Sebagai pelaku usaha, Anda tentu ingin memastikan setiap proses kerja karyawan berjalan lancar dan terukur. Tanpa panduan yang jelas, karyawan bisa kesulitan memahami tugasnya sehari-hari. Itulah sebabnya penting bagi Anda menyiapkan panduan atau SOP kerja yang rapi dan mudah diikuti.
Melalui panduan ini, Anda akan menemukan contoh SOP kerja karyawan untuk berbagai divisi. Isinya bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Tanpa perlu berlama-lama, mari simak beberapa contoh terkait SOP kerja karyawan dalam artikel berikut.
Mengapa SOP Kerja Penting?
SOP kerja adalah singkatan dari Standard Operating Procedure atau prosedur operasional standar yang berisi panduan langkah-langkah kerja. Dokumen ini menjadi acuan bagi setiap karyawan untuk menjalankan tugas sesuai standar perusahaan.
Manfaat SOP kerja sangat beragam bagi Anda sebagai pelaku usaha. SOP membantu karyawan mengetahui setiap prosedur di perusahaan dengan baik sehingga tidak ada lagi kebingungan antar karyawan. Standar yang jelas juga membantu meminimalkan kesalahan.
Selain itu, SOP juga dapat membantu meningkatkan efisiensi kerja tim karena peran setiap divisi diterangkan dengan jelas sehingga koordinasi antarbagian berjalan lebih lancar.
Dokumen SOP juga memudahkan proses evaluasi kinerja karyawan karena setiap tugas memiliki indikator yang jelas sehingga penilaian bisa dilakukan lebih objektif dan transparan.
Baca juga: Cek Strategi Meningkatkan Produktivitas Sales Secara Efektif
Contoh SOP Kerja Karyawan
Setelah memahami pentingnya SOP, kini saatnya melihat contohnya secara langsung. Berikut daftar contoh SOP kerja karyawan untuk beberapa divisi yang menjadi referensi Anda:
1. SOP Kerja Tim Sales
Tujuan:
Memastikan seluruh proses penjualan berjalan efektif, profesional, dan sesuai target perusahaan.
Ruang Lingkup:
Semua aktivitas tim sales mulai dari prospek, presentasi, negosiasi hingga penutupan penjualan.
Prosedur Kerja:
- Perencanaan Harian
- Review target penjualan dan daftar prospek setiap pagi.
- Tentukan prioritas kunjungan atau follow-up pelanggan.
- Prospek & Pendekatan Awal
- Hubungi calon pelanggan melalui telepon, email, atau kunjungan.
- Sampaikan informasi produk/jasa secara ringkas dan jelas.
- Presentasi Produk
- Lakukan presentasi sesuai kebutuhan calon pelanggan.
- Tawarkan solusi yang relevan dengan masalah atau kebutuhan mereka.
- Negosiasi & Penawaran
- Berikan penawaran harga sesuai ketentuan perusahaan.
- Catat kesepakatan dalam sistem CRM untuk memudahkan tindak lanjut.
- Penutupan Penjualan
- Pastikan kontrak atau dokumen pesanan ditandatangani.
- Koordinasikan dengan tim terkait untuk pengiriman/layanan purna jual.
- Pelaporan Harian
- Laporkan aktivitas penjualan, prospek, dan closing ke supervisor di akhir hari.
- Update status pelanggan di sistem CRM perusahaan.
Standar Waktu:
Respons awal kepada calon pelanggan maksimal 1 x 24 jam setelah kontak pertama.
Catatan:
Tim sales wajib menjaga etika komunikasi, kerahasiaan data pelanggan, dan mengikuti kebijakan perusahaan saat menawarkan produk.
2. SOP Kerja Tim Customer Service
Tujuan:
Memberikan layanan pelanggan yang cepat, ramah, dan sesuai standar perusahaan.
Ruang Lingkup:
Seluruh aktivitas pelayanan pelanggan, mulai dari menerima pertanyaan hingga menangani keluhan.
Prosedur Kerja:
- Menerima Pertanyaan Pelanggan
- Angkat telepon maksimal 3 dering atau 30 detik.
- Sapa pelanggan dengan salam standar perusahaan.
- Identifikasi Masalah
- Dengarkan keluhan atau pertanyaan pelanggan dengan seksama.
- Catat data pelanggan dan detail masalah ke sistem CRM.
- Memberikan Solusi Awal
- Berikan jawaban sesuai panduan layanan yang tersedia.
- Jika masalah kompleks, eskalasi ke supervisor atau divisi terkait.
- Follow Up
- Pastikan masalah pelanggan telah ditangani hingga selesai.
- Hubungi kembali pelanggan untuk konfirmasi penyelesaian.
- Pelaporan Harian
- Buat laporan singkat jumlah kontak, keluhan, dan penyelesaian.
