Apa Itu Stock Opname? Ini Tujuan dan Cara Melakukannya

Pernahkah Anda bertanya-tanya, bagaimana perusahaan memastikan jumlah barang di gudang sesuai dengan catatan pembukuan? Jawabannya adalah stock opname, yakni sebuah proses sistematis di mana perusahaan secara fisik menghitung setiap item persediaan yang dimiliki.

Stock opname adalah aktivitas yang sangat krusial untuk menentukan keakuratan data persediaan, mengidentifikasi selisih antara catatan dan fisik, serta memberikan gambaran riil mengenai aset perusahaan berupa barang dagangan.

Untuk memahami peran stock opname lebih lanjut, artikel ini akan membahas apa itu stock opname, tujuan, hingga cara melakukannya dengan tepat dan efektif. Simak informasi di bawah ini hingga tuntas agar tidak ketinggalan tips-tips menarik!

Apa Itu Stock Opname?

Stock opname adalah aktivitas menghitung barang di gudang untuk memastikan kesesuaian antara jumlah fisik barang yang ada dengan data yang tercatat dalam sistem atau pembukuan.

Biasanya, stock opname dilakukan saat ada proses masuk (inbound) atau keluar (outbound) barang dari gudang. Dengan begitu, perusahaan dapat segera memverifikasi keakuratan setiap perubahan stok dan meminimalkan potensi terjadinya selisih yang besar di kemudian hari.

Selain itu, stock opname perlu dilakukan dengan hati-hati dan penuh ketelitian agar data yang dihasilkan akurat dan bisa digunakan untuk mendukung pengembangan bisnis perusahaan.

Tujuan Stock Opname

Pada dasarnya, stock opname dilakukan untuk memastikan keakuratan jumlah barang di gudang sebelum dipasarkan. Namun, kegiatan ini juga memiliki tujuan lain yang tak kalah penting, di antaranya adalah:

Mencegah terjadinya penyimpangan stok, seperti pencurian atau penggelapan barang.
Memastikan kesesuaian antara data dari petugas gudang dan kondisi nyata di lapangan.
Memungkinkan pengambilan keputusan cepat terkait barang yang rusak atau hilang.
Memantau arus keluar masuk barang secara akurat.
Mengetahui kondisi gudang dan mengurangi risiko kerusakan barang akibat lingkungan gudang yang tidak memadai.
Melakukan perbandingan data stok dengan tahun-tahun sebelumnya.
Mengidentifikasi jumlah aset, utang, piutang, dan kas perusahaan.
Membantu manajemen dalam mengambil keputusan terkait stok lama yang belum terjual atau belum terkirim.

Cara Melakukan Stock Opname

Stock opname tidak boleh dilakukan secara asal-asalan, karena dapat memengaruhi kelancaran operasional dan keuangan perusahaan. Oleh karena itu, perhatikan cara melakukan stock opname dengan baik berikut ini.

1. Jadwalkan Stock Opname secara Rutin

Stock opname memerlukan tingkat ketelitian yang tinggi dan memakan cukup banyak waktu. Agar proses ini tidak mengganggu aktivitas operasional di gudang, perusahaan sebaiknya menjadwalkannya secara rutin, baik setiap minggu maupun setiap bulan.

Dengan jadwal yang konsisten, data stok akan selalu ter-update dan tetap akurat. Selain itu, stock opname yang dilakukan secara berkala juga membantu menjaga kualitas barang sehingga jumlah dan kondisi stok tetap terkontrol dan siap memenuhi kebutuhan pasar.

2. Terapkan Layouting Gudang

Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam stock opname adalah dengan menerapkan tata letak gudang atau warehouse layouting.

Meski sering dianggap sepele, penataan gudang yang baik sebenarnya sangat berpengaruh terhadap kelancaran proses stock opname. Dengan tata letak yang terstruktur, proses stock opname dapat dilakukan lebih cepat dan lebih mudah.

Beberapa strategi layout yang bisa diterapkan di antaranya adalah memisahkan area penyimpanan berdasarkan jenis atau karakteristik barang, mengatur jarak rak agar staf mudah bergerak dan melakukan pencatatan.

Selain itu, manfaatkan mezzanine untuk menambah ruang simpan di gudang yang terbatas serta menerapkan sistem pelabelan yang jelas pada setiap lokasi penyimpanan.

3. Pengelolaan SDM yang Baik

Keberhasilan stock opname juga sangat dipengaruhi oleh pengelolaan SDM yang efektif. Jumlah tenaga kerja, kemampuan mereka dalam menjalankan tugas operasional, serta pemahaman terhadap sistem yang digunakan menjadi penentu utama kualitas kinerja tim.

Agar proses berjalan dengan baik, perusahaan perlu menetapkan SOP yang jelas sebagai panduan kerja untuk mengurangi risiko kesalahan, khususnya yang disebabkan oleh human error.

Pengelolaan SDM yang baik juga mencakup pembagian tugas yang terstruktur, misalnya dengan memisahkan tim khusus untuk stock opname dan tim lain untuk kegiatan seperti packing.

Pembagian ini membantu staf lebih fokus, mengurangi kelelahan, dan menekan kemungkinan kesalahan dalam proses penghitungan stok yang krusial.

4. Tambahkan Label pada Stok Barang

Untuk meminimalkan kekeliruan selama proses stock opname, perusahaan seharusnya menetapkan standar pengelompokan barang di gudang.

Pasalnya, gudang umumnya menyimpan berbagai jenis barang. Dengan klasifikasi yang jelas dan pemberian label pada setiap item, petugas gudang dapat melakukan pengecekan stok secara lebih terarah dan efisien.

5. Gunakan Aplikasi esuite

Untuk mempermudah proses stock opname, Anda bisa mulai menerapkan sistem manajemen gudang berbasis digital. Dalam hal ini, aplikasi esuite hadir sebagai solusi yang membantu Anda melakukan stock opname secara lebih cepat, akurat, dan efisien.

esuite memungkinkan Anda memantau pergerakan stok secara real-time, menghindari kesalahan pencatatan, dan menjaga ketersediaan barang tetap optimal.

Dengan fitur yang praktis, Anda bisa mencocokkan stok fisik dengan data sistem tanpa harus repot mencatat secara manual. Dengan begitu, proses menjadi lebih ringkas, minim risiko, dan mendukung operasional gudang yang lebih efisien.

Selain itu, esuite juga terintegrasi dengan ework, yakni Sales Force Automation (SFA) yang memberikan nilai tambah secara signifikan bagi operasional bisnis Anda. Ingin tahu lebih banyak? Dapatkan free demo sekarang!