Pelanggan adalah harta berharga bagi bisnis, baik yang sudah lama maupun yang baru. Supaya data pelanggan atau customer rapi dan akurat, penting untuk mengatur database dengan baik.
Dengan data terkait pelanggan yang tertata, bisnis bisa memanfaatkannya untuk merancang strategi promosi lebih tepat demi mendorong penjualan pada periode selanjutnya.
Lantas, apa saja contoh database customer dan bagaimana cara menyusunnya supaya promosi tepat sasaran? Simak artikel ini sampai selesai.
Apa Itu Customer Database?
Customer database adalah kumpulan data pelanggan yang tersimpan secara tertata dalam satu sistem.
Di dalamnya ada nama, kontak, alamat, riwayat pembelian, preferensi produk, hingga rekam jejak interaksi yang pernah terjadi. Data ini disusun agar mudah diakses, diperbarui, dan dipakai sesuai kebutuhan bisnis.
Berbeda tapi saling berkaitan, ada juga istilah customer base. Customer base merujuk pada kelompok pelanggan yang sudah pernah terhubung dengan bisnis, baik melalui pembelian, penggunaan layanan, maupun interaksi lainnya. Inilah yang menjadi pondasi audiens utama sebuah bisnis.
Lantas, bagaimana jika customer base dibandingkan dengan customer database? Customer database berfokus pada penyimpanan dan pengelolaan datanya, sementara customer base merujuk pada kumpulan pelanggan yang sudah masuk ke lingkaran bisnis Anda.
Untuk pengelolaannya, customer database dapat disimpan dalam spreadsheet, CRM, maupun platform digital lain yang dirancang untuk menata data pelanggan secara sistematis.
Mengapa Customer Database Penting?
Customer database membantu bisnis memahami pola belanja pelanggan sehingga bisa digunakan untuk menentukan produk, harga, dan promosi dengan tepat. Dengan begitu, penjualan meningkat dan layanan menjadi lebih personal.
Secara sederhana, customer database adalah kumpulan data pelanggan yang teratur dan digunakan untuk menganalisis serta merencanakan strategi pemasaran. Selain itu, customer database juga memudahkan pemantauan kinerja bisnis dan evaluasi langkah selanjutnya.
Baca juga: Apa Itu Stockout? Kenali Penyebab dan Cara Mengatasinya
Cara Mengelola Customer Database
Mengelola customer database bukan hanya sekadar tentang penyimpanan data pelanggan. Pengelolaan yang tepat membuat bisnis lebih mudah memahami kebutuhan pelanggan, menjalankan promosi yang tepat, dan meningkatkan penjualan.
Berikut cara mengelola customer database dengan baik:
1. Menentukan Tujuan
Langkah pertama dalam mengelola database pelanggan adalah menentukan tujuan. Artinya, Anda perlu mengetahui tujuan penggunaan data, misalnya untuk promosi, analisis penjualan, atau layanan yang lebih personal.
Selain itu, tentukan juga berapa banyak data yang ingin dikumpulkan setiap minggu dan hal-hal lain yang mendukung kebutuhan bisnis Anda.
2. Mengelompokkan Data
Tahap selanjutnya dalam mengelola customer database adalah mengelompokkan data pelanggan ke dalam segmen yang lebih terarah, atau yang sering disebut customer group.
Pembagian ini bisa dilakukan berdasarkan usia, jenis kelamin, pekerjaan, lokasi, hingga perilaku belanja.
Dengan pengelompokan customer group yang jelas di dalam customer database, proses menargetkan promosi jadi lebih akurat, komunikasi lebih relevan, dan peluang menjangkau pelanggan yang potensial pun semakin besar.
3. Melakukan Labeling
Langkah selanjutnya dalam mengelola customer database adalah menandai setiap data pelanggan dengan label. Pemberian label ini membantu mencegah kebingungan antar data pelanggan.
Selain itu, label mempermudah interaksi secara personal dengan pelanggan sehingga promosi bisa lebih tepat sasaran dan hubungan dengan pelanggan lebih erat.
4. Menggunakan Customer Database Software
Anda bisa menggunakan software khusus untuk mengelola customer database agar data pelanggan tersimpan rapi dan mudah diakses.
