Manajemen gudang yang baik adalah salah satu kunci dari pengelolaan stok yang efisien. Jumlah stok yang akurat dapat mengurangi risiko pembengkakan biaya tak terduga serta dapat memutar rantai penjualan.
Lantas, bagaimana cara manajemen gudang yang efektif? Artikel ini membahas seluk-beluk pengelolaan gudang bagi berbagai bisnis. Jadi, simak informasinya berikut ini!
Apa Itu Manajemen Gudang?
Manajemen gudang adalah sistem yang merencanakan, mengarahkan, dan mengendalikan aktivitas pergerakan dan penyimpanan barang di gudang. Manajemen gudang merupakan salah satu aspek rantai pasok yang penting karena menuntut akurasi dan kecepatan distribusi barang hingga sampai ke pelanggan atau distributor.
Manajemen ini membantu Anda untuk meningkatkan keakuratan data dalam manajemen stok serta mengoptimalkan ruang penyimpanan. Manajemen gudang yang efektif juga membantu Anda meningkatkan efisiensi gudang dan mempercepat pelacakan produk.
Mengapa Manajemen Gudang Penting?
Manajemen gudang adalah aspek yang penting dalam bisnis, khususnya logistik dan distribusi. Adapun alasan mengapa manajemen gudang penting adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Manajemen gudang yang baik dapat meningkatkan kepuasan pelanggan karena ketika pesanan masuk, barang yang dipesan sudah tersedia dan siap dikirimkan. Alhasil, produk sampai ke tangan distributor atau pelanggan secara tepat waktu.
2. Mengontrol Inventaris
Salah satu fungsi utama dari manajemen gudang adalah mengontrol inventaris. Data stok yang dapat dipantau dan diperbarui secara real time bisa mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok. Alhasil, tidak perlu ada biaya tambahan untuk menanggulangi masalah tersebut.
Selain itu, manajemen gudang yang baik juga menghindari terjadinya selisih stok karena kesalahan pencatatan. Itulah mengapa saat ini pengelolaan gudang banyak mengadaptasi teknologi sehingga proses stock opname bisa berjalan lancar dan minim human error.
3. Menghindari Tercampurnya Barang
Dalam manajemen gudang, Anda akan memberlakukan metode inventory valuation yang sesuai dengan bisnis, seperti FIFO atau LIFO. Hal ini mengurangi risiko penumpukan dan bercampurnya barang lama dengan barang baru, terlebih jika Anda menjual barang-barang berumur pendek.
4. Meningkatkan Produktivitas
Anda bisa mendesain gudang seefisien mungkin agar proses keluar-masuknya inventaris berjalan lancar. Desain yang efisien juga dapat meningkatkan produktivitas pekerja, di mana proses produksi, packing, dan distribusi berjalan dengan seamless tanpa saling menghambat.
Baca juga: 6 Cara Mencegah Stok Kosong di Gudang dan Penyebabnya
Proses Manajemen Gudang
Secara umum, pengelolaan gudang memiliki serangkaian proses, di antaranya:
1. Perencanaan Gudang
Tahap yang pertama adalah perencanaan gudang. Di sini, Anda akan merencanakan model ruang penyimpanan, kebutuhan tenaga kerja, kebutuhan alat-alat untuk menunjang proses pengelolaan stok, serta merencanakan rute pengiriman.
2. Pengarahan
Para pekerja yang bertugas di gudang akan mendapatkan pengarahan tentang tugas sehari-hari serta mendapatkan pelatihan menggunakan alat-alat di gudang. Setiap tugas yang dilaksanakan akan diawasi dan dievaluasi.
3. Penyimpanan Barang
Produk yang harus masuk akan dicatat ke dalam sistem, ditata pada rak atau section yang sudah ditentukan, dan mengaturnya sesuai dengan prosedur perusahaan. Umumnya, Anda juga akan membuat kode barang agar lebih mudah dalam mengorganisasi gudang.
4. Pengambilan Barang
Proses pengambilan barang adalah tindak lanjut dari pesanan yang masuk ke sistem. Sembari mengambil barang, pastikan sistem mencatat keluarnya barang dengan akurat untuk menghindari selisih jumlah stok.
