Cara Membuat Pembukuan Keuangan Sederhana untuk Bisnis Anda

Mengelola keuangan tanpa pencatatan yang jelas bisa memicu banyak masalah, mulai dari arus kas yang tidak terkendali hingga kesulitan membuat keputusan bisnis. Dalam jangka panjang, ketidakteraturan ini bisa berdampak pada stabilitas dan kelangsungan usaha Anda.

Untuk menghindari hal tersebut, Anda perlu memahami cara membuat pembukuan keuangan sederhana pada penjelasan di bawah ini. Jadi, baca penjelasan lengkapnya sampai habis!

Apa Itu Pembukuan Keuangan?

Pembukuan keuangan sederhana jadi cara praktis untuk mencatat semua aktivitas keuangan secara teratur, mulai dari mulai dari pemasukan, pengeluaran, sampai transaksi lainnya, agar Anda bisa memantau alur keuangan secara menyeluruh.

Cara mencatat pembukuan keuangan bisa dilakukan secara manual lewat buku kas, atau dengan bantuan aplikasi keuangan yang menyesuaikan kebutuhan Anda.

Tidak perlu sistem yang rumit, hal terpenting pada pembukuan adalah mencatat setiap transaksi dengan konsisten, runut, dan teliti agar bisa dipertanggungjawabkan. 

Jadi, jika suatu saat Anda membutuhkan semua informasi keuangan secara detail, Anda bisa langsung mengeceknya pada pembukuan tersebut.

Cara Membuat Pembukuan Keuangan

Mencatat keuangan bisnis secara teratur membantu Anda mengelola arus kas dengan lebih rapi dan terkontrol. Berikut cara membuat pembukuan keuangan yang bisa Anda terapkan agar setiap transaksi tercatat dengan jelas:

1. Membuat Rekap Uang Masuk dan Keluar

Langkah awal dalam cara membuat pembukuan keuangan bisa Anda mulai dengan mencatat semua uang yang masuk ke dalam bisnis. 

Anda perlu menelusuri satu per satu sumber pemasukan, seperti hasil penjualan. Setelah itu, Anda bisa lanjutkan dengan mengumpulkan catatan pengeluaran, seperti biaya operasional harian, pembelian bahan baku, pembayaran utang, hingga gaji karyawan. 

Untuk memastikan pembukuan keuangan lebih terstruktur, Anda juga harus pisahkan catatan antara uang masuk dan uang keluar. Berikut ini adalah contoh pembukuan keuangan: pemasukan bulanan yang bisa Anda gunakan:

Sementara itu, untuk contoh pembukuan keuangan pemasukan bulanan yang bisa Anda gunakan adalah sebagai berikut:

2. Mencatat Buku Kas

Dengan mencatat buku kas secara teratur, Anda bisa melihat secara jelas apakah bisnis berada dalam kondisi untung atau justru merugi.

Untuk memudahkan dalam mengevaluasi kinerja keuangan, Anda bisa membaginya ke dalam tiga periode waktu, yaitu harian, mingguan, atau bulanan.

Berikut ini contoh pembukuan kekuangan: buku kas bulanan supaya Anda lebih memahaminya:

Baca juga: Apa Itu Restock? Ini Manfaat dan Cara Optimasinya

3. Mengelola Catatan Stok Barang

Dengan memiliki catatan ini, Anda bisa mengetahui kondisi persediaan secara real time sekaligus mengamankan aset bisnis perusahaan. 

Apakah ada barang yang jumlahnya mulai menipis, atau justru kelebihan stok yang perlu diatur ulang sehingga kemungkinan terjadinya kehilangan atau penyalahgunaan bisa dicegah lebih awal.

Di bawah ini contoh pembukuan stok barang untuk mengelola ketersediaan barang di perusahaan Anda:

4. Membuat Catatan Inventaris

Dalam pengelolaan keuangan bisnis, catatan inventaris berfungsi untuk mendata seluruh barang milik perusahaan yang termasuk aset yang bertujuan membantu Anda memantau kondisi dan keberadaan aset secara menyeluruh.

Berbeda dengan catatan stok yang mencatat barang keluar dan masuk, catatan inventaris fokus pada aset tetap seperti peralatan kerja, furnitur kantor, atau mesin produksi.

Untuk lebih lengkapnya, berikut adalah contoh pembukuan catatan inventaris yang bisa Anda cermati:

Baca juga: Strategi Manajemen Inventaris untuk Efisiensi Bisnis

5. Menyusun Laporan Laba Rugi

Di dalam laporan ini, Anda bisa menemukan ringkasan pendapatan dan beban yang terjadi selama beberapa periode waktu tertentu untuk mengetahui apakah usaha yang dijalankan menghasilkan keuntungan atau justru mengalami kerugian. 

