Dalam dunia bisnis, istilah backorder sering kali ditemui dan mungkin membuat sebagian orang bingung. Lantas, apa itu backorder? Backorder merujuk pada situasi di mana permintaan produk melebihi stok yang tersedia.
Hal ini dapat disebabkan oleh berbagai faktor, mulai dari permintaan yang meningkat hingga human error. Untuk memahami lebih jauh tentang backorder, artikel ini akan menjelaskan pengertian, cara kerja, penyebab, hingga tips menghindarinya. Simak penjelasan berikut ini.
Apa Itu Backorder?
Backorder adalah kondisi di mana permintaan produk oleh konsumen melebihi stok yang tersedia di gudang. Meski begitu, konsumen tetap dapat melakukan pemesanan dan akan menerima produknya ketika stok kembali tersedia.
Dengan begitu, penjualan yang dilakukan oleh perusahaan masih dapat berjalan walaupun mengalami stockout. Namun, hal ini juga dapat mengurangi kepuasan konsumen karena harus menunggu produk yang dipesan hingga tersedia.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengelola stok dengan efektif dan memantau ketersediaan produk secara berkala. Dengan demikian, perusahaan bisa mengantisipasi permintaan konsumen yang dapat melonjak sewaktu-waktu.
Cara Kerja Backorder
Untuk memahami penerapannya dalam proses penjualan, Anda perlu mengetahui cara kerja backorder terlebih dahulu. Prosesnya terbagi menjadi beberapa tahap, yaitu:
- Proses pemesanan: Pelanggan melakukan pembelian seperti biasa meskipun sistem menampilkan bahwa produk yang dipilih berstatus backorder.
- Pemberitahuan: Setelah transaksi berhasil, pelanggan menerima pemberitahuan mengenai status produk yang belum tersedia, lengkap dengan estimasi waktu pengiriman.
- Pengadaan barang: Selanjutnya, perusahaan akan melakukan pengisian ulang stok melalui pemasok atau memulai proses produksi kembali.
- Barang masuk inventaris: Ketika produk sudah tersedia, stok akan dicatat ke dalam sistem dan disiapkan untuk proses distribusi.
- Pengiriman: Pelanggan memperoleh notifikasi bahwa pesanan telah dikirim dan dapat melacak perjalanannya secara langsung.
Penyebab Backorder
Backorder dapat terjadi karena faktor internal maupun eksternal. Berikut adalah beberapa penyebab umumnya.
1. Permintaan yang Meningkat
Lonjakan permintaan menjadi salah satu penyebab utama terjadinya backorder. Ketika jumlah pesanan melebihi stok atau kapasitas produksi, perusahaan tidak dapat memenuhi seluruh pesanan tepat waktu.
Kondisi ini biasanya dipicu oleh faktor-faktor seperti momen musiman, promosi yang sukses, atau perubahan tren yang terjadi secara tiba-tiba. Akibatnya, konsumen harus menunggu hingga barang kembali tersedia.
2. Kesalahan Perkiraan
Human error, seperti kesalahan dalam memperkirakan permintaan pasar, juga dapat memicu terjadinya backorder. Jika perusahaan tidak dapat memprediksi penjualan dengan tepat, maka stok yang tersedia mungkin tidak dapat memenuhi pesanan yang diterima.
Hal ini bisa disebabkan oleh dinamika pasar yang terus berubah, tren yang sulit diprediksi, hingga kurang optimalnya proses pengumpulan dan pengolahan data. Akibatnya, perusahaan harus menempatkan sebagian pesanan dalam status backorder sambil menunggu stok kembali tersedia.
3. Kondisi Cuaca
Kondisi cuaca ekstrem juga dapat menjadi penyebab backorder karena berpotensi mengganggu proses produksi maupun distribusi barang. Bencana alam, seperti banjir, badai, atau hujan lebat, bisa menghambat pengiriman bahan baku hingga menunda operasional pabrik.
Akibatnya, perusahaan tidak mampu memenuhi pesanan sesuai jadwal dan konsumen perlu menunggu lebih lama sampai barang tersedia.
4. Kendala pada Pemasok
Keterlambatan pengiriman bahan baku, ketidakmampuan supplier atau pemasok dalam memenuhi jumlah pesanan, hingga masalah kualitas produk dapat menghambat proses produksi dan ketersediaan barang.
Ketika pasokan tidak datang sesuai jadwal, perusahaan mungkin tidak dapat menyiapkan produk dengan tepat waktu. Alhasil, sebagian pesanan harus menunggu sampai stok kembali tersedia. Untuk meminimalkan dampaknya, perusahaan perlu membangun koordinasi yang baik dengan pemasok serta menyiapkan alternatif sumber pasokan.
5. Proses Produksi yang Rumit
Produk yang melalui banyak tahapan pengerjaan atau membutuhkan waktu produksi yang lama dapat menyebabkan backorder karena tidak bisa diselesaikan dalam waktu singkat. Akibatnya, ketika pesanan datang dalam jumlah besar, perusahaan memerlukan tambahan waktu untuk menyelesaikannya.
