebih cepat.

5. Menjaga Hubungan Baik dengan Pelanggan

Gunakan kunjungan untuk berinteraksi dan membangun hubungan dengan pelanggan. Feedback dan keluhan dapat langsung ditangani sehingga kepuasan pelanggan meningkat dan mereka lebih cenderung melakukan repeat order.

6. Evaluasi Secara Berkala

Pantau transaksi setiap outlet dan evaluasi outlet dengan kontribusi rendah. Jika outlet tidak lagi memberikan hasil meski sudah dilakukan berbagai upaya, alihkan fokus ke outlet yang lebih potensial untuk meningkatkan efektivitas penjualan.

Rencanakan Sales Call Plan dengan ework

Mengatur sales call plan kini lebih mudah dengan bantuan dashboard SFA (Sales Force Automation) di ework.

Anda bisa merencanakan kunjungan sales secara efektif, memantau jadwal, hingga memastikan semua data tersusun rapi dalam satu sistem. Langkah-langkahnya pun sederhana, yaitu:

Masuk ke dashboard SFA untuk mulai mengelola call plan.
Hapus call plan lama agar tidak terjadi duplikasi dengan yang baru.
Gunakan kode atau nama untuk mencari data salesman/konsumen yang ingin ditambahkan atau diperbarui.
Pilih rentang tanggal untuk call plan yang ingin dihapus, bahkan bisa sekaligus lebih dari satu.
Cari call plan berdasarkan kode toko, kode konsumen, atau nama salesman untuk melihat pola kunjungan yang sudah ada.
Admin dapat memperbarui jadwal sesuai kebutuhan agar kunjungan sales lebih terarah.

Dengan fitur ini, perencanaan dan pengawasan tim jadi lebih praktis. Anda tidak perlu lagi repot mencatat manual atau khawatir kehilangan jejak aktivitas sales di lapangan.

Melalui ework, aplikasi SFA dari eDOT ini, semua catatan kunjungan, info pelanggan, hingga stok barang di toko bisa terpantau secara real-time.

Tim sales tetap bisa bergerak fleksibel, sementara Anda sebagai pelaku usaha tetap pegang kendali penuh.

Jika pengawasan tim bisa dilakukan lebih mudah, kenapa harus repot? Ajukan penawaran sekarang dan jadikan pengelolaan tim sales jauh lebih terarah, efisien, dan bebas ribet dengan ework dari edot!