Dalam dunia bisnis, procurement dan purchasing sering kali dianggap memiliki arti yang sama. Keduanya memang berhubungan erat, tetapi masing-masing memiliki ruang lingkup dan fungsi yang berbeda, baik itu di industri retail maupun sektor lainnya
Di artikel ini akan diberikan informasi secara lengkap mengenai perbedaan procurement dan purchasing agar Anda bisa memahami kedua istilah ini dengan lebih baik. Mari simak sampai akhir!
Perbedaan Procurement dan Purchasing
Berikut adalah penjelasan mengenai perbedaan procurement dan purchasing, mulai dari segi definisi, tujuan, cara menilai, waktu atau keterlibatan dalam proses kerja, hubungan dengan vendor, dan prosesnya:
1. Apa itu Procurement?
Dari segi definisi, procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa dari vendor atau pihak ketiga.
Proses ini dilakukan melalui identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi kontrak, serta pemantauan pengadaan agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dengan kata lain, procurement tidak hanya berfokus pada pembelian, tetapi juga mencakup berbagai aspek, seperti perencanaan dan pengendalian pasokan.
2. Apa itu Purchasing?
Di sisi lain, purchasing adalah bagian dari procurement yang lebih spesifik pada aktivitas pembelian.
Tugas-tugas purchasing meliputi pemrosesan pesanan, pembayaran, dan pengelolaan inventaris.
Proses ini lebih sederhana dan langsung karena bertujuan untuk memastikan barang atau jasa yang dipesan tersedia sesuai kebutuhan perusahaan.
3. Tujuan Procurement dan Purchasing
Tujuan utama dari procurement adalah untuk memastikan bahwa seluruh kebutuhan perusahaan akan barang dan jasa terpenuhi secara optimal. Proses ini dilakukan melalui evaluasi kebutuhan, budget, serta penilaian terhadap vendor.
Di sisi lain, purchasing lebih berorientasi pada pembelian secara langsung. Tim purchasing biasanya bertanggung jawab dalam mengeksekusi pesanan dan negosiasi harga, serta memastikan barang dikirim tepat waktu. Tujuannya adalah agar perusahaan mendapatkan barang atau jasa secara tepat waktu dengan harga yang sesuai dengan anggaran.
Baca juga: 9 Faktor yang Mempengaruhi Kepuasan Pelanggan Dalam Bisnis
4. Cara Procurement dan Purchasing Menilai Barang dan Jasa
Perbedaan procurement dan purchasing selanjutnya adalah bagaimana cara masing-masing tim menilai barang atau jasa yang akan dibeli.
Tim procurement lebih mengutamakan kualitas dan nilai jangka panjang dari barang atau jasa sehingga mereka cenderung mempertimbangkan banyak faktor, seperti reputasi pemasok, layanan pascapembelian, dan dampak keberlanjutan.
Sebaliknya, tim purchasing fokus pada harga dan spesifikasi dasar. Selama barang atau jasa memenuhi kebutuhan dasar yang ditentukan, tim ini akan lebih memilih untuk menghemat biaya. Faktor nama besar merek biasanya tidak menjadi prioritas.
5. Waktu dan Keterlibatan Procurement dan Purchasing
Procurement berperan mulai dari tahap awal perencanaan hingga proses akhir pengelolaan kontrak dan evaluasi pemasok.
Tim ini bertugas memantau keseluruhan proses agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sekaligus terlibat dalam pengawasan kualitas, pengelolaan kontrak, dan evaluasi performa pemasok.
Sebaliknya, purchasing hanya terlibat dalam tahap-tahap akhir, seperti pemesanan dan pembayaran barang atau jasa. Tim purchasing biasanya mengurus transaksi harian dan memastikan pengiriman berjalan dengan lancar.
6. Hubungan Procurement dan Purchasing dengan Vendor
Hubungan antara perusahaan dengan vendor juga menunjukkan perbedaan yang jelas antara procurement dan purchasing.
Tim procurement lebih fokus membangun hubungan jangka panjang dengan vendor atas harapan mendapat harga yang lebih kompetitif, fleksibel dalam pembayaran, dan kemudahan dalam pengiriman.
Sebaliknya, purchasing biasanya hanya menjaga hubungan transaksional dengan vendor. Mereka lebih berfokus pada efisiensi dan penyelesaian pesanan dalam jangka pendek alias lebih berorientasi pada kesepakatan yang menguntungkan dalam transaksi saat ini.
Baca juga: Manajemen Penjualan: Fungsi, Tujuan, Tahapan, dan Contohnya
7. Proses Purchasing dalam Procurement
Seperti yang telah disebutkan, purchasing merupakan bagian dari proses procurement secara keseluruhan. Adapun tugas-tugas tim purchasing dalam procurement adalah sebagai berikut:
- Identifikasi Kebutuhan: Di tahap ini, departemen atau tim yang membutuhkan barang atau jasa akan menentukan spesifikasi, kualitas, dan kuantitas yang dibutuhkan.
- Seleksi Vendor: Setelah kebutuhan ditentukan, langkah berikutnya adalah mencari vendor atau pemasok yang bisa memenuhi kebutuhan tersebut.
- Permintaan Penawaran (Request for Proposal/RFP): Dalam proses procurement, perusahaan biasanya mengirimkan RFP kepada vendor yang terpilih guna mendapat penawaran harga, jangka waktu, serta rincian layanan.
- Negosiasi dan Pemilihan Vendor: Setelah menerima penawaran, tim procurement akan melakukan negosiasi dengan pemasok mengenai harga, ketentuan kontrak, dan layanan tambahan.
- Pembuatan Purchase Order (PO): Setelah vendor dipilih, tim purchasing akan membuat PO atau dokumen resmi berisi detail barang atau jasa yang dipesan, harga, dan jumlahnya.
- Penerimaan Barang atau Jasa: Pesanan yang diterima akan diperiksa kesesuaiannya dengan PO dan spesifikasi yang telah ditentukan. Jika ada ketidaksesuaian, biasanya akan ada prosedur untuk mengembalikan atau memperbaiki barang.
- Verifikasi dan Pembayaran: Setelah barang diterima dan diperiksa, tim purchasing akan melakukan verifikasi dan memproses pembayaran kepada vendor sesuai dengan syarat pembayaran yang telah disepakati.
Demikian penjelasan mengenai perbedaan procurement dan purchasing. Secara singkat, procurement mencakup seluruh proses pengadaan barang dan jasa, termasuk perencanaan, pemilihan pemasok, dan manajemen risiko. Sementara itu, purchasing lebih fokus pada aktivitas pembelian dan transaksi sehari-hari.
Nah, untuk membantu memudahkan dan meningkatkan efisiensi kedua proses tersebut, esuite hadir sebagai solusi! esuite adalah platform yang dapat membantu perusahaan Anda mengelola pengadaan dan pembelian barang secara lebih efisien.
Dengan fitur akses data real-time, perusahaan Anda bisa memantau penjualan, inventaris, dan laporan keuangan secara langsung sehingga memudahkan pengambilan keputusan.
esuite juga menyederhanakan manajemen penjualan dan pelacakan pelanggan, serta membantu mengatur inventaris dengan akurat untuk menghindari kekurangan stok.
Selain itu, dengan sistem yang terintegrasi, proses pengadaan dan pengendalian pasokan menjadi lebih mudah.
Sangat memudahkan, bukan? Yuk, segera hubungi kami untuk mengurangi proses manual dan kesalahan operasional di perusahaan Anda!
Baca juga: Update Fitur Baru untuk ework dan esuite