Untuk menjaga kelancaran operasional suatu perusahaan, penting untuk memperhatikan beberapa hal, salah satunya adalah mengelola jadwal kerja karyawan.
Jadwal yang terstruktur dengan baik tidak hanya memastikan semua tugas dapat diselesaikan secara tepat waktu, tetapi juga berkontribusi pada keseimbangan kehidupan kerja karyawan, mengurangi potensi kelelahan, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
Artikel ini akan mengupas tuntas cara mengatur jadwal kerja karyawan secara optimal dan menguntungkan baik bagi bisnis maupun para karyawannya. Simak informasi lengkapnya di bawah ini!
Cara Mengatur Jadwal Kerja Karyawan
Ketika membagi shift kerja, terdapat beberapa langkah penting yang harus diperhatikan untuk memastikan keadilan, efisiensi, dan kepuasan karyawan. Berikut adalah caranya.
1. Pahami Kebutuhan Karyawan
Memahami kebutuhan karyawan secara lebih mendalam akan membantu Anda menyusun jadwal kerja yang lebih efisien. Terutama jika perusahaan Anda menerapkan sistem shift, hal ini penting agar produktivitas karyawan tetap optimal.
Selain itu, Anda juga perlu memahami karakteristik bisnis yang dijalankan. Dengan begitu, jadwal yang dibuat dapat selaras dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan sehingga pertumbuhan dan produktivitas bisnis tetap terjaga.
2. Tetapkan Waktu Kerja yang Sesuai
Dalam menyusun jadwal kerja, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan, salah satunya adalah durasi jam kerja.
Setiap shift harus dihitung dengan cermat agar tidak terlalu panjang dan tidak membuat karyawan kelelahan. Jika jam kerja terlalu lama, karyawan bisa merasa jenuh atau kelelahan, yang pada akhirnya dapat menurunkan produktivitas.
Oleh karena itu, salah satu tips efektif dalam membuat jadwal kerja adalah memberikan jam kerja yang proporsional untuk setiap karyawan atau tim.
Umumnya, satu shift dijadwalkan selama 8 jam kerja per hari. Durasi ini sudah sesuai dengan standar ketentuan waktu kerja yang ideal dan dapat membantu menjaga performa kerja karyawan tetap stabil.
Baca juga: Apa Itu Sales Canvassing? Ini Tujuan dan Strategi Jitunya
3. Tentukan Tim Kerja
Langkah selanjutnya dalam menentukan jadwal kerja yang efektif adalah pembentukan tim kerja yang adil dan merata. Pembagian tim ini bertujuan agar setiap tugas dan tanggung jawab karyawan dapat terlaksana dengan baik.
Perusahaan yang beroperasi 24 jam umumnya memerlukan tiga tim dengan masing-masing shift 8 jam, sementara perusahaan dengan jam operasional pagi hingga sore biasanya menggunakan dua shift dengan dua tim berbeda.
4. Ikuti Regulasi Pemerintah
Perusahaan harus mematuhi aturan yang ditetapkan pemerintah saat proses pembagian shift kerja, baik untuk jam kerja reguler maupun sistem shift. Agar sesuai aturan, Anda bisa mengacu pada ketentuan yang tercantum dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan.
UU tersebut memuat berbagai aturan yang wajib dipatuhi terkait dunia kerja, termasuk dalam hal pembagian jam kerja yang proporsional agar karyawan dapat bekerja secara optimal tanpa beban berlebih.
Tak hanya itu, karyawan juga memiliki hak untuk menerima upah sesuai dengan jumlah jam kerja yang telah dijalankan.
5. Buat Jadwal Secara Jelas
Pembuatan jadwal kerja harus dilakukan secara jelas agar setiap karyawan mengetahui jam kerjanya dengan pasti. Jadwal yang disusun tak perlu rumit, yang penting sederhana, namun mudah dipahami oleh semua karyawan.
Setiap elemen penting dalam jadwal juga harus ditampilkan secara detail. Misalnya, pastikan nama karyawan tercantum dengan lengkap untuk menghindari kesalahan identifikasi.
Selain nama, sertakan juga posisi atau jabatan masing-masing karyawan, serta informasi hari dan jam kerja mereka secara bergantian. Durasi kerja juga sebaiknya dicantumkan agar karyawan memahami berapa lama mereka bekerja dalam satu shift.
Baca juga: 9 Langkah Efektif Mengelola Inventory Toko Secara Efisien
6. Tingkatkan Komunikasi
Tips selanjutnya dalam membuat jadwal kerja karyawan adalah dengan memperkuat komunikasi. Komunikasi yang efektif memungkinkan Anda memahami kondisi karyawan dengan lebih baik.
Selain itu, karyawan juga akan menerima informasi yang jelas mengenai jadwal mereka, termasuk apakah mereka memiliki jam kerja permanen atau akan dirotasi dengan jadwal yang berbeda dalam suatu periode.
Kelancaran komunikasi antara pimpinan atau HRD dan karyawan sangat penting untuk memperjelas semua detail ini.
7. Gunakan esuite dari eDOT
Cara mengatur jadwal kerja karyawan yang terakhir adalah dengan menggunakan aplikasi esuite. esuite merupakan aplikasi HR yang dibuat untuk mendukung efisiensi operasional sekaligus mendorong pertumbuhan bisnis secara berkelanjutan.
Salah satu fitur unggulannya adalah kemampuan dalam mengatur jadwal shift karyawan secara praktis dan fleksibel. Dengan esuite, Anda bisa menyusun jadwal shift harian, mingguan, bahkan bulanan hanya dalam hitungan menit.
Berikut adalah langkah-langkah mengatur shift melalui esuite:
- Masuk ke modul HR.
- Kemudian, pilih menu Shift.
- Pada halaman tersebut, klik “Add New” untuk menambahkan shift baru.
- Lalu, isi nama shift, shift color, jam masuk, dan jam pulang. Tambahkan toleransi waktu jika perlu.
- Setelah itu, klik “Submit” untuk menyimpan datanya.
Dengan fitur penjadwalan yang serba praktis dan antarmuka yang intuitif, Anda tak perlu lagi menghabiskan waktu berjam-jam hanya untuk menyusun dan menyesuaikan jadwal.
Tak hanya itu, esuite juga dilengkapi dengan berbagai fitur bermanfaat lainnya, seperti sales management, accounting & finance, dan terintegrasi dengan ework.
ework adalah sistem Sales Force Automation (SFA), yang berfungsi untuk mengelola seluruh proses penjualan. Dengan begitu, perusahaan dapat meningkatkan hasil penjualan dan mendukung pertumbuhan bisnis yang lebih cepat. Untuk informasi lebih lanjut, dapatkan demo gratis sekarang!
Baca juga: Perbedaan SFA dan CRM: Optimalkan Operasional Bisnis Anda
