Kekosongan stok bagi ritel dan bisnis adalah salah satu masalah yang harus segera ditanggulangi dan dicegah. Kekurangan stok dapat menghambat proses penjualan dan menurunkan tingkat kepuasan pelanggan.
Lantas, bagaimana cara mencegah stok kosong di gudang? Artikel ini membagikan strategi efektif untuk menjaga stok barang di gudang tetap tersedia, terlebih saat menghadapi hari-hari penting, seperti Harbolnas. Jadi, simak informasi selengkapnya berikut ini!
Penyebab Kekosongan Stok di Gudang
Sebelum membahas cara mencegah stok kosong di gudang, Anda perlu memahami penyebabnya agar bisa mengevaluasi proses stock opname di perusahaan Anda. Adapun penyebab stok kosong di gudang adalah sebagai berikut:
1. Tidak Memiliki Perencanaan yang Matang
Salah satu penyebab kekosongan stok di gudang adalah tidak memiliki perencanaan yang matang. Perencanaan dan proyeksi berfungsi untuk mengendalikan persediaan barang. Alhasil, Anda bisa memperkirakan kapan harus restock dan mengidentifikasi barang-barang yang lebih cepat habis.
2. Kesalahan dalam Pencatatan Stok
Kekosongan stok juga bisa disebabkan oleh kesalahan dalam proses administrasi. Hal ini umumnya terjadi ketika pencatatan stok masih dilakukan secara manual dengan buku atau kertas.
Perbedaan jumlah stok di buku dan gudang dapat menyebabkan kekurangan atau kelebihan stok. Ketika staf memeriksa jumlah stok di buku, ternyata barang masih tersedia. Namun, ketika sampai di gudang, barang yang dicari ternyata sudah habis.
Atau, ketika angka stok di buku terlihat sedikit, staf akan mengatur pemesanan barang untuk mencegah kekurangan stok. Namun, ketika barang dimasukkan ke dalam gudang, ternyata stok barang masih banyak sehingga gudang mengalami kelebihan stok.
Baca juga: Buffer Stock: Pahami Konsep dan Cara Menghitungnya
3. Kurang Menguasai Sistem Persediaan
Apabila staf kurang menguasai sistem pengelolaan persediaan, staf akan kesulitan dalam mengidentifikasi barang yang hilang, rusak, atau kedaluwarsa. Hal ini tentu menambah beban biaya bisnis, di mana barang tidak bisa terjual, tetapi perusahaan harus restock untuk memutar rantai penjualan.
4. Permintaan Barang yang Tak Terduga
Permintaan barang yang tak terduga juga bisa menjadi penyebab kekosongan stok. Umumnya, hal ini terjadi di musim-musim tertentu. Meski begitu, Anda masih bisa memitigasi risiko ini dengan melakukan perencanaan yang matang menggunakan data penjualan terdahulu.
5. Buruknya Manajemen Keuangan Perusahaan
Tidak hanya dari faktor sumber daya manusia, kekurangan stok juga bisa terjadi karena buruknya manajemen keuangan perusahaan. Apabila tidak ada anggaran untuk menambah stok, akan sulit melakukan restocking meskipun barang sudah habis.
Cara Mencegah Stok Kosong di Gudang
Kekosongan stok dapat menyebabkan kerugian bagi bisnis karena menghambat proses penjualan. Namun, Anda bisa mencegahnya dengan strategi-strategi berikut ini:
1. Memanfaatkan Teknologi
Salah satu penyebab kekosongan stok adalah adanya human error dari proses pencatatan stok secara manual. Untuk mencegahnya, Anda bisa memanfaatkan teknologi yang dapat menunjang pengelolaan stok di gudang.
Dalam hal ini, Anda bisa memanfaatkan Distribution Management System (DMS). Sistem ini mengelola seluruh proses distribusi secara terintegrasi dan otomatis, mulai dari pengelolaan stok, pengadaan stok, penjualan, hingga pelaporan.
Data yang disajikan pun real time sehingga Anda bisa memantau langsung stok yang sudah terjual dan perlu diisi kembali. Terkait DMS, Anda bisa memanfaatkan esuite dari eDOT!
esuite adalah platform DMS yang mengotomasi tugas sehingga meminimalisasi kesalahan manual. Platform kami juga dapat mengelola stok dengan efisien untuk menghindari kekosongan stok dan memaksimalkan penjualan.
Dasbor kami menampilkan data performa bisnis secara real time sehingga Anda bisa memantau pergerakan serta membuat laporan dengan akurat.
2. Rutin Memantau Stok
Agar jumlah stok tetap terjaga, Anda perlu memantaunya secara rutin. Dalam prosesnya, Anda juga bisa mengidentifikasi barang-barang yang cepat laku dan produk yang kurang diminati.
Jadi, Anda bisa mengatur strategi penjualan dan pemasaran di masa depan sehingga barang-barang yang kurang laku bisa terjual sembari mempertahankan barang dengan permintaan tinggi.
3. Membuat Proyeksi Stok
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, kekosongan stok dapat disebabkan oleh kesalahan atau ketiadaan proyeksi. Perkiraan habisnya barang akan membantu Anda menetapkan kapan harus restock sebelum barang habis, tetapi juga tidak restock terlalu awal yang menyebabkan kelebihan stok.
Untuk melakukannya, Anda perlu mencatat daftar stok dan jumlah rata-rata barang yang terjual pada waktu tertentu. Lalu, Anda bisa menghitung barang yang tersedia di gudang. Dari data tersebut, Anda bisa memperkirakan waktu yang tepat untuk restock.
4. Menetapkan Batas Minimum Stok
Menentukan batas minimum stok juga bisa membantu Anda menjaga persediaan barang di gudang. Jadi, ketika terjadi permintaan mendadak atau hambatan dalam proses pengiriman, Anda masih memiliki stok untuk dijual.
Baca juga: Rumus Safety Stock agar Persediaan Tetap Stabil dan Efisien
5. Menyiapkan Pemasok Cadangan
Untuk memitigasi kendala pada pemasok, Anda juga harus menyiapkan pemasok cadangan. Alhasil, ketika terjadi kendala distribusi mendadak, Anda bisa menghubungi pemasok cadangan ini untuk mengirimkan kebutuhan Anda.
6. Membangun Gudang yang Memadai
Selain pendataan stok, Anda juga perlu menyiapkan tempat penyimpanan yang memadai, terlebih jika bisnis Anda sedang naik daun atau sedang menghadapi musim belanja yang tinggi.
Gudang yang luas dan tertata tentu akan memudahkan tim dalam mendata stok dan merapikannya sesuai dengan kelompok barang. Jadi, Anda bisa meminimalisasi kesalahan dalam perekapan stok atau kelalaian saat mengambil barang untuk pesanan mendadak.
Demikian informasi tentang cara mencegah stok kosong di gudang. Agar rantai pasok bisnis tetap berjalan, Anda perlu memastikan bahwa gudang siap menerima barang, data stok akurat, dan proses operasionalnya terotomatisasi dengan efektif.
Untuk itu, percayakan tugas pengelolaan tersebut pada esuite dari eDOT! Dengan esuite, Anda bisa membuat keputusan berbasis data, menghemat waktu dan biaya karena berkurangnya pekerjaan manual, mengelola stok secara efisien, dan mengatur proses operasional secara otomatis.
Jangan tunggu nanti! Hubungi kami sekarang dan aplikasikan esuite untuk proses manajemen stok yang lebih efisien!
Baca juga: 6 Cara Menghabiskan Stok Barang dengan Efektif & Tanpa Rugi