6. Keterbatasan Produksi atau Kapasitas Penyimpanan
Jika fasilitas produksi sudah beroperasi pada batas maksimal atau gudang tidak mampu menampung stok dalam jumlah besar, perusahaan akan kesulitan memenuhi pesanan tambahan dalam waktu singkat.
Kondisi ini membuat sebagian konsumen harus menunggu hingga proses produksi berikutnya selesai atau ruang penyimpanan kembali tersedia. Oleh karena itu, diperlukan pengelolaan kapasitas yang optimal, peningkatan efisiensi operasional, serta komunikasi yang jelas kepada pelanggan terkait estimasi waktu pengiriman.
7. Stok yang Rendah
Stok yang terlalu rendah dapat memicu terjadinya backorder, terutama saat terjadi peningkatan permintaan secara tiba-tiba. Kebijakan penyimpanan minimum memang dapat menekan biaya gudang, tetapi berisiko membuat perusahaan tidak memiliki cadangan barang yang cukup.
Akibatnya, pelanggan harus menunggu hingga stok kembali tersedia. Oleh karena itu, perencanaan persediaan yang tepat dan penyediaan safety stock menjadi langkah penting untuk menjaga kelancaran pemenuhan pesanan.
Baca juga: 6 Cara Mencegah Stok Kosong di Gudang dan Penyebabnya
Keuntungan Backorder untuk Bisnis
Meskipun dapat menimbulkan beberapa masalah, tetapi sistem backorder juga memberikan sejumlah keuntungan bagi bisnis dalam menjaga performa penjualan dan pengelolaan stok. Berikut adalah beberapa di antaranya:
- Perusahaan tetap dapat menerima pesanan sehingga potensi pendapatan tidak hilang.
- Data dari pesanan backorder membantu bisnis membaca pola permintaan pasar secara lebih akurat dan menyusun jadwal restock dengan lebih efisien.
- Memudahkan koordinasi dengan pemasok dalam menyiapkan jumlah persediaan yang sesuai.
- Jika disertai komunikasi yang jelas mengenai estimasi pengiriman, backorder bahkan dapat meningkatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan terhadap bisnis.
Baca juga: Strategi Meningkatkan Kepuasan Pelanggan. Faktor dan Cara Menghitungnya
Tips Agar Tidak Terjadi Backorder yang Merugikan
Pada kondisi tertentu, backorder artinya produk banyak diminati di pasar sehingga tidak selalu berdampak buruk bagi bisnis. Namun, situasinya akan berbeda jika backorder terjadi karena kesalahan pengelolaan stok atau sistem pemenuhan pesanan yang kurang optimal.
Kondisi tersebut berisiko menurunkan kepuasan pelanggan, memicu pembatalan order, hingga menyebabkan kerugian operasional. Agar backorder tidak merugikan, bisnis perlu menerapkan beberapa langkah pencegahan yang berfokus pada pengelolaan stok dan permintaan berikut:
- Memantau stok dan data penjualan secara real-time agar restock dapat dilakukan sebelum barang benar-benar habis.
- Menyediakan safety stock sebagai cadangan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan mendadak.
- Menganalisis riwayat penjualan secara berkala agar perencanaan kebutuhan barang lebih akurat.
- Memprioritaskan ketersediaan produk yang memiliki permintaan tinggi agar tidak sering mengalami kekosongan stok.
- Menjalin kerja sama dengan lebih dari satu pemasok untuk mengurangi risiko keterlambatan pengadaan barang.
Kelola Stok dan Sales Order dengan Efektif melalui eDOT!
Itulah penjelasan mengenai apa itu backorder, mulai dari pengertian hingga tips menghindari backorder yang merugikan bisnis. Dengan pengelolaan persediaan yang lebih terencana dan koordinasi rantai pasok yang baik, Anda dapat mengurangi risiko backorder.
Untuk membantu proses tersebut, Anda dapat memanfaatkan ework yang mampu mengelola pesanan secara real-time. Dengan begitu, data pesanan menjadi lebih akurat dan selalu terbarui. Informasi ini memudahkan bisnis dalam menentukan jumlah stok yang perlu disiapkan sekaligus memantau ketersediaan barang dengan lebih efektif.
Selain itu, pengelolaan persediaan juga dapat dioptimalkan melalui esuite. Platform ini membantu mengontrol stok agar tetap seimbang sehingga bisnis dapat terhindar dari risiko stockout maupun overstock.
Oleh karena itu, segera manfaatkan ework dan esuite untuk mengoptimalkan pengelolaan stok produk Anda. Hubungi kami untuk memperoleh penawaran terbaik dan nikmati kemudahan mengelola persediaan melalui sistem digital yang lebih cerdas dan terintegrasi.
Baca juga: Buffer Stock: Pahami Konsep dan Cara Menghitungnya
