HRIS (Human Resource Information System) adalah software yang dibuat khusus untuk membantu tim HR dalam mengelola semua data dan kegiatan yang berkaitan dengan karyawan.
Jika dulu semua data karyawan disimpan secara manual, misal dalam bentuk kertas atau file Excel, kini banyak perusahaan yang mulai beralih menggunakan software HRIS. Hal ini bertujuan agar pengelolaan karyawan jadi lebih cepat, rapi, dan minim kesalahan.
Apabila Anda ingin mengetahui lebih dalam mengenai HRIS beserta rekomendasi software-nya, teruskan membaca artikel ini hingga selesai.
Apa Itu Software HRIS (Human Resource Information System)?
Coba bayangkan, Anda berada di sebuah perusahaan besar dengan jumlah karyawan yang cukup banyak. Mengelola data mereka satu per satu, mulai dari cuti, absensi, hingga penilaian kinerja bisa sangat melelahkan dan memakan waktu. Di sinilah software HRIS hadir sebagai solusi.
HRIS adalah sistem teknologi yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola berbagai hal yang berkaitan dengan karyawan.
Melalui sistem ini, Anda bisa mengatur cuti dan absensi, mencatat dan mengelola data karyawan, hingga memproses penggajian pajak secara otomatis.
Nah, semua informasi tersebut tersimpan dalam satu sistem terpusat sehingga mudah diakses, lebih cepat diproses, dan minim kesalahan. Singkatnya, HRIS bisa membantu pekerjaan HR menjadi lebih rapi, akurat, dan efisien.
Fungsi HRIS
Pekerjaan HR mencakup banyak hal sehingga butuh ketelitian. Dengan bantuan HRIS, tugas-tugas tersebut jauh lebih terorganisasi serta berdampak positif pada kinerja tim HR dan kenyamanan karyawan.
Berikut adalah beberapa fungsi utama HRIS yang membuatnya penting bagi perusahaan:
1. Mempermudah Kontrol Kinerja Karyawan
HRIS memudahkan HR dalam memantau kinerja karyawan dengan membandingkan hasil kerja dengan target atau KPI yang sudah ditetapkan. Hal ini tentu membantu memastikan karyawan tetap fokus dan mencapai tujuan yang diinginkan.
2. Mempermudah Proses Pengambilan Keputusan
Dengan software HRIS yang terpusat dan otomatis, semua informasi terkait manajemen karyawan bisa diakses dengan cepat dan mudah. Hal ini mempermudah HR dalam mengambil keputusan karena data seperti kinerja dan absensi karyawan tersedia langsung dalam sistem.
Selain itu, HR juga bisa memperoleh informasi yang akurat dan terorganisasi dalam bentuk laporan yang siap digunakan dengan HRIS.
Baca juga: 10 Aplikasi Sales Force Terbaik untuk Optimalkan Kinerja Tim Penjualan 2025
3. Mengurangi Human Error
Proses pencatatan data karyawan secara manual sering kali menyebabkan human error. Di sisi lain, HRIS beroperasi secara otomatis sehingga data yang dimasukkan langsung tersimpan dan diproses tanpa perlu campur tangan manual.
Dengan memanfaatkan HRIS, Anda dapat meminimalisasi kesalahan, seperti input data yang salah ataupun perhitungan gaji yang keliru.
4. Meningkatkan Kepuasan Karyawan
HRIS berperan dalam meningkatkan kepuasan karyawan karena memudahkan komunikasi dengan tim HR dan memastikan proses seperti perhitungan gaji dan pajak berjalan tepat.
Hal ini membuat karyawan merasa lebih dihargai dan termotivasi untuk meningkatkan kinerjanya.
5. Kemudahan dalam Mengakses Data
Dengan HRIS, HR dan manajemen dapat dengan mudah mengakses data karyawan karena semua informasi disimpan di cloud. Hal ini memungkinkan data bisa diakses secara online sehingga mempermudah HR untuk memantau kinerja karyawan dengan lebih fleksibel.
