Apa Itu Supply Planning? Pengertian, Proses, dan Strateginya

Supply planning adalah bagian penting dalam operasional perusahaan yang berfungsi memastikan ketersediaan produk sesuai kebutuhan pasar.

Melalui proses ini, perusahaan dapat menyeimbangkan rencana permintaan di masa depan dengan jumlah barang yang tersedia di gudang.

Supply planning juga membantu menentukan berapa banyak produk yang perlu disimpan, kapan harus memesan ulang ke pemasok, serta bagaimana mengelola stok di gudang dan saluran distribusi.

Faktor lain, seperti waktu pengiriman dari pemasok, jumlah vendor, peralatan penanganan barang, hingga ketersediaan tenaga kerja, turut memengaruhi keberhasilan perencanaan ini.

Untuk memahami lebih lanjut tentang pengertian, proses, dan strategi supply planning, simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

Apa Itu Supply Planning?

Supply planning adalah proses yang melibatkan analisis perkiraan permintaan, membandingkannya dengan stok yang ada, serta mengoordinasikan aktivitas supply chain atau rantai pasok agar kebutuhan tersebut terpenuhi.

Melalui perencanaan ini, perusahaan dapat menentukan tingkat produksi, bahan yang diperlukan, serta waktu pengadaannya.

Dikenal juga sebagai material requirements planning, supply planning menjadi dasar penting dalam manajemen rantai pasok agar produk tersedia di waktu dan tempat yang tepat dengan biaya dan risiko minimal.

Tujuannya adalah menjaga ketersediaan stok sesuai proyeksi penjualan untuk memastikan kepuasan pelanggan. Manajemen inventori berperan besar dalam perencanaan penjualan dan operasional karena memengaruhi volume penjualan.

Saat terjadi perubahan permintaan, perusahaan perlu menyesuaikan produksi dan jumlah stok agar tetap seimbang. Dengan pengelolaan yang baik, stok akan selalu siap saat dibutuhkan pelanggan sehingga penjualan meningkat dan biaya operasional dapat ditekan.

Mengapa Supply Planning Penting?

Supply planning sangat penting untuk memastikan perusahaan memiliki cukup bahan baku guna memenuhi kebutuhan produksi.

Kekurangan bahan baku dapat menyebabkan keterlambatan produksi, menimbulkan kerugian, dan mengganggu kelancaran operasional.

Sebaliknya, kelebihan stok bahan baku justru bisa mengikat modal yang seharusnya dapat dimanfaatkan untuk kebutuhan lain dalam bisnis.

Dengan perencanaan pasokan yang tepat, perusahaan dapat menjaga keseimbangan antara ketersediaan bahan baku dan efisiensi biaya.

Supply planning membantu memastikan stok selalu cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa menimbulkan pemborosan.

Selain itu, supply planning juga menjadi dasar dari keseluruhan rantai pasok, mulai dari pengadaan bahan baku hingga penjadwalan produksi, yang berpengaruh langsung pada profitabilitas dan kualitas layanan perusahaan.

Proses Supply Planning

Proses supply planning mencakup koordinasi pergerakan barang, mulai dari bahan baku hingga produk jadi, dalam rantai pasok. Berikut langkah-langkah utamanya:

1. Memperkirakan Permintaan (Forecast Demand)

Tahap awal supply planning adalah demand forecasting atau memperkirakan permintaan produk dengan menganalisis data penjualan sebelumnya dan tren pasar.

Perkiraan ini perlu diperbarui secara rutin karena faktor eksternal, seperti inflasi atau hambatan pasokan bahan baku dapat memengaruhi penjualan.

Selain data historis, survei pelanggan dan tren pembelian juga digunakan untuk memprediksi kebutuhan di masa depan, termasuk pesanan khusus dari pelanggan yang harus diperlakukan sebagai permintaan terpisah.

2. Menentukan Sumber Pasokan (Determine Sources of Supply)

Setelah mengetahui perkiraan permintaan, langkah berikutnya yang perlu dilakukan oleh supply planner adalah menentukan sumber pasokan untuk memenuhinya.

Proses ini mencakup identifikasi pemasok, negosiasi kontrak, serta penetapan tingkat persediaan. Tujuannya adalah membangun rencana pasokan yang mendukung strategi bisnis sekaligus menjaga arus kas dan efisiensi anggaran perusahaan.

