Cara Membuat KPI Karyawan yang Efektif dan Mudah Diterapkan

Key Performance Indicator (KPI) adalah alat untuk mengukur apakah tujuan perusahaan sudah tercapai. KPI membantu menilai seberapa baik kinerja tim atau individu dalam mendukung target bisnis. Supaya efektif, KPI perlu disusun berdasarkan visi, misi, dan strategi perusahaan.

Lantas, bagaimana cara membuat KPI karyawan yang tepat, relevan, dan mudah diukur? Artikel ini akan membahas langkah-langkah penting yang bisa membantu perusahaan meningkatkan kinerja dan mencapai target dengan lebih terarah.

Cara Membuat KPI Karyawan

Target KPI adalah standar atau tolok ukur spesifik yang ingin dicapai dalam periode tertentu sebagai bagian dari strategi perusahaan. 

Agar kinerja karyawan bisa terukur dan sesuai target, Anda perlu menyusun KPI yang jelas dan tepat sasaran. Berikut penjelasan mengenai cara membuat KPI karyawan yang tepat:

1. Mempunyai Tujuan yang Jelas

Langkah penyusunan KPI yang pertama adalah menentukan tujuan bisnis. Setiap indikator kinerja harus punya arah yang jelas agar siapa pun yang melihat atau mengukurnya bisa memahami data dengan benar. Tujuan ini sebaiknya bersifat spesifik dan sejalan dengan visi serta misi bisnis Anda.

2. Merinci Tujuan

Setelah tujuan umum ditentukan, saatnya menguraikannya menjadi target yang lebih spesifik. Hindari menetapkan target yang terlalu tinggi atau terburu-buru karena perubahan dalam bisnis butuh proses. 

Di tahap awal, Anda bisa mulai dengan melihat perkembangan dalam jangka menengah sebagai tolok ukur menuju target jangka panjang. Tentukan pula apa yang ingin dicapai, kapan waktunya, dan langkah apa saja yang harus ditempuh. Semua ini penting dilakukan agar arah kerja lebih terarah dan terukur.

Baca juga: Software HRIS: Fungsi, Fitur, dan Rekomendasi Terbaik

3. Mengumpulkan Data

Langkah berikutnya adalah mengumpulkan data. Karena penilaian kinerja bersifat angka atau kuantitatif, Anda perlu data yang jelas dan bisa dipercaya. Data inilah yang akan jadi dasar untuk menilai apakah indikator yang digunakan sudah sesuai. Dengan data yang tepat, hasil pengukuran pun akan lebih akurat dan bisa dipertanggungjawabkan.

4. Membuat Rumus KPI

Tahap selanjutnya adalah menyusun cara perhitungan yang sesuai. Dalam beberapa kasus, Anda cukup memakai satu jenis ukuran untuk menilai hasil kerja. 

Buatlah rumus yang tepat dan mudah digunakan. Setelah itu, uji rumus tersebut untuk memastikan apakah hasilnya sudah mencerminkan kondisi sebenarnya atau masih perlu diperbaiki.

5. Menyajikan KPI

Bagian akhir dari proses ini adalah menyampaikan hasilnya dengan cara yang jelas. Daripada hanya menampilkan angka, ubah data menjadi bentuk visual seperti diagram atau grafik agar lebih mudah dipahami. 

Jangan lupa juga untuk memberi penjelasan kepada seluruh tim tentang cara membaca dan memahami hasil KPI, supaya semua bisa bekerja dengan arah yang sama dan lebih efisien.

Hal yang Perlu Dipersiapkan untuk Menyusun KPI

Sebelum menyusun KPI, ada beberapa hal penting yang perlu Anda siapkan terlebih dahulu. Persiapan ini bertujuan agar indikator yang dibuat benar-benar sejalan dengan arah dan kebutuhan perusahaan. Berikut beberapa langkah awal yang bisa Anda lakukan:

1. Kenali Tujuan dan Strategi Perusahaan

Sebelum menetapkan indikator kinerja, Anda perlu memahami dulu arah bisnis secara menyeluruh. Pikirkan apa yang sebenarnya ingin dicapai oleh perusahaan, lalu tentukan cara paling masuk akal untuk mengukurnya.

Contohnya, jika fokus perusahaan adalah menarik pelanggan baru, salah satu target konkret yang bisa ditetapkan adalah menambah jumlah 50 pelanggan baru di bulan Juli.

Dari target tersebut, tim sales akan menyusun strategi terbaik, seperti memberikan penawaran khusus, menjaga hubungan baik dengan pelanggan, dan lain sebagainya. 