Fitur-Fitur Penting yang Harus Ada di HRIS
Dalam memilih sistem HRIS untuk perusahaan, Anda tentu perlu memastikan bahwa fitur-fiturnya sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini adalah beberapa fitur HRIS yang sebaiknya ada agar pengelolaan karyawan bisa berjalan lebih efisien:
1. Sistem Penjadwalan Absensi dan Cuti
Penjadwalan yang berantakan bisa mengganggu operasional. HRIS membantu mengatur jadwal, hari libur, dan absen secara otomatis sehingga mudah diperbaiki jika ada kesalahan. Fitur ini juga memudahkan pelacakan absensi dan cuti agar lebih terkontrol.
2. Pengelolaan Data Kepegawaian dan Dokumen
HRIS membantu menyimpan semua data karyawan dalam satu sistem sehingga lebih mudah dicari dan selalu ter-update.
Nah, apabila dibandingkan dengan cara manual seperti menggunakan spreadsheet, HRIS lebih aman dan praktis. Selain itu, data penting akan juga lebih terjaga karena tersimpan secara digital.
Baca juga: Perbedaan SFA dan CRM: Optimalkan Operasional Bisnis Anda
3. Berita dan Pengumuman Perusahaan
Salah satu cara agar karyawan betah dan tetap merasa terhubung dengan perusahaan adalah dengan rutin menyampaikan informasi terbaru.
HRIS yang baik seharusnya punya fitur untuk membagikan berita dan pengumuman penting langsung ke karyawan agar semua tetap tahu perkembangan perusahaan.
4. Analisis dan Report
Pilihlah HRIS yang memiliki fitur analisis dan laporan yang lengkap supaya Anda bisa melihat tren penting dalam perusahaan, seperti keterlambatan, produktivitas, hingga data kesehatan karyawan. Fitur ini akan mendukung HR dalam membuat keputusan yang tepat dengan mengandalkan data yang valid.
5. Sistem Penggajian
Proses penggajian kerap kali menyita waktu dan juga rawan kesalahan apabila masih dilakukan secara manual. Oleh karena itu, penting untuk memilih HRIS yang sudah dilengkapi payroll otomatis.
6. Rekrutmen Karyawan
Seiring perkembangan perusahaan, kebutuhan karyawan juga akan semakin meningkat. Apabila jumlah pelamar mencapai ribuan, proses rekrutmen bisa jadi sangat membebani.
Di sinilah HRIS berperan, yaitu mengotomatisasi rekrutmen dan memudahkan pelamar melamar lewat sistem terintegrasi, membuat proses lebih efisien.
Rekomendasi Software HRIS Untuk Perusahaan
ework adalah aplikasi Sales Force Automation (SFA) yang dirancang untuk mengelola proses penjualan, namun juga dapat digunakan sebagai software HRIS. Dengan sistem SFA, ework menyederhanakan berbagai proses penjualan yang membantu mempercepat perkembangan bisnis.
Namun, ework juga punya beberapa fitur yang sangat relevan untuk HR, salah satunya adalah Konfigurasi Kehadiran. Melalui fitur ini, HR dapat mengatur aturan absensi dan memastikan setiap karyawan melakukan absensi sebelum memulai pekerjaan.
Selain itu, terdapat pula Announcement Banner yang memungkinkan HR menyampaikan informasi penting secara langsung kepada seluruh karyawan. Tak hanya itu, aplikasi ini juga memiliki fitur Konfigurasi Aktivitas Wajib yang bermanfaat untuk memantau pelaksanaan SOP di lapangan.
Jadi, jika Anda mencari software yang bisa mendukung operasional tim penjualan sekaligus memudahkan kerja HR, ework layak dipertimbangkan. Tunggu apa lagi? Segera ajukan penawaran dan rasakan kemudahan dalam mengelola tim dan data karyawan bersama ework.
Baca juga: Apa itu Sales Tracking System? Ini Cara Menggunakannya