Hasil dari laporan inilah yang nantinya digunakan sebagai bahan pertimbangan saat mengambil keputusan penting dalam bisnis.

Untuk menyusun laporan tersebut, Anda bisa membuat contoh pembukuan laba rugi berdasarkan tabel di bawah ini:

Metode Pembukuan Keuangan

Sebelum mulai mencatat transaksi, Anda perlu memahami metode apa yang paling sesuai untuk bisnis Anda. Berikut ini dua metode yang umum digunakan dalam pembukuan keuangan dan bisa Anda pertimbangkan sesuai kebutuhan bisnis.

1. Metode Entri Tunggal (Single Entry)

Metode entri tunggal digunakan dengan mencatat setiap transaksi dalam satu baris pencatatan. Format ini sederhana dan hasilnya menyerupai laporan mutasi rekening sehingga mudah dibaca dan dikelola.

Berikut ini beberapa kelebihan dan kekurangan dari sistem metode entri tunggal: sebagai bahan pertimbangan Anda:

a. Kelebihan Entri Tunggal

• Cocok untuk bisnis kecil dengan jumlah transaksi rendah.
• Mudah dipahami dan diterapkan tanpa latar belakang akuntansi.

b. Kekurangan Entri Tunggal

• Tidak menyajikan data keuangan secara mendetail.
• Kurang mendukung analisis keuangan lanjutan.
• Lebih berisiko terjadi kesalahan dan rawan manipulasi.

2. Metode Entri Ganda (Double Entry)

Metode ini mencatat setiap transaksi dua kali, yaitu sebagai debit dan kredit sehingga posisi keuangan bisnis tetap seimbang.

Dengan pendekatan ini, Anda bisa melihat aliran uang secara lebih menyeluruh. Saat terjadi pemasukan, pencatatan tidak hanya menunjukkan jumlah uang yang diterima, tetapi juga menjelaskan sumber atau dampaknya terhadap aset dan kewajiban.

Di bawah ini penjelasan mengenai kelebihan dan kekurangan entri ganda sebagai pertimbangan Anda dalam memilih metode yang sesuai:

a. Kelebihan Entri Ganda

• Menyajikan laporan keuangan yang lebih lengkap dan akurat.
• Cocok untuk bisnis dengan struktur keuangan yang kompleks.
• Memudahkan pelacakan kesalahan dan penyimpangan.

b. Kekurangan Entri Ganda

• Proses pencatatan lebih rumit dan butuh pemahaman akuntansi.
• Kurang praktis untuk usaha kecil dengan transaksi sederhana.
• Risiko kesalahan tinggi jika tidak dikelola dengan teliti.

Baca juga: Apa Itu Stock Opname? Ini Tujuan dan Cara Melakukannya

Fungsi Pembukuan Keuangan

Dengan sistem pencatatan yang teratur, Anda bisa mengambil keputusan finansial berdasarkan data dan meminimalkan berbagai risiko yang mungkin terjadi. Tak hanya itu, berikut ini beberapa fungsi utama dari pembukuan keuangan bagi perusahaan:

• Menyimpan catatan transaksi harian secara sistematis.
• Memudahkan Anda dalam memantau perputaran uang masuk dan keluar.
• Membantu menghindari kehilangan aset, barang, atau dana perusahaan.
• Menyediakan data yang dibutuhkan untuk melihat kondisi untung atau rugi.
• Menyusun ringkasan pendapatan dan pengeluaran selama periode tertentu.
• Membantu melacak kewajiban yang harus dibayar perusahaan.
• Memberi informasi yang dibutuhkan untuk evaluasi dan penilaian kinerja usaha.
• Mengontrol biaya operasional agar tidak melampaui batas anggaran.

Itulah pembahasan lengkap tentang cara membuat pembukuan keuangan sederhana untuk bisnis Anda.

Untuk mendukung proses administratif seperti pencatatan keuangan, Anda bisa menggunakan platform Distribution Management System seperti esuite dari eDOT. 

esuite dapat membantu menyederhanakan berbagai tugas operasional, seperti akuntansi, keuangan, manajemen pejualan, manajemen pengadaan barang, manajemen stok, pembuatan laporan bisnis, dan masih banyak lagi.

Melalui fitur-fitur unggulan yang terintegrasi dengan ekosistem eDOT lainnya, seperti ework, Anda akan lebih mudah dalam memantau alur kerja secara real time dan meningkatkan efisiensi di berbagai lini bisnis.

Coba demo gratis esuite sekarang dan rasakan langsung bagaimana sistem ini mendukung kelancaran operasional bisnis Anda.

Baca juga: 11 Aplikasi Marketplace Terkemuka di Indonesia, Harus Tahu!