3. Menjadwalkan Produksi (Schedule Production)

Berdasarkan hasil perkiraan permintaan dan sumber pasokan, perusahaan kemudian menyusun jadwal produksi sesuai ketersediaan bahan dan sumber daya.

Penjadwalan ini berfungsi untuk mengatur urutan penggunaan bahan baku dan proses pembuatan produk jadi.

Dalam praktiknya, perusahaan sering menggunakan sistem Manufacturing Resource Planning (MRP) untuk mengatur jadwal produksi secara otomatis agar sesuai dengan permintaan pasar.

4. Merencanakan Transportasi (Plan Transportation)

Langkah ini melibatkan perencanaan pengiriman barang, baik dari pemasok ke produsen maupun dari produsen ke pelanggan.

Perusahaan perlu menentukan penyedia jasa pengiriman, memilih moda transportasi, serta mengatur rute paling efisien agar produk sampai tepat waktu.

5. Mengelola Persediaan (Manage Inventory)

Manajemen inventori bertujuan menentukan jumlah stok ideal untuk mendukung jadwal produksi. Pemantauan dilakukan secara otomatis guna menganalisis tren pasar, pola pemesanan, dan riwayat penjualan.

Dari data ini, perusahaan dapat menentukan kapan dan berapa banyak produk yang harus disediakan agar stok selalu mencukupi tanpa berlebihan.

6. Memantau dan Menyesuaikan Rencana (Monitor and Adjust the Plan)

Proses supply planning bersifat berkelanjutan dan perlu dievaluasi secara rutin. Jika terjadi perubahan kondisi pasar atau muncul data baru, rencana harus disesuaikan agar tetap efektif dan mampu mendukung kelancaran rantai pasok secara keseluruhan.

Strategi Supply Planning

Agar perencanaan pasokan berjalan efektif dan minim kesalahan, berikut lima tahapan yang perlu dilakukan:

Mengumpulkan data: Kumpulkan data historis, seperti penjualan, pola permintaan, serta jumlah stok barang masuk, keluar, dan tersedia. Informasi ini menjadi dasar untuk analisis dan evaluasi selanjutnya.
Menganalisis kebutuhan: Gunakan data yang telah diperoleh untuk menganalisis kebutuhan pasokan. Analisis bisa dilakukan dengan berbagai metode, seperti melihat tren, pola musiman, atau teknik statistik lainnya sesuai karakter bisnis.
Menentukan strategi pengadaan: Dari hasil analisis, tentukan waktu dan cara pengadaan barang yang paling efisien. Pastikan juga memilih supplier dengan waktu pengiriman (lead time) paling cepat agar stok selalu terjaga.
Menerapkan teknologi: Gunakan sistem, seperti WMS, ERP, atau perangkat RFID untuk membantu pemantauan stok, memperkirakan kebutuhan, dan mengatur distribusi barang secara lebih akurat.
Evaluasi dan penyesuaian: Lakukan evaluasi rutin terhadap proses supply planning agar tetap efisien dan mampu menyesuaikan diri dengan perubahan permintaan pasar.

Itulah penjelasan lengkap seputar supply planning, mulai dari pengertian, proses, hingga strategi yang dapat membantu perusahaan menjaga keseimbangan antara permintaan dan ketersediaan stok.

Dalam praktiknya, proses ini tentu membutuhkan dukungan sistem yang terintegrasi agar pengelolaan rantai pasok berjalan lancar dan efisien.

Melalui esuite, sistem Distribution Management System (DMS) dari eDOT, Anda dapat mengoptimalkan pengelolaan stok dan distribusi secara real time.

Sistem ini juga terhubung langsung dengan ework, platform Sales Force Automation (SFA) yang memungkinkan pengumpulan data sales order secara otomatis.

Data penjualan tersebut sangat penting untuk proses demand forecasting dan inventory management sehingga perusahaan dapat memastikan ketersediaan produk selalu terjaga saat permintaan meningkat.

Dengan integrasi esuite dan ework, seluruh proses supply chain menjadi lebih efisien, akurat, dan mudah dikontrol.

Tunggu apa lagi? Segera hubungi kami untuk mendapatkan penawaran dan rasakan kemudahan mengelola supply planning serta distribusi bisnis Anda secara terpadu!