Mengelola stok adalah salah satu fondasi penting dalam menjalankan bisnis. Namun, tanpa pengawasan stok yang tepat, masalah kecil dapat berubah menjadi kerugian besar.
Mulai dari selisih stok, barang hilang, hingga stok habis di saat permintaan tinggi. Semua ini dapat menurunkan kepercayaan pelanggan dan menghambat perkembangan bisnis. Di sinilah inventory tracking menjadi solusi penting.
Lantas, apa itu inventory tracking dan seberapa penting penerapannya dalam bisnis? Simak selengkapnya berikut ini!
Apa Itu Inventory Tracking?
Inventory tracking adalah proses memantau, mencatat, dan mengontrol pergerakan stok dalam bisnis. Sistem ini mencakup pencatatan barang masuk, barang keluar, lokasi penyimpanan, dan kondisi stok secara menyeluruh.
Tujuan utamanya adalah membantu pelaku bisnis mengetahui jumlah stok yang tersedia secara akurat. Dengan begitu, perencanaan strategi dalam kegiatan operasional dapat dilakukan secara terukur.
Dalam praktiknya, inventory tracking mencatat setiap pergerakan barang mulai dari gudang, proses distribusi, hingga sampai ke tangan konsumen. Proses ini dapat dilakukan secara manual menggunakan buku catatan, spreadsheet, maupun secara otomatis menggunakan sistem digital.
Jika dilakukan dengan benar, inventory tracking tidak sebatas menjadi catatan, tetapi juga penentu bisnis dalam mencegah kesalahan, meminimalkan risiko kehilangan barang, dan meningkatkan efisiensi.
Mengapa Inventory Tracking Penting?
Inventory tracking berperan besar dalam menjaga stabilitas bisnis. Tanpa sistem yang jelas, pemantauan stok masih tersedia, barang yang hilang, atau penumpukan barang yang tidak laku akan menjadi sulit.
Berikut beberapa alasan pentingnya inventory tracking untuk bisnis:
1. Menghindari Kehabisan Stok (Stockout)
Tanpa pemantauan barang yang baik, Anda dapat kehilangan customer hanya karena stok tidak tersedia. Dengan inventory tracking, stok secara real time dan waktu terbaik untuk melakukan restock dapat diketahui.
2. Mencegah Penumpukan Stok Berlebihan (Overstock)
Membeli stok terlalu banyak dapat menyebabkan modal dan ruang penyimpanan menjadi tidak efisien. Inventory tracking membantu menghindari pembelian berlebih karena produk mana yang laris dan mana yang jarang terjual dapat dilihat dari sistem.
3. Mengurangi Risiko Human Error
Pencatatan manual sering menghasilkan kesalahan kecil yang berdampak besar, seperti selisih stok atau laporan yang tidak sesuai kondisi sebenarnya. Dengan inventory tracking yang teratur dan konsisten, risiko kesalahan pencatatan dapat diminimalkan.
4. Meningkatkan Akurasi dan Transparansi Data
Ketika bisnis memiliki banyak gudang atau cabang, penting untuk memiliki data yang sama di seluruh lokasi. Inventory tracking memberikan transparansi sehingga stok dari berbagai tempat dalam satu sistem dapat terpantau.
5. Mendukung Pengambilan Strategi yang Lebih Tepat
Data stok yang akurat memudahkan perancangan strategi bisnis, seperti kapan harus melakukan pembelian, mengurangi stok, atau melakukan promosi.
6. Mengoptimalkan Operasional dan Penghematan Biaya
Inventaris yang tertata dengan baik membuat proses pengecekan, pengiriman, hingga pengadaan menjadi lebih efisien. Hal ini membantu bisnis mengurangi biaya operasional yang tidak perlu, seperti kerugian akibat barang rusak, hilang, atau tidak terjual.
Baca juga: Receiving Inventory: Pahami Proses dan Strateginya
Perbedaan Inventory Tracking Manual dan Otomatis
Inventory tracking dapat dilakukan dengan dua metode, yakni manual dan otomatis. Keduanya memiliki karakteristik dan dampak yang berbeda terhadap bisnis. Berikut penjelasannya:
1. Cara Pencatatan Data
Metode manual dilakukan dengan mencatat stok melalui di buku atau spreadsheet, sedangkan sistem otomatis mencatatnya real time melalui software.
2. Risiko Human Error
Pencatatan manual lebih rentan salah input dan data tidak sinkron, sementara sistem otomatis meminimalkan kesalahan melalui proses yang terstruktur.
3. Kecepatan Proses
Proses manual membutuhkan waktu lebih lama untuk mengecek dan memperbarui stok, sedangkan sistem otomatis menyajikan data secara instan.
4. Monitoring Banyak Lokasi
Jika bisnis Anda memiliki banyak cabang, metode manual tentu sulit digunakan untuk memantau stok di seluruh gudang. Sementara itu, sistem otomatis bisa menghubungkan seluruh lokasi dalam satu dashboard.
5. Integrasi Sistem
Pencatatan manual mengharuskan Anda memasukkan satu per satu stok yang masuk dan keluar, sedangkan sistem otomatis bisa langsung memperbarui stok setiap kali terjadi transaksi.
6. Skala Bisnis
Metode manual tidak efisien untuk bisnis yang sudah berkembang, sedangkan sistem otomatis mudah digunakan untuk jumlah data yang besar.
Perbedaan Inventory Tracking dengan Inventory Management
Meski sering dianggap sama, inventory tracking dan inventory management memiliki fungsi dan cakupan yang berbeda.
Inventory tracking fokus memantau dan mencatat setiap pergerakan stok. Proses ini lebih berkaitan dengan data kuantitas serta lokasi barang. Tujuannya adalah memastikan agar jumlah stok diketahui dengan akurat dan pergerakan barang dapat dipantau dengan baik.
Sementara itu, inventory management mencakup perencanaan stok secara keseluruhan. Proses ini melibatkan pengambilan keputusan terkait pembelian, pengaturan tingkat stok minimum, analisis kebutuhan, serta strategi rotasi barang. Umumnya, inventory management dikelola dengan inventory management system.
Dengan kata lain, inventory management bertujuan untuk mengoptimalkan seluruh siklus persediaan. Inventory tracking adalah bagian dari inventory management. Tanpa tracking yang baik, pengelolaan stok akan sulit dilakukan.
Pada akhirnya, pengelolaan stok yang efektif membutuhkan kombinasi antara data yang akurat dan perencanaan yang tepat. Keduanya saling melengkapi untuk menjaga kelancaran operasional bisnis.
Untuk membantu pertumbuhan bisnis Anda di tengah perkembangan zaman, eDOT menghadirkan esuite. Distribution Management System (DMS) ini dirancang untuk mengoptimalkan seluruh proses manajemen stok.
Jika inventory tracking hanya mencatat stok di satu toko atau perusahaan, esuite dapat menghubungkan seluruh stok di berbagai lokasi dalam satu sistem secara real time. Hal ini memudahkan Anda untuk melihat seluruh stok di semua cabang secara up to date.
Nikmati efisiensi operasional dan manajemen stok yang lebih cerdas bersama esuite. Hubungi kami dan dapatkan penawaran sekarang untuk meningkatkan performa bisnis Anda!
Baca juga: Perpetual Inventory System: Arti, Keunggulan, & Cara Kerja