- Serahkan laporan ke supervisor di akhir shift.
Standar Waktu:
Setiap keluhan pelanggan harus mendapat respons awal maksimal 1 menit dan penyelesaian sesuai SLA perusahaan.
Catatan:
Seluruh staf wajib menjaga kerahasiaan data pelanggan dan menaati etika komunikasi perusahaan.
Baca juga: 10 Aplikasi Sales Terbaik untuk Tingkatkan Penjualan. Ini Fiturnya!
3. SOP Kerja Tim Administrasi
Tujuan:
Menjamin kelancaran pengelolaan dokumen, data, dan kebutuhan administrasi perusahaan agar operasional berjalan tertib.
Ruang Lingkup:
Semua kegiatan administrasi mulai dari pencatatan, pengarsipan, surat-menyurat, hingga laporan rutin.
Prosedur Kerja:
- Penerimaan & Pencatatan Dokumen
- Terima surat masuk, dokumen, atau berkas setiap hari kerja.
- Catat tanggal penerimaan dan asal dokumen dalam buku register atau sistem.
- Pengarsipan Dokumen
- Klasifikasikan dokumen sesuai kategori (keuangan, SDM, legal, dll.).
- Simpan dokumen secara rapi dalam map atau folder digital sesuai SOP arsip.
- Surat-Menyurat
- Buat surat keluar sesuai format baku perusahaan.
- Pastikan surat telah ditandatangani pejabat berwenang sebelum dikirim.
- Laporan Harian & Bulanan
- Rekap data aktivitas administrasi setiap akhir hari.
- Susun laporan bulanan untuk diserahkan ke manajemen.
- Koordinasi Internal
- Berkoordinasi dengan divisi lain untuk memastikan dokumen dan data tepat waktu.
- Jaga kerahasiaan informasi perusahaan sesuai kebijakan.
Standar Waktu:
Pencatatan dokumen dilakukan maksimal 1 x 24 jam setelah diterima.
Catatan:
Seluruh anggota tim administrasi wajib menjaga kerapian, ketepatan, dan akurasi data sesuai standar perusahaan.
4. SOP Kerja Tim Produksi
Tujuan:
Menjamin proses produksi berjalan sesuai standar mutu, tepat waktu, dan efisien agar hasil sesuai target perusahaan.
Ruang Lingkup:
Seluruh kegiatan produksi mulai dari persiapan bahan baku, pengolahan, pengemasan hingga pelaporan hasil produksi.
Prosedur Kerja:
- Persiapan Bahan Baku
- Pastikan bahan baku sesuai spesifikasi dan jumlah kebutuhan produksi.
- Catat penerimaan bahan baku di sistem atau buku register.
- Persiapan Peralatan Produksi
- Periksa kondisi mesin dan peralatan sebelum digunakan.
- Laporkan segera jika ada kerusakan atau keluhan teknis.
- Proses Produksi
- Jalankan tahapan produksi sesuai SOP dan instruksi kerja.
- Gunakan APD (Alat Pelindung Diri) sesuai ketentuan keselamatan.
- Quality Control
- Lakukan pengecekan mutu pada setiap tahap produksi.
- Pisahkan produk yang tidak sesuai standar untuk evaluasi.
- Pengemasan & Penyimpanan
- Kemas produk sesuai standar perusahaan.
- Simpan produk jadi di area penyimpanan yang sudah ditentukan.
- Pelaporan Harian
- Catat jumlah produksi, cacat, dan bahan terpakai setiap akhir shift.
- Serahkan laporan ke supervisor untuk evaluasi.
Standar Waktu:
Setiap batch produksi harus selesai sesuai target waktu yang ditentukan dalam rencana produksi.
Catatan:
Seluruh tim wajib mematuhi prosedur keselamatan kerja, menjaga kebersihan area produksi, dan melaporkan kendala segera.
Kelola Kinerja Sales dengan ework
ework hadir sebagai solusi praktis untuk membantu Anda mengelola sekaligus memantau kinerja tim sales secara real time. Melalui dashboard interaktif, aktivitas harian, progres penjualan, hingga pencapaian target dapat dipantau lebih mudah.
Fitur unggulannya meliputi pelacakan kunjungan sales, pengelolaan stok produk, pembuatan hingga payment tracking untuk setiap transaksi di bisnis Anda. Semua data tercatat otomatis sehingga Anda tidak perlu lagi bergantung pada laporan manual.
Dengan ework, Anda dapat memaksimalkan efisiensi waktu, memperoleh data lebih akurat, mengambil keputusan lebih cepat, serta membangun kolaborasi tim yang semakin lancar. Mari dapatkan penawaran sekarang dan gunakan ework untuk mengoptimalkan produktivitas bisnis Anda.
Baca juga: 10 Contoh KPI Sales untuk Meningkatkan Produktivitas Tim
