Kenali Order Management dan Tips Membuatnya Lebih Efisien

Mengelola pesanan dengan baik adalah kunci bagi setiap bisnis untuk memberikan service maksimal kepada pelanggan.

Namun, banyak bisnis yang masih menghadapi tantangan, seperti pesanan yang tertukar, stok yang tidak sinkron, atau proses administrasi yang memakan waktu.

Itulah mengapa order management sangat penting dalam bisnis. Mari simak penjelasan mengenai pentingnya order management dan tips agar pelayanan bisnis Anda lebih efisien di artikel ini.

Apa Itu Order Management?

Order management adalah proses mengelola seluruh alur pesanan, mulai dari pemesanan oleh customer hingga produk diterima.

Proses ini mencakup pencatatan pesanan, pengecekan stok, pemrosesan gudang, pengemasan, pengiriman, hingga layanan setelah penjualan, seperti pelacakan dan penanganan komplain.

Dalam praktiknya, order management system menjadi penghubung penting antara tim penjualan, gudang, dan bagian distribusi agar seluruh pesanan dapat dipenuhi dengan cepat dan akurat.

Mengapa Bisnis Membutuhkan Order Management yang Akurat?

Akurasi dalam order management bukan sekadar kebutuhan teknis, tetapi bagian dari pelayanan kepada pelanggan. Berikut beberapa alasan mengapa bisnis membutuhkan order management yang akurat.

1. Mengurangi Risiko Kesalahan Pengiriman

Pesanan yang tidak akurat dapat menyebabkan barang salah kirim, jumlah yang tidak sesuai, atau stok yang tidak terkontrol.

2. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Pelanggan akan lebih puas ketika pesanan mereka datang tepat waktu, lengkap, dan sesuai permintaan. Untuk itu, akurasi order management sangat dibutuhkan dalam membantu menjaga kepercayaan dan mendorong repeat order.

3. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Ketika alur pesanan dikelola dengan baik, setiap tim dapat bekerja lebih cepat. Proses picking, packing, dan pengiriman pun menjadi lebih terstruktur.

4. Mempermudah Kontrol Stok

Dengan data pesanan yang akurat, Anda dapat memantau ketersediaan stok secara real time. Hal ini membantu mencegah overstock maupun kehabisan barang.

5. Mendukung Strategi Bisnis Sesuai Data

Data yang tercatat dengan baik dapat menjadi bahan analisis penjualan untuk meningkatkan strategi bisnis, mulai dari perencanaan stok hingga evaluasi performa penjualan.

Proses Order Management

Order management terdiri dari beberapa tahapan yang saling berkaitan. Berikut alur order management mulai dari pencatatan pesanan hingga produk diterima.

1. Order Entry (Pencatatan Pesanan)

Tahap ini dimulai ketika pesanan dari customer masuk, entah itu dari sales lapangan, marketplace, website, maupun WhatsApp. Informasi pesanan harus dicatat secara lengkap, meliputi nama pelanggan, alamat, produk, jumlah, metode pembayaran, dan catatan tambahan.

2. Verifikasi Ketersediaan Stok

Setelah data pesanan masuk, sistem atau tim terkait akan memeriksa ketersediaan stok barang. Verifikasi ini penting untuk memastikan pesanan dapat dipenuhi dan menghindari risiko backorder.

3. Pemrosesan Gudang (Picking dan Packing)

Jika stok tersedia, pesanan diteruskan ke tim gudang untuk diproses. Pada tahap ini, barang akan diambil (picking), dicek kualitasnya, lalu dikemas (packing) sesuai standar pengiriman.

Pada tahapan ini, Anda memasuki proses fulfillment yang artinya upaya memenuhi pesanan customer secara lengkap dan tepat waktu.

4. Pembuatan Dokumen Pengiriman

Setelah barang dikemas, tahap selanjutnya adalah membuat dokumen pengiriman seperti resi, invoice, atau label. Dokumen ini menjadi acuan bagi tim logistik dalam proses distribusi.

5. Pengiriman Produk ke Pelanggan

Pesanan kemudian diserahkan kepada pihak logistik untuk dikirimkan. Pada tahap ini, proses tracking mulai berjalan sehingga status pengiriman dapat dipantau oleh tim internal maupun pelanggan.

6. Layanan Purnajual (After Sales Service)

Setelah barang diterima pelanggan, bisnis tetap perlu menyediakan layanan purnajual. Ini mencakup pelacakan pengiriman, bantuan terkait keluhan, pengembalian barang, atau penukaran jika diperlukan.

Kelola Pesanan dengan ework

Guna mendukung perkembangan bisnis Anda, eDOT menghadirkan ework untuk membantu mengelola pesanan dengan cepat dan rapi. Semua proses bisa Anda pantau dengan mudah, mulai dari pengambilan order hingga pelacakan pembelian.

Berikut cara mengambil order melalui ework:

Pilih ‘Sales’ di toko yang sedang dikunjungi, lalu klik ‘Take Order’.
Pilih produk dan tambahkan jumlahnya
Klik ‘+ Keranjang’.
Klik ‘Lanjutkan’ untuk menyimpan pesanan.
Periksa produk dan jumlahnya, lalu klik ‘Lanjutkan’.
Pesanan berhasil disimpan.

Selain mencatat pesanan, ework memungkinkan Anda untuk melacak order yang sudah dibuat. Fitur ini membantu Anda memantau status pesanan secara real time, sehingga mempermudah pelayanan kepada pelanggan.

Berikut cara melacak order dari ework:

Pada Menu Utama, pilih ‘Pelacakan Order’.
Klik salah satu toko di daftar pesanan untuk melihat lebih detail.

Dengan alur yang sederhana, tim sales dapat bekerja lebih cepat di lapangan, sementara Anda dapat memantau seluruh aktivitas dari dashboard yang terintegrasi.

Untuk mendukung penerapan order management secara maksimal, ework hadir sebagai solusi Sales Force Automation (SFA) yang membantu Anda memantau dan mengelola pesanan secara real time.

Setiap aktivitas, mulai dari pengambilan order, kunjungan pelanggan, hingga pencapaian target, dapat tercatat otomatis dalam satu sistem yang terstruktur.

Tak hanya itu, melalui dashboard yang interaktif, Anda dapat memantau performa tim dan membuat strategi yang tepat berdasarkan data yang akurat.

Dengan ework, proses pengelolaan pesanan menjadi lebih efisien sehingga berdampak pada peningkatan kepuasan pelanggan.

Hubungi kami sekarang untuk mendapatkan penawaran dan segera gunakan ework dari eDOT agar proses order management Anda lebih efektif!