5. Pengemasan Barang
Pengemasan mencakup mengemas barang dengan aman dan sesuai dengan prosedur perusahaan. Anda harus memastikan bahwa barang yang dikemas tidak cacat serta sesuai pesanan.
6. Pengiriman Barang
Setelah dikemas, barang akan dimasukkan ke armada logistik sesuai dengan ketentuannya. Jangan sampai salah memasukkan barang ke armada yang tidak tepat agar tidak terjadi kesalahan pengiriman. Pada proses ini, Anda perlu mendokumentasikannya agar tetap bisa dipantau.
7. Pengembalian Barang
Manajemen gudang juga mencakup pengelolaan pengembalian barang dari konsumen. Barang-barang retur akan dipisahkan dari stok yang ada di gudang untuk nantinya diproses sesuai prosedur perusahaan.
Baca juga: 6 Cara Menghabiskan Stok Barang dengan Efektif & Tanpa Rugi
Strategi Manajemen Gudang
Untuk bisa melakukan manajemen gudang secara efektif, Anda bisa menerapkan beberapa strategi berikut ini:
1. Menggunakan Sistem Terintegrasi
Salah satu cara untuk mengurangi human error dan meningkatkan akurasi data adalah dengan menggunakan sistem terintegrasi. Jadi, meskipun alur keluar-masuknya barang cepat, produk tetap tercatat secara akurat dan real time.
Terkait sistem terintegrasi, Anda bisa memanfaatkan esuite dari eDOT. esuite adalah Distribution Management System (DMS) yang membantu Anda untuk mengoptimalkan bisnis agar proses operasional lebih efisien.
Di esuite, Anda bisa mengatur lokasi gudang di sistem inventory. Alhasil, Anda bisa memantau proses distribusi barang secara real time dan efektif.
Dengan mengatur gudang dan lokasi secara sistematis, Anda akan memiliki kontrol penuh atas pergerakan stok, meminimalkan kesalahan logistik, dan mempercepat proses distribusi barang.
2. Mengoptimalkan Tata Letak Gudang
Pada proses perencanaan gudang, Anda perlu mendesain tata letak seefisien mungkin agar barang bisa masuk dan keluar dengan lancar. Setiap section harus jelas peruntukannya dan mudah dijangkau dengan alat atau pekerja.
3. Memantau Stok
Memantau stok juga menjadi hal penting dalam manajemen udang. Tidak hanya jumlahnya, Anda juga harus memastikan setiap barang masih dalam kondisi prima, layak jual, tidak rusak, dan tidak kedaluwarsa.
4. Melakukan Pelatihan Karyawan
Setiap pekerja yang bertugas di gudang harus memiliki keahlian yang memadai, termasuk dalam mengelola stok dan mengoperasikan alat-alat yang dibutuhkan. Karyawan yang mahir dan terlatih serta didukung oleh fasilitas yang cukup tentu akan bekerja dengan produktivitas tinggi, efisien, dan minim risiko kesalahan.
5. Mengevaluasi Keseluruhan Gudang
Anda juga perlu mengevaluasi performa gudang, seperti efektivitas pekerjaan para karyawan, perlindungan terhadap stok, perencanaan persediaan, dan alur keluar-masuknya barang. Jadi, ketika Anda menemukan masalah pada alur manajemen gudang, Anda bisa langsung memperbaikinya.
Demikian informasi tentang manajemen gudang yang bisa dipelajari. Pengelolaan gudang sangatlah penting, terlebih bagi bisnis ritel yang alur perpindahan barangnya cepat. Oleh karena itu, pastikan untuk memanfaatkan teknologi terintegrasi untuk menyederhanakan tugas-tugas operasional dan membuatnya berjalan dengan efisien!
esuite dari eDOT siap membantu bisnis Anda untuk mengoptimalkan proses operasional dan meningkatkan penjualan! Coba gratis esuite sekarang!
Baca juga: Buffer Stock: Pahami Konsep dan Cara Menghitungnya