2. Tentukan Sasaran Jangka Pendek dan Jangka Panjang

Setiap tujuan perlu punya batas waktu yang jelas agar lebih terarah. Karena itu, penting untuk membagi target ke dalam dua jenis: yang ingin dicapai dalam waktu dekat dan yang butuh waktu lebih lama.

Contohnya, jika perusahaan ingin menekan biaya operasional, hal itu bisa masuk ke dalam target jangka pendek. Namun, kalau tujuannya ingin membuat brand dikenal luas di pasar, hal itu termasuk target jangka panjang karena butuh proses dan waktu yang lebih panjang.

3. Review Target dengan Tim

Perusahaan tidak bisa asal menetapkan target kepada karyawan tanpa melibatkan tim. Keputusan sebaiknya tidak hanya datang dari manajemen atau manajer saja. Melibatkan tim dalam proses ini justru membawa banyak manfaat, seperti:

• Transparansi: Dengan diajak berdiskusi, tim akan lebih memahami arah dan tujuan perusahaan. Mereka juga jadi tahu alasan di balik penetapan target dan cara mencapainya.
• Menumbuhkan motivasi: Jika target dianggap sebagai tanggung jawab bersama, semangat untuk mencapainya pun jadi lebih besar. Rasa kepemilikan terhadap tujuan bisa mendorong kerja lebih optimal.
• Mendorong kolaborasi: Saat target dibahas bersama, kerja sama antaranggota tim jadi lebih kuat. Ini membuka ruang untuk saling bantu, tukar ide, dan menyelesaikan tugas secara kompak.
• Penyesuaian target: Lewat masukan dari tim, target yang terlalu berat atau terlalu ringan bisa dikaji ulang. Hal ini penting agar tujuan tetap relevan dengan kondisi dan kemampuan yang ada.

Meninjau target bersama tim adalah bagian penting dalam membangun lingkungan kerja yang terbuka dan adaptif. Ini juga bisa membuka peluang kerja sama lintas tim dan departemen untuk mendorong pencapaian tujuan perusahaan secara menyeluruh.

Cara Memantau KPI Salesman

Memantau KPI salesman bukan hanya soal mencatat angka penjualan, tetapi juga memahami apakah setiap aktivitas yang dilakukan benar-benar mendukung pencapaian target dan berkontribusi dalam meningkatkan penjualan.

Dengan menggunakan indikator yang tepat, Anda dapat melihat performa tim sales secara menyeluruh dan mengetahui area mana yang perlu ditingkatkan. Untuk membantu proses tersebut, berikut beberapa contoh KPI penting yang bisa Anda gunakan:

1. Berdasarkan Peluang Penjualan

Salah satu cara mengukur kinerja tim sales adalah dengan melihat seberapa besar peluang penjualan yang sedang dijalankan. 

Berikut beberapa metrik peluang penjualan yang bisa Anda gunakan sebagai acuan:

• Ratio Lead-to-Opportunity: Rasio ini membantu Anda mengetahui berapa banyak prospek yang dibutuhkan untuk mencapai target penjualan dan memprediksi pendapatan secara lebih akurat.
• Sales Opportunity Score: Sales Opportunity Score membantu Anda memberi nilai pada setiap prospek, misalnya dengan skala 1–5. Skor tinggi menunjukkan peluang besar, jadi harus segera ditindak agar target penjualan tercapai.
• Number of Sales Opportunity: Number of Sales Opportunity menunjukkan berapa banyak peluang penjualan yang sedang aktif. Semakin banyak peluang yang valid, semakin besar kemungkinan target penjualan tercapai.

Baca juga: Cara Melakukan Sales Monitoring Efektif untuk Hasil Maksimal

2. Berdasarkan Keefektifan Penjualan

Untuk menilai efektivitas penjualan secara menyeluruh, Anda perlu memperhatikan beberapa aspek penting. Berikut beberapa metrik yang bisa membantu Anda mengukur kinerja tim sales dengan lebih tepat:

• Sales Growth: Memantau pertumbuhan penjualan berarti Anda juga memantau kemajuan bisnis secara keseluruhan. Jika penjualan meningkat dalam periode tertentu, itu adalah  tanda Anda sudah berada di jalur yang tepat untuk mencapai target bisnis.
• Opportunity-to-Win Ratio: KPI ini mengukur seberapa banyak prospek yang berhasil diubah menjadi pembeli, menunjukkan efektivitas tim sales. Jika rasio konversi di bawah 15%, Anda perlu mengevaluasi kembali cara tim menyeleksi dan mendekati prospek.
• Lead Conversion Ratio: Rasio konversi menunjukkan seberapa banyak prospek yang berhasil menjadi pelanggan. Jika rasio ini sesuai target, berarti penjualan Anda berjalan dengan baik dan efektif.
• Incremental Sales by Campaign: Penjualan tambahan yang dihasilkan dari setiap kampanye menunjukkan efektivitas aktivitas pemasaran Anda. Dengan memantau secara rutin, Anda bisa menentukan kampanye mana yang paling berhasil dan mengembangkan strategi lebih baik ke depan.
• Average Purchase Value: Nilai pembelian rata-rata menunjukkan seberapa besar pembelian tiap pelanggan. Dengan angka ini, Anda bisa tahu kapan perlu menawarkan promo agar penjualan naik.

3. Berdasarkan Penjualan Secara Umum

Selain peluang dan kinerja tim sales, penting juga memantau penjualan secara keseluruhan. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Sales Target: Memantau penjualan berarti Anda juga memantau kemajuan bisnis secara keseluruhan. Jika penjualan meningkat dalam periode tertentu, itu tanda Anda sudah berada di jalur yang tepat untuk mencapai target bisnis.
• Average Revenue per Unit (ARPU): KPI ini mengukur seberapa banyak prospek yang berhasil diubah menjadi pembeli, menilai efektivitas tim sales. Jika rasio ini di bawah 15%, Anda perlu mengevaluasi kembali cara tim menyeleksi dan mendekati prospek.
• Customer Churn Rate: Pantau pendapatan yang dihasilkan oleh setiap anggota tim sales untuk mengetahui kinerja mereka. Bandingkan data ini dengan periode sebelumnya agar Anda bisa melihat perkembangan dan meningkatkan performa tim.
• Revenue per Sales Rep: Pantau keuntungan yang dihasilkan oleh tim sales untuk mengetahui apakah target sudah tercapai dan siapa yang berprestasi. Dengan data ini, Anda bisa menentukan pemberian bonus dan menyesuaikan strategi agar hasil penjualan makin optimal.
• Profit Margin per Sales Rep: Pantau keuntungan tiap sales untuk lihat pencapaian dan prestasi mereka. Data ini juga membantu atur strategi dan pemberian bonus.

Contoh KPI Perusahaan

Agar lebih mudah memahami konsep KPI, perhatikan contoh KPI sales berikut sebagai gambaran dasar. Contoh ini dapat membantu Anda melihat bagaimana indikator kinerja disusun untuk menilai pencapaian tim penjualan.

Demikian penjelasan mengenai cara membuat KPI karyawan hingga cara memantau KPI salesman. Dengan langkah-langkah ini, Anda bisa memastikan kinerja tim terukur dengan jelas dan terus berkembang sesuai target perusahaan.

Mengelola aktivitas tim sales di lapangan tentu memerlukan sistem yang efisien, terukur, dan mudah dipantau. Apalagi jika perusahaan ingin memastikan setiap proses berjalan optimal tanpa mengorbankan waktu dan tenaga.

Untuk menjawab kebutuhan tersebut, ework dari eDOT hadir sebagai aplikasi Sales Force Automation (SFA) yang menawarkan solusi terintegrasi dalam mengelola aktivitas penjualan.

Dengan pengalaman lebih dari 10 tahun di industri distribusi FMCG, ework dirancang untuk mengotomatiskan tugas seperti pengelolaan kontak pelanggan, pemrosesan pesanan, hingga manajemen inventaris.

Platform ini juga membantu mempercepat pertumbuhan bisnis melalui sistem yang memungkinkan tim sales bekerja fleksibel kapan saja dan di mana saja lewat perangkat mobile.

Semua aktivitas tercatat otomatis dan saling terhubung sehingga memudahkan pengelolaan tim lapangan secara praktis dan menyeluruh.

Tak hanya itu, ework juga mendukung penghitungan KPI salesman secara real-time, memungkinkan Anda memantau performa tim terhadap target yang telah ditentukan.

Dengan akses data yang akurat, Anda dapat menganalisis hasil penjualan, melakukan evaluasi, dan menyusun strategi untuk peningkatan kinerja tim secara berkelanjutan.

Jika Anda ingin mengoptimalkan proses kerja tim sales, segera ajukan penawaran dan manfaatkan efisiensi yang ditawarkan ework untuk operasional bisnis Anda.

Baca juga: Apa Itu Supply Chain Management: Peran & Manfaat SCM