Data dapat diimpor dari Excel, lalu software memudahkan pemantauan aktivitas pelanggan, seperti follow-up, panggilan, pertemuan, survei, hingga transaksi.
Software seperti esuite juga membantu otomatisasi proses, membuat pengelolaan customer database lebih praktis dan efisien.
Baca juga: Dead Stock dalam Bisnis: Penyebab, Dampak, dan Cara Mengatasinya
5. Melakukan Nurturing
Nurturing adalah cara mendekati pelanggan untuk membangun hubungan dan memahami kebutuhan mereka sehingga mereka tertarik menggunakan produk atau layanan Anda.
Salah satu caranya adalah memberikan promo khusus bagi pelanggan baru yang mendaftar sebagai member. Dengan begitu, pelanggan akan mengisi data diri mereka sehingga jumlah pelanggan pada customer database bertambah.
6. Memonitor Data
Langkah penting dalam mengelola customer database adalah memantau data yang sudah dikumpulkan, dikelompokkan, dan diberi label. Dengan begitu, Anda bisa melihat bagaimana pelanggan merespons bisnis dan pendekatan yang dilakukan.
Jika menggunakan software CRM, pemantauan jadi lebih mudah karena semua data dan aktivitas pelanggan bisa dilihat sekaligus secara real time.
7. Mengevaluasi Data
Langkah terakhir dalam mengelola customer database adalah meninjau kembali semua data yang ada. Evaluasi ini penting supaya langkah-langkah sebelumnya bisa memberikan hasil maksimal.
Anda bisa mengecek data mana yang masih berguna untuk penjualan dan mana yang sudah tidak aktif atau sulit dihubungi. Dari sini, Anda bisa menemukan ide baru untuk memperbaiki dan menambah customer database yang lebih potensial bagi bisnis.
Contoh Database Customer
Sumber: WPS
Salah satu contoh database customer yang sering digunakan adalah Customer Complaint Feedback Handling Sheet, yaitu catatan terstruktur yang berisi kumpulan keluhan pelanggan serta tindak lanjutnya.
Bentuknya mirip seperti contoh database penjualan, tersusun rapi, memiliki detail waktu, dan bisa ditelusuri kembali. Hanya saja fokus datanya bukan pada transaksi, melainkan laporan kendala dan cara penyelesaiannya.
Dari catatan ini, perusahaan dapat memantau setiap pengaduan, memahami pola masalah yang muncul, lalu menggunakannya sebagai bahan evaluasi untuk meningkatkan kualitas layanan.
Dengan contoh database customer tersebut, Anda dapat meninjau riwayat keluhan dengan lebih cepat, menentukan urutan penanganan, dan memastikan tidak ada laporan yang terlewat.
Data yang tersimpan juga membantu Anda melihat pola masalah sehingga perbaikan dapat dilakukan dengan keputusan yang lebih tepat dan respons yang lebih terarah.
Kelola Customer Database dengan esuite
Mengelola customer database menjadi lebih praktis dengan esuite. Platform ini memudahkan penambahan data pelanggan baru, mulai dari nama, kontak, alamat, hingga informasi penting lainnya, dengan cepat dan rapi.
esuite memastikan semua data selalu terupdate sehingga administrasi lebih mudah dan informasi penting bisa diakses kapan saja untuk mendukung kegiatan bisnis.
esuite adalah platform Distribution Management System dari eDOT yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mendukung pertumbuhan bisnis secara berkelanjutan.
esuite juga terintegrasi dengan ework sehingga alur kerja dan pengelolaan data menjadi lebih terhubung dan efisien.
Dengan esuite, proses pengelolaan data pelanggan lebih sederhana, kerja sama antar tim lebih lancar, dan informasi bisnis bisa dipantau dengan lebih jelas sehingga mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat.
Jadi, tunggu apa lagi? Hubungi kami dan dapatkan penawaran sekarang. Mari permudah pengelolaan data pelanggan untuk meningkatkan efisiensi bisnis Anda dengan esuite!
Baca juga: Langsung Rapi, Ini Solusi Mengatur Data Pelanggan yang Amburadul!
